А С П И ДА С П И Д Автоматизированная Система Подготовки и Исполнения Документов Предназначена для автоматизации делопроизводства организаций и предприятий всех областей хозяйственной деятельности Отвечает всем существующим Российским стандартам и ГОСТам в области делопроизводства Базируется на технологиях Lotus Notes/Domino

АСПИД состоит из следующих баз данных: Настройки Документооборот Журнал регистрации Номенклатура дел АСПИД может использоваться в следующих режимах: журнал регистрации бумажных документов электронный документооборот совместное использование обоих режимов

Работа в АСПИД начинается с формирования структуры организации: Вводятся названия и коды подразделений Вводятся реквизиты сотрудников организации Назначается уровень доступа сотрудников к данным настройки и функционалу Определяется перечень сторонних организации, с которыми осуществляется деловая переписка Формируются фрагменты регистрационных индексов документов, для автоматизации составления индекса документа

Пример задания реквизитов сотрудников организации

Пример назначения уровня доступа сотрудников к данным настройки и функционалу

Используя описания документов, для каждого типа документа определяются стандартные операции, выполняемые с данным документом

Документы могут содержать не только тексты и графику любого формата, но и звук, видео и т.п. Пользователи могут создавать наборы шаблонов: документов, резолюций, заголовков и т.п.

При настройке АСПИД создаются описания номенклатуры дел организации и определяются документы, хранящиеся в делах

АСПИД позволяет автоматизировать маршрутизацию документов за счет описания маршрутов документов

Рабочее место базы данных «Журнал регистрации» предназначено для сотрудников, отвечающих за регистрацию документов организации

В данной БД пользователь выполняет следующие операции: Создает РКК и определяет реквизиты документа Контролирует статус и местонахождение документа Ставит отметку об исполнении документа

Режим электронного документооборота реализуется в БД «Документооборот» Рабочее место перед началом работы после открытия этой БД выглядит следующим образом

Кнопка «РЕЖИМ» открывает меню, в котором выбирается необходимый режим работы

АСПИД проверяет возможность реализации запрошенного режима и либо переходит в него, либо оповещает о причинах невозможности его реализации

При отсутствии документов в АСПИД Пользователю доступны только режимы создания документов и создания специальных поручений

Текст документа можно создать следующими способами: Ввести текст в предлагаемое поле Выбрать готовый текст из списка созданных шаблонов Вставить гипертекстовую ссылку на файл любого формата, из хранящихся на жестком диске Вашего ПК Вставить гипертекстовую ссылку на документ в АСПИД Запустить текстовый редактор Word и скопировать оттуда текст через буфер обмена

В окне рабочего места представлена РКК только что созданного документа. При наличии других создаваемых документов можно выбрать РКК любого из них в списке «СПИСОК ДЛЯ ОБРАБОТКИ»

Далее можно определить лиц, с которыми необходимо согласовать текст проекта документа (список «Рецензенты»)

Щелчок по кнопке «ОТПРАВИТЬ ПРОЕКТ ДОКУМЕНТА НА СОГЛАСОВАНИЕ (ВИЗИРОВАНИЕ)» отправляет весь «пакет» по указанным адресам на визирование Для каждого Пользователя АСПИД устанавливается персональная величина интервала оповещения При приходе документов в адрес данного Пользователя документов для выполнения каких-либо операций, АСПИД выдает оповещения о названиях пришедших документов и операциях, которые необходимо над ними выполнить

Для документа, отправленного на визирование, невозможны никакие изменения

Выбрав документ в списке сообщения или выбрав режим «СОГЛАСОВАНИЕ ПРОЕКТОВ ДОКУМЕНТОВ» рецензент переходит к согласованию документа

Сообразуясь с текстами полученных рецензий Исполнитель документа редактирует его текст и снова отправляет документ на визирование

При отсутствии замечаний со стороны визирующих, исполнитель документа отправляет его на подпись заинтересованному должностному лицу

Исполнение документа реализуется двумя способами: - явным указанием операции «Исполнить» - исходя из состава документа. Для данного документа АСПИД автоматически организует процесс его исполнения и контроля его исполнения, сообразуясь с наличием соответствующих реквизитов (контролирующего исполнение, исполнителей и текстов поручений для них) в его РКК. При регистрации документа в АСПИД его РКК автоматически создается и ведется в БД «Журнал регистрации АСПИД», создавая таким образом полную информационную картину документооборота предприятия/организации

В процессе исполнения поручения Исполнитель может создавать и отправлять контролирующему промежуточные и итоговые отчеты о ходе исполнения

При соответствующем качестве исполнения поручений Контролирующий отмечает исполнение документа и отправляет его на выполнение следующей операции

Сотрудники, обладающие соответствующими полномочиями могут в соответствующем режиме контролировать прохождение документов в АСПИД. В любом режиме пользователям АСПИД, работающим с документом, доступна его оперограмма – набор записей содержащих информацию с точностью до минуты обо всех действиях, производимых пользователями АСПИД над документом.

Анализ этой информации позволяет руководителям сделать заключения об активности и добросовестности сотрудников организации при выполнении ими своих должностных обязанностей

После завершения работы с документом он направляется в БД «Номенклатура дел» с реквизитами хранения, определенными в БД «Настройка» или вручную выбранными пользователем

В БД «Номенклатура дел» автоматически отслеживаются сроки хранения документов. При наступлении конца срока хранения документа, получив подтверждение на его удаление, АСПИД удаляет документы с истекшим сроком хранения

Преимущества использования АСПИД Простота настройки и внесения изменений при изменении структуры организации, стандартов, форм документов и т.п. Гибкость системы – возможно использование системы как для полной автоматизации делопроизводства, так и для сопровождения бумажного делопроизводства. Простота работы для пользователей – пользователи получают оповещения не только о документах, поступивших на обработку, но и об операциях, которые необходимо выполнить с документом. Контроль прохождения документов. Руководитель может получить полную информацию о прохождении документа и его местонахождении на любой стадии обработки документа. Безопасность работы с документами. Каждый сотрудник имеет доступ к документам только в пределах своих полномочий.