Опыт внедрения системы электронного документооборота Правительства Ульяновской области. Морозов Алексей Юрьевич Департамент информационных технологий Правительства Ульяновской области

Исходная ситуация 2007 год. Инфраструктура: 300 компьютеров под Windows XP в локальной сети (100 Мегабит). Сервер (2-х процессорный XEON, 8 Гб, HDD 2 Терабайта). Поддержка: Губернатора Ульяновской области. Руководителя аппарата Правительства области. Руководителей делопроизводственных подразделений. Ресурсы: Бюджет в 400 тыс. руб. Отдел ИТ, состоящий из 4 человек. Инициатива.

Этапы перехода к электронным документам Этап внедренияДело- производители аппарата Правительства Сотрудники аппарата Правительства Дело- производители ИОГВ Дело- производители ОМСУ 1 Инфраструктура Справочники 2 Автоматизация делопроизводства Регистрация Контроль 3 Документооборот Получение Исполнение 4 Межведомственный документооборот Получение Исполнение РегистрацияПолучение КонтрольИсполнение Регистрация Контроль

Внедрение СЭД 1 этап – подготовка инфраструктуры Принятие решения на уровне руководства –Распоряжение Губернатора о внедрении СЭД. –Создание рабочей группы. Установка минимального пакета (50 лицензий) –«Делопроизводство» –«Универсальное рабочее место» Внедрение собственными силами –Обучение 2 сотрудников. –Самостоятельная установка, настройка. Формирование информационной инфраструктуры –Заполнение справочников, –Подготовка бланков, программирование отчётов.

Внедрение СЭД 2 этап – автоматизация делопроизводства Замена старых баз данных на новые –Доработка в соответствии с требованиями. –Отладка системы. –Обучение делопроизводителей на местах. Автоматизация делопроизводства –Регистрация документов. –Постановка документов на контроль.

Внедрение СЭД 3 этап – запуск документооборота Установка системы на каждое рабочее место: –«Делопроизводство» –«Универсальное рабочее место» Предоставление информационной инфраструктуры пользователям: –Адресные и кадровые справочники. –Входящие, внутренние, распорядительные документы. –Поручения по входящим, внутренним и распорядительным документам. Анализ и реструктуризация административных процедур: –Передача части делопроизводственных функций в подразделения. –Изменение регламента взаимодействия делопроизводителя и исполнителя. –Отбор и запуск контуров безбумажного документооборота. Обучение всех пользователей работе с личными документами в СЭД –Демонстрация действий с реальной системой через проектор. –Практические работы в компьютерном классе. –Формирование кадровой инфраструктуры ответственных за работу в СЭД.

Внедрение СЭД 4 этап – межведомственный документооборот Подключение исполнительных органов власти: –Установка по 1 рабочему месту в каждый орган власти. –Обучение ответственных за делопроизводство. Подключение администраций муниципальных районов: –Установка по 1 рабочему месту в каждую администрацию. –Обучение ответственных за делопроизводство. Подключение администраций городских и сельских поселений: –Установка по 1 рабочему месту в каждую администрацию. –Обучение ответственных за делопроизводство.

Этапы перехода к электронным документам Этап внедренияДело- производители аппарата Правительства Сотрудники аппарата Правительства Дело- производители ИОГВ Дело- производители ОМСУ 1 Инфраструктура Справочники 2 Автоматизация делопроизводства Регистрация Контроль 3 Документооборот Получение Исполнение 4 Межведомственный документооборот Получение Исполнение РегистрацияПолучение КонтрольИсполнение Регистрация Контроль

Ульяновская область2008 год Подключены все исполнительные органы власти. Количество пользователей – 300.

Ульяновская область2008 год Подключены все муниципальные районы. Количество пользователей – 350.

Ульяновская область2009 год Подключены все муниципальные образования области, включая городские и сельские поселения. Количество пользователей – 500.

Инфраструктура ЕСЭД Развёрнута защищённая корпоративная сеть ИОГВ и ОМСУ. Подключено более 500 пользователей ЕСЭД. Обучены делопроизводители ИОГВ и ОМСУ. Утверждено Положение о ЕСЭД. Разработана Инструкция по работе с ЕСЭД. Разработаны обучающие видеоматериалы. Регулярно проводятся занятия с делопроизводителями. Регулярно проводятся проверки по работе с ЕСЭД. Регулярно совещается рабочая группа по внедрению ЕСЭД.

Результаты внедрения ЕСЭД 100% оперативность доставки документов. 100% доступность документов. 100% контроль за исполнением документов. 100% прозрачность переписки.

В электронном виде на 100% Переписка с ИОГВ и ОМСУ. Согласование проектов нормативных актов. Ознакомление с нормативными актами. Доставка поручений и напоминание о сроках. Отчёты об исполнении поручений.

Обращения граждан Сайт Личный приём Письменное обращение Управление по работе с обращениями БАЗА ДАННЫХ Исполнители Граждане Губернатор eservice.ulgov.ru

Проблемы внедрения СЭД Психологические проблемы –Непонимание или неприятие цели инноваций (зачем это нужно мне?). –Психология привычки (ходят не по дороге, а по тропинке). –Сопротивление изменениям (менять программу или человека). –Страх ошибиться (все увидят, что я не справляюсь). –Страх того, что машины заменят человека (мы теперь не нужны, нас уволят). –Нежелание интеграции, местничество, страх попасть в зависимость от системы. Организационные проблемы –Смешанный документооборот. –Руководители работают только с бумагой. –Недостаточное количество рабочих мест. –Нарушение логики в бумажном документообороте. –Отсутствие нормативной базы, юридической значимости электронного документа. –Отсутствие регламентов взаимодействия между подразделениями. –Слабое владение ИТ. –Нечёткая постановка задачи со стороны заказчика. –Непонимание логики и возможностей программы.

ДОКУМЕНТООБОРОТ БУМАЖНЫЙ ЭЛЕКТРОННЫЙ

Советы по решению проблем Руководство должно видеть цель и постоянно идти к ней. Решение проблем должно быть системным, многоуровневым. На всех уровнях должна быть заинтересованность в решении проблем. Вместо контроля на выходе, повышать качество каждого процесса. Выделять контуры процессов, которые можно оптимизировать. Тратить ресурсы на решение проблем, а не на исправление последствий. Постоянно тренировать персонал. Обучение, самосовершенствование. Не указывать на проблемы, а помогать их решать. Строить отношения доверия, исключить страх ошибиться. Взаимодействовать и координировать свои действия с коллегами. Признать, что каждый сотрудник - поставщик и потребитель услуг. Вместо лозунгов – анализировать проблемы и предлагать пути решения. Не наказывать за нарушение норм. Не измерять труд в цифрах. Давать возможность гордиться своими успехами и решениями. Тиражировать удачные решения.

Задачи и перспективы Увеличение количества рабочих мест, подключенных к единой системе электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Ульяновской области. Внедрение электронной цифровой подписи во всех исполнительных органах государственной власти, администрациях всех муниципальных районов, городских округов, городских и сельских поселений Ульяновской области. Повышение эффективности использования системы за счёт повышения квалификации пользователей системы. Вовлечение руководства в работу с СЭД. Увеличение мощности сервера системы электронного документооборота. Переход на безбумажные технологии с Подключение территориальных органов федеральных органов власти. Формирование профильных баз данных, реестров, кадастров. Формирование межведомственных контуров рабочих потоков электронного документооборота с помощью CM-Workflow.

Спасибо за внимание! Морозов Алексей Юрьевич Департамент информационных технологий Правительства Ульяновской области