Управление временем

Утраченное богатство может быть снова приобретено деятельностью и бережливостью, утраченное знание учением, утраченное здоровье воздержанной жизнью и чтением; но потерянное время уходит безвозвратно

Управление временем поможет : Достигать лучших результатов Улучшить качество вашей работы Ускорить выполнение задач Уменьшить подверженность стрессам Делать меньше ошибок Увеличить свои доходы Улучшить качество Вашей жизни

Философия обучения Изменения

Людям свойственно мириться со знакомым злом, чем бегством к незнакомому стремиться. В. Шекспир

Почему люди противятся переменам ? Удовлетворенность: большинству нравится существующее положение вещей Страх: люди боятся неведомого Эгоизм: изменения, возможно и хороши, но не для нас, а для других Незнание: мы не знаем что и как нужно изменить Эгоцентризм: отказ людей признавать свою неправоту Неуверенность в себе: мы не думаем, что сможем решить новые задачи Коллективные фантазии: мы не учимся на опыте и рассматриваем события предвзято Шовинистическая логика: мы правы, а те, которые стараются что-то изменить ошибаются Сила привычки Человеческая тупость

Есть только один человек, которого ты можешь изменить, и это ты сам

Философия обучения Процесс

Неотъемлемая часть стратегии

Участие всех

Простой язык. Проверенные знания.

Подробные материалы

Целостный подход

Цель Цель Как сделать жизнь лучше для себя и для других людей ?

Какая она – Ваша жизнь ? такая ? или такая ?

Какой Вы человек ? такой ? или такой ?

Прошлое НАСТОЯЩЕЕ Будущее

Вы можете изменить настоящее, даже будущее, но никогда прошлое

ОриентацияПрошлоеНастоящееБудущее Реактивная+__ Инактивная_+_ Преактивная__+ Интерактивная+ / - Типология стратегического планирования

40 Жизнь – это горный пейзаж ?

Используйте преимущества, полученные благодаря возрасту и опыту

Философия бизнеса Эффективность Человеческие отношения К Качество

Эффективность Делать лучше, делать быстрее делать то, что нужно

Философия бизнеса Эффективность Человеческие отношения К Качество

Человеческие отношения То, что делается с любовью к людям, обеспечивает гармонию и стабильность

Менеджмент Делать дело вместе со всеми, и мобилизуя усилия всех

Знаки внимания : Положительные Нулевые Отрицательные

Самый лучший строукс с Вашей стороны – это внимание

Вы – «дирижер» ?

Или Вы – «марионетка» ?

Будь дирижером обстоятельств, а не их марионеткой.

Какова Ваша психологическая установка ?

Я тот, кем хочу быть на самом деле

Самодостаточная позиция определяет философию «мы», а не «я»

Философия бизнеса Эффективность Человеческие отношения К Качество

Качество Личное качество – предпосылка всякого другого качества

Колесо качества Личное качество Качество товара Качество предприятия Довольные клиенты

Личное качество дает чувство собственного достоинства. Чувство собственного достоинства является предпосылкой личного совершенствования, процветания и эффективности.

Начните с простого : Говорите правду Держите слово Берите ответственность на себя Будьте жизнерадостными Умейте благодарить Ведите себя этично

Делая все качественно, Вы : Создаете вокруг себя атмосферу доверия и уважения Совершаете меньше ошибок Больше успеваете сделать Избавляетесь от критических замечаний в свой адрес Повышаете чувство собственного достоинства

То, что стоит делать, стоит делать хорошо

Философия бизнеса Эффективность Человеческие отношения К Качество

Важно научиться действовать рационально, вместе с другими и с высоким качеством

Прочность цепи определяется ее слабейшим звеном

Философия бизнеса Эффективность Человеческие отношения К Качество

Управление временем – важнейший ресурс для повышения эффективности Управление временем – важнейший ресурс для повышения эффективности

Как с этим справиться ?

Закон Парето 80 % результата 20 % Используемого времени 80 % Используемого времени 20 % результата

Лучший способ начать делать деньги это перестать их терять. Лучший способ повысить свою успешность это прекратить свои неэффективные действия. Лучший способ начать делать деньги это перестать их терять. Лучший способ повысить свою успешность это прекратить свои неэффективные действия.

Ошибки – это преддверие открытий Ошибки – это преддверие открытий

Управляя временем, Вы сможете : Выделять приоритет Помнить Общаться Координировать Повышать творчество Делегировать Повышать Вашу гибкость

Два типа руководителей Человек – «иголка» Человек – «елка»

Рис. 4 метод методика технология проект подход принцип п метод методика проект технология подход Подход важнее решения

Дела, о которых вы не вспоминаете вы не состоянии претворить в жизнь ! Дела, о которых вы не вспоминаете вы не состоянии претворить в жизнь !

Техника «елки» «Ствол» Цель «Ветви» Крупные задачи «Иголки» Мелкие задачи

Цель – это то, ради чего нечто существует Цель – это то, ради чего нечто существует

требовательными Цели должны быть реальными требовательными Цели должны быть реальными

То, что измерено, то сделано То, что измерено, то сделано

Избегайте работы по принципу «Борьбы с огнем» !

Достичь цели ? Добиться результата ? - это вопрос о приоритете !

Срочное или важное ? Важное Делать сейчас ! Срочное Назначить время ! Несрочное Сделать самому или делегировать ! Стоит ли это делать ? Не проще ли забыть ? Неважное

Что делать сейчас ?

План на год

Ежемесячно : Создавайте обзор имеющегося у Вас времени Продумайте, как использовать свободное время Зарезервируйте время для выполнения основных задач Подготовьте все известные мероприятия

Еженедельно : Делайте обзор Ваших задач Назначьте время для мероприятий, встреч и совещаний Делайте обзор ключевых областей Расчищайте «завалы»

П План на день – важнейший из планов

Лучший совет Планируйте свой завтрашний день уже сегодня !

Вам будет легче : Сохранять чувство контроля над ситуацией Стимулировать Ваше подсознание Бороться с помехами, уводящими от решения конкретной задачи Контактировать с другими Использовать свое время эффективно

Фазы планирования Короткая фаза планирования. Длинная фаза выполнения. Высокая доля ошибок. Длинная фаза планирования. Короткая фаза выполнения. Низкая доля ошибок.

С чего начать ?

Всегда начинай с крупных дел. Помни, что именно их выполнение ведет к достижению целей.

Примеры «слоновых» задач Разработка новой продукции Изучение компьютерной программы (OUTLOOK) Организация работы кредитного отдела Внедрение системы бюджетирования на предприятиях Разработка системы управления дебиторской задолженностью

Слоновая техника Слоновая техника «Поедание слонов» - надежный способ решения крупных задач

Правила «поедания слона» : Правила «поедания слона» : Разделите слона на маленькие порции Не пытайтесь съесть более чем одного- двух слонов одновременно Включите в задачи дня «съедание» такой порции в дополнение ко всем обычным делам «Ешьте» одного и того же слона, пока полностью на расправитесь с ним Не беспокойтесь обо всех слонах. Концентрируйтесь на сегодняйшей порции «слонятины»

Правило «7 плюс (минус) 2» Правило «7 плюс (минус) 2» Число крупных дел, которыми вы можете одновременно управлять, должно быть не более девяти

Дел не более семи – надежный контроль

Дел более семи – нет контроля

Занятое и свободное время «Красные» периоды –время концентрации на главных задачах «Зеленые» периоды – время работы с рутинными задачами

База для принятия решений

Быть эффективным – значит понимать системное окружение

Сумма навыков Структура Состав Системы Совместные ценности Стратегия Символика поведения «Счастливый атом» бизнеса – 7С

Стратегия : Поиск и анализ информации Постановка целей Реализация планов Использование благоприятных возможностей «Счастливый атом» бизнеса – 7С

Сумма навыков Структура Состав Системы Совместные ценности Стратегия Символика поведения «Счастливый атом» бизнеса – 7С

Структура : Организационная схема Описание работ Линии субординации Распределение задач Зоны ответственности «Счастливый атом» бизнеса – 7С

Сумма навыков Структура Состав Системы Совместные ценности Стратегия Символика поведения «Счастливый атом» бизнеса – 7С

Системы : Система планирования Системы учета и контроля - количества - качества Системы оценки результатов Система заработной платы Система подготовки персонала Формальные и неформальные процедуры «Счастливый атом» бизнеса – 7С

Сумма навыков Структура Состав Системы Совместные ценности Стратегия Символика поведения «Счастливый атом» бизнеса – 7С

Совместные ценности : Принципы, заповеди и правила Предмет гордости Мотивы Приверженность Сопричастность «Счастливый атом» бизнеса – 7С

Сумма навыков Структура Состав Системы Совместные ценности Стратегия Символика поведения «Счастливый атом» бизнеса – 7С

Состав : Демографические характеристики Образование Опыт и квалификация Манера держаться Черты характера Устремления Соответствие рабочих мест и умений сотрудников «Счастливый атом» бизнеса – 7С

Сумма навыков Структура Состав Системы Совместные ценности Стратегия Символика поведения «Счастливый атом» бизнеса – 7С

Символика поведения : Координата внимания Использование времени Личное качество Этические нормы Ориентация на запросы клиентов «Счастливый атом» бизнеса – 7С

Сумма навыков Структура Состав Системы Совместные ценности Стратегия Символика поведения «Счастливый атом» бизнеса – 7С

Два подхода к определению ключевых областей : Начните с задач Начните с целей

Начните с задач Что я делаю ? Какие передо мной стоят задачи ? Какого рода работу мне приходится выполнять для решения этих задач ?

Начните с целей Каких целей я хочу достичь ? Какие требования предъявляет ко мне моя работа ?

Пример ключевых областей Организация: основная концепция бизнеса, миссия, цели, политики, структура, системы Финансы: бюджет, учет, доходность, накладные расходы, ликвидность, инвестиции, налоги, страхование, законодательство Функции: маркетинг, производство, сбыт, персонал,снабжение,ИТ

Пример ключевых областей Взаимоотношения: совет директоров, юристы, аудит, PR, пресса, партнеры, государственные и общественные организации Развитие: долгосрочное планирование, критерии успеха и факторы качества, рынки, продукты, технологии, организации Проекты Семья, друзья

Один час в день: В течение двенадцати лет больше чем уравновесит время, уделяемое для занятий в течение четырехгодичного курса в университете Может составить всю разницу между простым существованием и полезной, счастливой жизнью Может сделать и делал неизвестного человека знаменитым, полезным, благодетелем человечества

Мелочи тоже требуют внимания Сразу же отвечайте на вопросы по телефону Перезвоните в тот же день Не говорите по телефону долго Научитесь отказывать и не смущайтесь Не тяните с извинениями Обедайте быстрее Сделайте совещания короче Торопитесь с благодарностью Отчеты должны быть краткими Считайте, что 90 процентов достаточно

Где взять время ? Где взять время ? Есть большая разница между созерцанием дороги и хождением по ней

Где взять время ? Где взять время ? Уравняйте в правах любимые и нелюбимые дела

Где взять время ? Где взять время ? Замените грубое сложение искусным вычитанием

Где взять время ? Где взять время ? Создавайте минимальный запас времени.

Где взять время ? Где взять время ? Приучайте подчиненных к деловой точности

Где взять время ? Где взять время ? Знайте свои «поглотители времени» и решительно боритесь с ними

Ваши «поглотители времени»: Ваши «поглотители времени»: 1. Нечеткая постановка цели 2. Отсутствие приоритетов в делах 3. Попытка слишком много сделать за один раз 4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения 5. Плохое планирование трудового дня 6. Личная неорганизованность 7. Чрезмерное чтение 8. Скверная система личных записей 9. Индифферентное отношение к работе 10. Недостатки кооперации или разделения труда 11. Отрывающие от дел телефонные звонки 12. Незапланированные посетители 13. Неспособность сказать «нет» 14. Неполная, запоздалая информация 15. Отсутствие самодисциплины 16. Неумение довести дело до конца 17. Отвлекающая обстановка 18. Затяжные совещания 19. Плохая связь 20. Болтовня на частные темы 21. Излишняя коммуникабельность 22. Желание знать все 23. Длительные ожидания 24. Слишком редкое делегирование 25. Недостаточный контроль за перепорученным 26. Распорядок дня не увязан с ритмом продуктивности 27. Частое откладывание дел 28. Отсутствие приемов работы с корреспонденцией 29. Отвлекающие личные дела 30. Отсутствие современных вспомогательных средств

Где взять время ? Где взять время ? Используй подход ПВО – передавать, выполнять, отменять

Как бороться с теми, кто мешает работать 1. Отказывать всем подряд, просто говорить «нет» и отправлять визитера восвояси 2. Попросить подождать 3. Свести разговор к минимуму 4. Предотвращать попытки проникнуть к вам

Если Вы собираетесь сделать себя недоступным для окружающих сейчас, значит Вы должны быть доступны в другое время !

Насколько высока ваша личная эффективность? 1. Я не делаю бумажную работу как только сталкиваюсь с ней (оставляю ее на потом) 2. Я сталкиваюсь с большим количеством проблем и кризисов из-за плохого планирования 3. Иногда мне приходится гоняться за другими для того, чтобы некоторые вещи были сделаны 4. Я имею смутное представление о том каковы мои приоритеты 5. Каждый день я трачу более чем тридцать минут на поиски, каких-либо вещей 6. Мои встречи продолжаются дольше, чем это необходимо 7. Я подвергаюсь влиянию других в том, как проводить свободное время 8. Я начинаю дел больше, чем заканчиваю 9. Я всегда занят, но не всегда продуктивен 10. Я беру на себя выполнение многих дел, которые могут быть делегированы.

Насколько высока ваша личная эффективность? Задачи ……

Никто не мешает нам так, как мы сами

Чтобы лучше использовать мозг : Учитесь ясно видеть проблемы и цели Сразу записывайте возникающие идеи, чтобы не засорять память Выделите в течение дня время для того, чтобы помечтать – упражняйте свой мозг Устанавливайте обозримые цели Создавайте разнообразие Создавайте структуру и обзор информации

Навыки не приходят без тренировки Навыки не приходят без тренировки