ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ МЕЖДУНАРОДНЫЙ ОПЫТ И РЕКОМЕНДАЦИИ ДРОКОВ Сергей Владимирович – к.и.н., Образовательный центр

2 Основные принципы и цели Основные принципы организации работы с документами – совокупность единых требований к документированию и организации работы с документами. Основные цели организации работы: Упорядочение документооборота, Сокращение количества документов, Повышение качества документов, Создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий: сбор информации, обработка информации, анализ информации, совершенствование работы аппарата управления.

3 Основные циклы организации работы с документами Экспертиза ценности Учет, согласование, утверждение, регистрация Классификация Защита и порядок доступа Порядок хранения, внесения изменений, уничтожения Передача на хранение в архив организации Хранение в архиве организации Передача на государственное хранение

4 Законодательное регулирование Федеральные законы Российской Федерации от 26 декабря 1995 г ФЗ «Об акционерных обществах» и от 8 февраля 1998 г. 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (в ред.); Указ Президента Российской Федерации от 15 марта 2000 г. 511 «О классификации правовых актов» (в ред.); Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред.); Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; Федеральный закон Российской Федерации от 27 декабря 2002 г ФЗ «О техническом регулировании» (в ред.) и т.д. В действующем законодательстве Российской Федерации содержатся обязательные для исполнения нормы, правила и требования к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций

5 Нормативно-методическое регулирование Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения; ГОСТ Р УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов; ГОСТ Р ИСО Управление документацией. Общие требования; ГОСТ Р ИСО Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1 и т.д.

6 Регулирующая среда организации работы Стандарты, относящие к практической деятельности Правила рекомендательного характера Кодексы поведения и этики Общественные ожидания приемлемого поведения в отрасли или деятельности Законы и нормативные акты, регулирующие сферу деловой деятельности

7 Характеристики документных систем Надежность Целостность Соответствие Комплексность Системность

8 Системы документации Система документации Организационно- распорядительная Материально- технического обеспечения Документационного и информационного обеспечения ФинансоваяПлановаяДоговорная Отчетная

9 Состав регистрационных данных Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях их учета и поиска ГОСТ Р ИСО : «Метаданные обеспечивают аутентичность, надежность, применимость и целостность документов, обеспечивают управление ими и понимание информационных объектов, как физических, так и аналоговых и цифровых». «Все метаданные о документе формируют новый документ, а именно документ метаданных… Документ метаданных, равно как и сами метаданные, необходимо сохранять до тех пор, пока существует оригинал документа.»

10 Реквизиты и формуляр образец (пример формуляра образца банковской документации)

11 Опыт стран Европы: обследование, анализ и идентификация требований Шаг первый: Предварительное обследование Сбор и систематизация информации; Составление обзора видового состава электронных документов и их автоматизированных систем. Шаг второй: Анализ деятельности организации, и ее структурных подразделений Структуризация базы для классификации электронных документов. Шаг третий: Идентификация требований к электронным документам Установление видов электронных документов, подлежащих учету и сохранности; Установление причин обеспечения сохранности электронных документов; Определение сроков оперативного хранения электронных документов; Выявление иных существенных характеристик электронных документов, влияющих на принципы их учета и обеспечения сохранности.

12 Опыт стран Европы: экспертиза и оценка Шаг четвертый: экспертиза ценности Выявление электронных документов, подлежащих долгосрочному хранению (то есть сроком, превышающим срок эксплуатации автоматизированной системы, в которой они были созданы). Шаг пятый: Оценка эксплуатирующихся АИС проведение анкетных опросов ответственных руководителей структурных подразделений организации (топ- менеджеров); составление списков о АИС организации с использованием административных регламентов или иных формальных процедур по согласованию требований к автоматизированным системам; использование практического опыта: установление ожидаемого состава имеющихся и планирующихся АИС.

13 Опыт стран Европы: стратегия обеспечения сохранности Шаг шестой: Стратегия должна содержать: Всестороннюю политику, определяющую главные цели оперативного документирования и последующего архивирования в процессе регламентных процедур; Задачи и цели организации, утвержденные ее руководством. В некоторых организациях должен быть решен вопрос, на каком этапе оперативное документирование ведется только в электронном виде, а на каком на бумажных носителях; Планирование информационного ресурса оперативного документирования. Для этого следует: локализовать в единый процесс взаимодействие структурных подразделений по основным направлениям деятельности организации, с учетом ее целей и задач; присвоить практическим аспектам оперативного документирования и архивирования высочайший приоритет. Поставить во главу угла удобство для пользователей.

14 Опыт стран Европы: хранение и безопасность Шаг седьмой: Обеспечение хранения Учет изменений в процессе обслуживания (модификации) АИС, образующей электронные документы Информационная безопасность Предупреждение чрезвычайной ситуации Обеспечение сохранности электронных документов, вышедших из эксплуатации АИС: миграция в состав архивной автоматизированной системы, предназначенной для долгосрочного сохранения электронных документов; или поддержка и сопровождение выведенной из эксплуатации автоматизированной системы на время востребованности электронных документов.

15 Практический опыт организации работы с документами Идентификация требований Обследование Анализ требований Экспертиза ценности Оценка эксплуатирующихся АИС Стратегии обеспечения сохранности Хранение и управление

, Москва Петровско–Разумовская аллея, 12а Тел.: +7 (495) 792–31–31, факс: +7 (495) 251–36–03 Спасибо за внимание 16