Анализ и оптимизация плана работ и стоимости проекта

В этом уроке мы узнаем, как анализировать план проекта и оптимизировать стоимость проекта. Будут изучены два стандартных метода: PERT(Program, Evaluation and Review Technique –Планирование с использованием сетевого графика) и CPM (Critical Path Method - Метод критического пути). При этом будет изучен механизм формул с условием. Рассматривая оптимизацию стоимости плана, мы покажем, как можно увеличить, или уменьшить стоимость проекта и как могут повлиять подобные изменения на проектный треугольник.

Анализ и оптимизация плана работ Обычно в ходе анализа плана нужно оценить, насколько реалистичны установленные сроки и может ли быть проект выполнен в заданный срок. После корректировки длительностей задач или выравнивания ресурсов встает тот же самый вопрос. Иногда используется экспертный метод, однако, лучше и надежнее использовать параметрический метод. Он позволит получить более точные оценки.

Уточнение длительности задач с использованием параметров Первый этап: Перенести готовые поля из одного файла в другой (открыть одновременно файлы indicator_1.mpp и 15_1.mpp). Командой Tools открыть окно Организатора и перейти в нем на вкладку Fields. Установить переключатель Task, и выбрать в выпадающем списке в левой части окна файл 15_1.mpp, а в правой – файл indicator_1.mpp. Выделить нужные поля, и щелкнув по кнопке Copy, добавить поля в новый файл.

Второй этап: Создать копию таблицы Entry и отобразить в ней новые поля. Добавить в таблицу еще один столбец с названием обработка статей Установить в нем значение «да» для тех задач, длительность которых мы можем рассчитывать по параметрической формуле. Отфильтровать, оставив только те, которые содержат в этом поле значение «да». Результат можно посмотреть в файле 15_2.mpp

Файл 15_2.mpp

Уточнение длительности по методу PERT Для анализа по методу PERT необходимо вывести в панель инструментов соответствующие кнопки. View > Toolbars > PERT Analysis. Кроме того, надо перейти в таблицу ввода данных для анализа по методу PERT. Для этого существует специальная кнопка на новой панели. Щелчок по этой кнопке откроет таблицу для ввода данных с вариантами длительности задачи.

Формы ввода данных для анализа методом PERT

Поле Optimistic Dur.предназначено для длительности задачи при наиболее благоприятном стечении обстоятельств. В поле Expected Dur. вводится длительность при нормальном развитии событий – чаще всего это значение поля. Поле Pessimistic Dur. содержит длительности задач при наихудшем развитии событий. Для задач с фиксированной длительностью, например, завершающих, или договорных, нужно указывать одинаковые значения во всех трех полях. ожидаемая длительность совпадает с пессимистической или оптимистической оценкой. Анализ по методу PERT можно применять не ко всему проекту, а только для некоторых задач. Для этого на панели есть специальная кнопка PERT Entry Form

После ввода данных можно произвести перерасчет длительности по методу по формуле : (оптим. Длительность* оптим. Коэффициент + ожид. Длительность*ожид. Коэффициент + пессим. Длительность* пессим. Коэффициент) / 6. Предварительно надо ввести весовые коэффициенты. Их можно определить в диалоговом окне Set PERT Weights. (рис ).

Формы ввода данных для анализа методом PERT

Сумма весовых коэффициентов должна равняться шести, обычно ожидаемая длительность имеет 4, а две остальных по 1. После того, как коэффициенты определены, можно перейти к расчету длительности задач. Не забудьте, что длительности задач, заданные предварительно, будут изменены. Чтобы начать анализ надо щелкнуть по кнопке Calculate PERT, при этом будет выведено предупреждение об изменении. На рисунке видно результат анализа плана по методу PERT.

Рекомендации. Если вы предполагаете, что будете использовать анализ по методу PERT, то стоит применить его уже на этапе составления плана работ. При анализе оптимистического и пессимистического планов надо учитывать, что крайние сроки или ограничения задач не учитываются в планах, созданных в результате анализа. Можно открыть два разных окна, вверху и внизу, и сравнивать на одной диаграмме. Для этого надо выбрать в главном меню опцию Windows > Split, потом ввести во второе окно нужное представление. В нижнем окне будет отображена информация только об одной, выделенной задаче. Чтобы увидеть несколько задач, надо их выделить все.

Оценить, укладывается ли проект в план работ можно с помощью индикаторов крайних сроков, уже введенных на предыдущих уроках. На рисунке (см. файл 15_5.mpp) видно, что задача вывод пленок заканчивается позже крайнего срока. Если не используется крайний срок, то оценить длительность проекта можно по значению поля Duration в строке суммарной задачи проекта

Для ввода крайнего срока надо использовать вкладку Advanced в диалоговом окне сведений о задаче. Крайний срок указывается в поле Deadline, расположенном над списком выбора типа ограничении. Если сроки не выполнены, то длительность проекта надо уменьшать. Для этого надо сократить длительность задач.

Анализ критического пути проекта Критическими называются те задачи, которые имеют ограничения типа Must Start On (Фиксированное начало), Must Finish On (Фиксированное окончание), As Late As Possible (Как можно позже) в проектах, планируемых от даты начала, и As Soon As Possible (Как можно раньше) в проектах, планируемых от даты окончания. Кроме того, все задачи, дата окончания которых превышает дату крайнего срока или совпадает с ней.

Для отображения критического пути проекта надо использовать мастера диаграмм Ганта (Gant Chart Wizard), который вызывается командой меню Format или контекстного меню диаграммы Ганта. Выбрав кнопку Critical path, следует щелкнуть на Finish. После этого диаграмма Ганта перестроится, критические задачи и связи между ними будут выделены красным цветом (см. файл 15_6.mpp). Чтобы сохранить на диаграмме только критические задачи, надо воспользоваться фильтром Critical.

Для сокращения длительности можно использовать несколько способов: сократить общий объем работы, добавить ресурсы для ускорения выполнения работы, сохранив прежний объем. Например, попробовать сократить длительность двух задач: подготовка редакционных заданий и утверждение заданий авторами.

Однако этот первый вариант сокращения не помог уложиться в крайние сроки. Тогда разобьем задачу редактирование материалов на три подзадачи. И спланируем их одновременное исполнение. Длительность каждой задачи установим в 10 дней, а загрузку ресурсов в 70% с начальным пиком в профиле загрузки. Результат можно посмотреть в файле 15_7.mpp. Задача редактирование материалов перестала быть критической. Осталось только тщательно проследить не возникло ли перегрузок в ресурсах.