Согласование распоряжений на оплату на платформе DocsVision в банке ВТБ 24 DOCFLOW мая Москва, Отель Редиссон Славянская Виктор Зогин, руководитель проекта

План презентации О банке ВТБ 24 Цели внедрения системы и ожидаемый результат Задачи системы Выбор системы и партнера по внедрению Технологические аспекты решения: –Рабочее место пользователя –Карточка распоряжения на оплату –Бизнес-процесс согласования –Система распределения доступа –Делегирование –Мобильное согласование –Отчеты и поиск Порядок внедрения ПО в Банке Итоги внедрения

О банке ВТБ 24 ЗАО «Банк ВТБ24» - один из крупнейших участников российского рынка банковских услуг Основная специализация: обслуживание физических лиц, ИП, предприятий малого бизнеса Основной акционер: ОАО Банк ВТБ (98,929% акций). Уставный капитал ВТБ24: 50,7 млрд. рублей, Размер собственных средств: 154 млрд. рублей. Рейтинг банков Москвы: 4 место Активы-нетто: 1,6 трлн. рублей / 5 место (Россия) Чистая прибыль: 4,7 млрд. рублей / 5 место (Россия) Сеть банка: более 690 филиалов в 69 регионах страны Сайт в Интернет:

Цели внедрения системы и ожидаемый результат Цели внедрения: Исключить согласование распоряжений на оплату в бумажном виде Создать единое хранилище для всей информации, связанной с оплатами по хоз. договорам в Банке Внедрить гибкую платформу, которая обеспечит возможность быстрой адаптации процессов согласования при изменении правил документооборота в Банке Получение отчетности по процессу согласования и контроль за работой подразделений, расчет KPI Ожидаемые результаты: Сокращения сроков согласования распоряжений Повышение эффективности работы персонала Банка Обеспечение достоверности, целостности и актуальности согласуемой информации Сокращение времени и трудозатрат на подготовку и поиск необходимых документов

Задачи системы Интеграция с SAP (справочники и данные процессов); Предоставить прозрачный механизм согласования; Единое хранилище с функциями быстрого поиска; Обеспечить регистрацию и хранение электронных копий распоряжений; Обеспечить многопользовательскую работу над документами; Предоставить механизм формирования отчетов. Обеспечить обновление или сверку сведений о структуре компаний и их сотрудниках с кадровыми системами Компании; Обеспечить безопасность и доступность сервиса; Предоставить возможности согласования на мобильных платформах.

Выбор платформы и поставщика Платформа : Успешно используется в Банке с 2009 года для решения широкого спектра задач бэк-офиса: –Электронный архив –Система управления архивом бумажных документов –Система мониторинга доставки оригиналов досье из ТП в ЦХ –Обработка документов валютного контроля –Взаимодействие с ФССП Гибкая платформа с мощной подсистемой Workflow Широкие возможности по интеграции Проведено масштабное нагрузочное тестирование Интегратор по внедрению : Премиум-партнер DocsVision c хорошей репутацией 5-летний успешный опыт работы с Банком

Рабочее место пользователя Список распоряжений, отобранных данным представлением Панель инструментов: Новое распоряжение Выгрузить реестр в Excel Настройки замещения Фильтр Панель инструментов: Новое распоряжение Выгрузить реестр в Excel Настройки замещения Фильтр Список представлений Доступные отчеты

Карточка распоряжения на оплату Доступ к различным полям карточки определяется ролью участника и шагом процесса Доступные действия для данной роли на данном участке процесса Карточка комбинирована с заданием Текущее состояние распоряжения

Бизнес-процесс согласования РнО (упрощенная схема) Согласование ОБПиК Согласование ОБПиК Тип Налоговый контроль Подготовка РнО Исполнитель, Инициатор, рук. Инициатора Подготовка РнО Исполнитель, Инициатор, рук. Инициатора Параллельное согласование ответственными за смету и руководителем ОП Согласование ОМНиНЭ, указание источника расходов Сумма Согласование Уполномоченными лицами до 300 тыс., 1 и 2 подписи Согласование Уполномоченными лицами до 300 тыс., 1 и 2 подписи Верификация Исправление замечаний Исполнителем, предоставление оригиналов док-тов Согласование Уполномоченными лицами, 1 и 2 подписи Согласование Уполномоченными лицами, 1 и 2 подписи < 300 тыс. руб Создание распоряжения Да Согласование Рук. Инициатора Согласование Рук. Инициатора Исправление замечаний Исполнителем Платеж согласован Распоряжение отклонено SAP Оплата распоряжения DocsVision Статус оплаты Отправка статуса в SAP

Бизнес-процесс согласования РнО в DocsVision WorkFlow Designer

Система распределение прав доступа Доступ к полям карточек и файлам РОЛЬ Шаг бизнес- процесса Сотрудник Банка Заместители и их руководители Руководители Помимо приведенной схемы доступ к согласованным распоряжениям (функция поиска) имеют все участники процесса согласования данного распоряжения

Делегирование полномочий Постоянные заместители в рамках определенных сумм и смет для определенных участков процесса согласования Настройка замещения и уведомлений для текущего пользователя Заместители и периоды замещения Настройки уведомлений и моб. согласования Общие настройки Персональные настройки

Мобильное согласование ……………………………. Оффлайн согласование через электронную почту Пользователю приходит описание задания, информация о распоряжении, история согласования и приложенные файлы Результат рассмотрения – ответное письмо, созданное по специальной ссылке из письма Работает на всех мобильных платформах Формирование ответа с результатом «Согласовано» Формирование ответа с результатом «Отклонено» Формирование ответного письма для делегирования задания другому сотруднику

Отчеты и поиск Реквизиты поиска/фильтра Поиск по представлению (фильтр) Поиск по всем документам, доступным для данного сотрудника

Порядок внедрения Анализ требований и разработка технического задания Разработка решения Тестовая эксплуатация (в рамках фин. деп-та, 10 чел) Опытно-промышленная эксплуатация (ГО, *** чел) Филиалы первой очереди: Краснодар (*** чел) Филиалы второй очереди: Другие филиалы

Итоги внедрения Сокращение времени доступа к необходимой информации Возможность быстрой адаптации процессов в системе при изменении порядка согласования в Банке Возможность автоматизации других процессов документооборота на основе единой платформы Экономическая эффективность …

Вопросы ? Виктор Зогин Руководитель проектов Департамента Банковских и Информационных Технологий ВТБ24