Ракова Татьяна Александровна, Самара, уч.год

В любой организации постоянно создаются служебные документы для внутреннего использования, которые время от времени меняются, дополняются, корректируются как руководством, так и самими сотрудниками, то есть коллективно. Процесс организации взаимодействия сотрудников достаточно сложен и растянут по времени.

Еще совсем недавно для обеспечения работы было необходимо наличие офисного помещения, компьютерной техники, специального программного обеспечения. Сегодня большая часть рабочих процессов переместилась в онлайн-среду, многие даже довольно сложные и успешные проекты создаются с помощью удаленных сотрудников. В этих условиях особенно важно правильно организовать работу вашего «виртуального офиса», наладить оперативное и удобное взаимодействие между сотрудниками, обмен информацией, распределение задач, отслеживание выполнения работ и так далее.

Доступ к документам можно получить в любое удобное время суток с любого устройства, подключённого к интернету (компьютера, ноутбука, планшета, телефона); Возможность одновременной работы над одним документом нескольких человек. Начав работу над документом в офисе, можно поручить его доделать коллеге, а потом с телефона подкорректировать и отправить нужному человеку; Не нужны CD-диски, флешки – все хранится на удалённых серверах; После синхронизации данных все внесенные в документ изменения моментально появляются на локальных компьютерах каждого сотрудника.

В сети существует огромное количество коммерческих сервисов для решения перечисленных задач, но мы рекомендуем вам в первую очередь обратить внимание на бесплатный Google Drive (Google Диск).

На самом деле это целая платформа, на основе которой создается новая удобная система онлайновых приложений. Многие воспринимают Google Диск как еще одну «онлайновую флешку»

Google Диск предназначен для создания и редактирования текстов, таблиц, презентаций, схем, диаграмм, рисунков, форм; работы над ними вместе с другими пользователями в режиме реального времени через Интернет. Google Диск гарантирует надежность хранения и доступность ваших данных.

создание новых Google-документов онлайн, не устанавливая офисный пакет или графический или видео- редактор на своем компьютере; загрузка уже существующих файлов во всех распространенных офисных форматах (30 видов); форматирование документов; создание диаграмм; встраивание таблиц и отдельных листов в блог или на веб-сайт;

приглашение других пользователей для совместной работы над документом с предоставлением им прав на редактирование, добавление комментариев или просто просмотр; совместная онлайн-работа в реальном времени с возможностью общения с соавторами в чате; просмотр истории изменений документов и возврат к любой версии; отправка документов другим пользователям по электронной почте в виде прикрепленных файлов;

Возможность создания папок для удобной организации файлов; Использование фильтров; Возможность поиска текста в большой коллекции файлов; Бесплатные 5 Гбайт для хранения ваших файлов (при этом файлы в форматах Документов Google вообще не учитываются при подсчете занятого пространства)

Сохранение всех облачных данных на жесткий диск, а также мгновенная синхронизация между онлайн и локальным хранилищем. При работе офлайн на локальном компьютере Вы можете: просматривать и редактировать файлы не Google просматривать, но не редактировать документы и электронные таблицы Google Вы не можете: просматривать презентации, формы и картинки Google. просматривать презентации Если вы редактируете файлы в офлайновом режиме, все изменения и время их внесения будут синхронизированы автоматически, когда вы подключите свое устройство к Интернету.

Установка дополнительных приложений, созданных независимыми владельцам, чтобы расширить функции Google Диска. (Компания Google не гарантирует отсутствия в приложениях вирусов, ошибок и других недостатков)

LucidChart Приложение для создания диаграмм, схем, эскизов Pixlr Express Приложение для быстрого редактирования фотографий SlideRocket Онлайновое приложений для создания презентаций и слайд-шоу WeVideo for Google Drive Редактор видео, работающий прямо в браузере

практически идеальное средство для организации взаимодействия удаленных сотрудников