Автоматизированные системы электронного документооборота: сравнительный анализ Выполнил студент 5 курса 516гр. Точильцын Василий

Введение Автоматизация документооборота, на сегодняшний день, стала не просто средством оптимизации внутренних процессов организации, а насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно автоматизация документооборота дает новые возможности любой организации по ускорению работы, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений. В сегодняшней презентации рассмотрим сравнительный анализ наиболее популярных систем электронного документооборота, таких как: Система ДЕЛО Система ДЕЛО Система Евфрат» Система Евфрат» Система Directum Система Directum Система Босс референт Система Босс референт 1С документооборот 1С документооборот

Распределение систем электронного документооборота по количеству рабочих мест в 1 полугодии 2009 года

Основные функциональные возможности автоматизированных систем электронного документооборота представлены в Таблице 1 Наименование системы задачифункциимодулиТип организации 1 Система «ДЕЛО» Регистрация документов, Работа с файлами (электронными документами), Работа с поручениями. Работа с проектами документов. Прием и внешняя рассылка документов. Движение документов внутри Организации. Формирование дел. Информационно-справочная работа. Удаленный доступ Регистрация документов, Работа с файлами (электронными документами). Работа с поручениями. Работа с проектами Документов. Прием и внешняя рассылка документов. Движение документов внутри организации. Формирование дел. Информационно- справочная работа. Удаленный доступ. «ДЕЛО-WEB» ЭЦП и шифрование. Мастер паролей. Поточное сканирование. Мониторинг документов. Защита от несанкционированного Доступа. Подсистема оповещений и уведомлений. Подсистема управления процессами. Интеграция СЭД «ДЕЛО» и системы 1С, Подсистема синхронизации данных «КАДРЫ + ДЕЛО» Система Документообо рота эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в Распределенн ых холдинговых или Ведомственны х структурах.

2Система Евфрат Система предназначена для автоматизации процессов Делопроизводс тва, создания электронных архивов документов, организации Корпоративного Документооборо та (workflow) Ввод и регистрация документов. Контроль исполнения. Поиск документов. Работа с Документами. Управление процессами. Информацио нная Безопасность. Аналитика и подготовка отчетов АРМ «Пользователь» рабочее место для доступа к системе; АРМ «Администратор» рабочее место настройки и администрирования системы; «Графический дизайнер маршрутов» инструмент для проектирования типовых бизнес- процессов организации; «Дизайнер форм» средство настройки регистрационно-контрольных карточек; «Менеджер журналов и отчетов» инструмент для настройки шаблонов отчетов по деятельности организации; «Настройка ЭЦП» средства настройки электронно-цифровой подписи (ЭЦП); «Почтовый клиент» средство работы с сообщениями внешней электронной почты; «Взаимодействие удаленных серверов» поддержка территориально- распределенного режима работы; «Монитор безопасности» комплексное средство обеспечения информационной безопасности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшой структуры, например, канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и в рамках территориально- распределенной организации со сложной схемой информационных потоков

3Система Directum обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия. Управляющие службы DIRECTUM – службы, обеспечивающие управление системой. IS-Builder Runtime Environment – среда исполнения кода, реализующая интерфейс служб и пользовательских приложений (в том числе сторонней разработки) для доступа к системе. Клиенты системы DIRECTUM – приложения для конечных пользователей, инструментарий разработки, утилиты администрирования системы. Файловые хранилища – архивы больших или редко используемых документов, которые эффективнее держать за пределами СУБД; управляются собственными службами. Управление электронными документами, Управление деловыми процессами. Управление договорами Управление совещаниями, Управление в заимодействием с клиентами, Канцелярия, Обращения граждан и организаций, Управление показателями эффективности органы федеральной и региональной власти

4Система Босс референт Организовать эффективную работу с договорами, сделать внутрикорпоративный документооборот максимально безбумажным, автоматизировать документооборот органов власти федерального или регионального уровня, обеспечить качественный контроль исполнения поручений руководителей, повысить эффективность работы с заявками, реализовать проектный документооборот и возможность коллективной работы, наладить управление документами в рамках системы менеджмента качества Документационн ого обеспечения принятия решений, включая создание проекта документа, его согласование, утверждение и направление в архив; контроль исполнительской дисциплины, в том числе процессы формирования поручений и контроля их выполнения, работы с входящей и исходящей Корреспонденцией. «Канцелярия». «Пр инятие решений».«Поруче ния» «Справочник организации» «Внешние адресаты» «Словари» «Коммутатор» «Кабинет». «Поиск». «Регистратор». «Настройки Принятия решений». «Протокол». «Транспорт». «Шаблоны». Электронные образы». органы федеральной и региональной власти, государственные унитарные предприятия, коммерческие компании, среди которых как холдинги с большой филиальной структурой, так и небольшие организации.

5Система 1С Документообо рот централизованное безопасное хранение документов, оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей, регистрация входящих и исходящих документов, просмотр и редактирование документов, контроль версий документов, полнотекстовый поиск документов по их содержанию, работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д., коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов,маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности, автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера, учет и контроль рабочего времени сотрудников. Хранение любых документов, Структура разделов, Права Доступа. Автоматическое хранение версий. Полнотекстовый Поиск. Рецензирование Документов. Рабочий стол. Дополнительные Свойства. Выдача Поручений. Бизнес-процессы. Отчеты Главный модуль. Управление структурой. Информационные блоки. Поиск. Веб-формы. Форумы. Подписка, рассылки. Опросы. Веб-аналитика. Реклама. Техподдержка. Почта. Компрессия. Обучение, тестирование. может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях

Проведём сравнительный анализ ценовой политики систем электронного документооборота. Таблица 2 НаименованиеЦена серверной части +5 рабочих места 1Система «ДЕЛО» Система Евфрат Система Directum7900 4Система Босс референт7310 5Система 1С Документооборот30000

Проведём анализ технических характеристик систем автоматизации делопроизводства. НаименованиеТехнические требования к серверу Технические требования к клиентской базе Поддерживаемая платформа Прикладное ПО 1Система «ДЕЛО» процессор Pentium IV и выше; оперативная память не менее 512 Мб, свободное место на винчестере определяется документообор отом организации. процессор Pentium II и выше; оперативная память не менее 128 Мб; с вободное место на жестком диске от 200 Мб; монитор с разрешением от 800х600, 65 тыс. цветов, Windows 2000 Professional. SQL Oracle MS Internet Explorer 6.0 и MS Office 2000 (или более поздние версии). MS Internet Information Server, MS Index Server.

2Система Евфрат Intel Pentium IV; не менее 1024 Mb оперативной памяти; 15 Gb свободного дискового пространства; операционная для работы в локальной сети на всех компьютерах, участвующих в работе, должен быть установлен сетевой протокол TCP/IP; для работы в локальной сети на всех компьютерах, участвующих в работе, должен быть установлен сетевой протокол TCP/IP; для работы почтового клиента системы ЕВФРАТ необходимо наличие протокола POP3. Intel Pentium III; 512 Mb оперативной памяти; от 180 Mb свободного дискового пространства; MS Windows 2000 (SP 4)/XP (SP2)/Vista (SP1)/Windows 7 с поддержкой русского языка (Русская или Европейская с поддержкой русского языка); SQL Oracle Microsoft Internet Explorer версии 6.0 и выше, Microsoft Word 2003/2007 и выше; Microsoft Excel 2003/2007 и выше; NET Framework 2.0; для работы в локальной сети на всех компьютерах, участвующих в работе, должен быть установлен сетевой протокол TCP/IP; для работы почтового клиента системы ЕВФРАТ необходимо наличие протокола POP3. NET Framework 2.0; система MS Windows 2000 (SP 4)/XP (SP2)/ Windows 2003 Server/Vista (SP1) с поддержкой русского языка;

3Система Directum Xeon 3GHz, 2Gb – 4Gb, 300Gb, Celeron 2400 MHz или более мощный; ОЗУ: 1 Gb и более; не менее 150 Mb свободного места на жестком диске; струйный или лазерный принтер (возможно сетевой); SQLWindows Server 2000 SP2 или SP4; Windows Server Micros oft Windows 2000/XP Professional/ Vista (Business/Enterprise/Ultimat e), Microsoft Office, 2000/XP/2003/2007*, MDAC 2.8 SP1 (или установленные клиентские утилиты SQL-сервер), приложения для работы с документами, хранящимися в DIRECTUM.

4Система Босс референт не ниже Pentium 4, 1.3Ghz, Оперативная памятьот 2 Gb, Дисковое Пространство от 40 Gb, компонент IBM Lotus Notes/Domino Lotus Domino Server (версия или выше) не ниже Pentium 3, 800Mhz, от 512 Mb, от 1 Gb, клиент Lotus Notes (версия или выше), SQLОперационная система MS Windows Server 2000/2003; Linux, MS Windows 2000 (SP4), XP (SP2); Mac OS X (версии 10.5

5Система 1С Документообо рот Процессор 1-2 Pentium/Xeon МГц, Память Мб Pentium/Celeron МГц, Память МБ SQLоперационные системы Microsoft Windows 2000/XP/Server 2003/Vista или один из дистрибутивов Linux, Windows 2000/ XP

Спасибо за внимание