Основы редактирования документов с помощью программы Microsoft Word. Лекция 3

Основные разделы лекции Общая характеристика пакету Microsoft Office. Использования текстового редактора Microsoft Word

1. Общая характеристика пакета Microsoft Office Понятие документа. Сложные документы. Обмен данными между Windows- прибавлениями. Характеристика пакета Microsoft Office.

1.1. Понятие документа. Документ - Документ - набор сгруппированных данных (текст, графика), которые несут определенное содержание и есть важным средством делопроизводства. документом В ОС Windows документом называется любой файл, созданный при помощи Windows-прибавлений. концепции документов документ - набор объектов, созданных в разных Windows- прибавлениях для представления центральной темы Согласно концепции документов фирмы Microsoft документ - набор объектов, созданных в разных Windows- прибавлениях для представления центральной темы.

1.2. Сложный документ сложном документе В сложном документе происходит объединения объектов (текста, графики и т.д.). В нем они объединяются и сохраняются. Каждый объект сложного документа имеет связь с Windows-прибавлением, в котором был создан. обеспечения связей между объектами OLE (Object Linking And Embedding - связь и внедрения объектов) Для обеспечения связей между объектами сложных документов используются разные технологии, прежде всего OLE (Object Linking And Embedding - связь и внедрения объектов).

1.3. Понятие о технологии обмена данными OLE Технология OLE обеспечивает две основных возможности: связывания объектов связывания объектов в одном документе – путем установления связей с файлами документов разного типа. внедрения объектов прибавление-сервер внедрения объектов – данные одних Windows-прибавлений непосредственно помещаются в другого. Для редактирования введенного объекту используется базовое прибавление (прибавление-сервер).

1.4.Характеристика пакета Microsoft Office 2000/XP Microsoft Office Microsoft Office – универсальный программный пакет предназначен для автоматизации делопроизводства дома, в небольшом офисе, в рамках корпорации. перечнем отдельных программ Основные редакции пакету отличаются перечнем отдельных программ и, соответственно, ценой: Standart Standart – текстовый редактор Word, табличный процессор Excel, персональный менеджер Outlook, редактор презентаций PowerPoint. Professional Professional – редактор веб-страниц, СУРБД. Small Buisnes Small Buisnes – СУРБД, комплект бизнесов- утилит.

1.4.Характеристика пакета Microsoft Office 2000/XP Другие особенности данного пакету: Взаимодополнение Взаимодополнение – компоненты пакету органически дополняют функции друг друга. Облегченный обмен данными Облегченный обмен данными между компонентами пакету Стандартный интерфейс пользователя Стандартный интерфейс пользователя – все программы пакету имеют максимально подобный вид, оформления, принципы управления. Полная совместимость с предыдущими версиями Полная совместимость с предыдущими версиями.

2. Использование текстового редактора Microsoft Word Интерфейс текстового редактора. Настройка программы. Создания и сохранение документов. Оформления текста документа.

2.1.Интерфейс Microsoft Word Miсrosoft Word 2000 Miсrosoft Word 2000 – текстовый редактор, программа для создания и редактирование текстовых документов. WYSIWYG (англ. What You See Is What You Get) - Базируется на концепции WYSIWYG (англ. What You See Is What You Get) - разрешает пересматривать на дисплее готовый в печать документ. Отформатированные символы отображаются на экране так, как они будут выглядеть после печати.

2.1.1.Запуск Microsoft Word Дважды щелкнуть ЛКМ на пиктограмме Microsoft Word на рабочем столе: Дважды щелкнуть ЛКМ на пиктограмме Microsoft Word на рабочем столе: Команда главного меню: Команда главного меню: Пуск -> Программы -> Microsoft Word Пуск -> Программы -> Microsoft Word Команда главного меню: Команда главного меню: Пуск -> Создать документ Office Пуск -> Создать документ Office Создать в произвольной папке на диске файл - документ Microsoft Word Создать в произвольной папке на диске файл - документ Microsoft Word

2.1.2.Окно Microsoft Word Строка заголовка Строка меню Панели инструментов Робочая зона окна Строка состояния Полосы прокрутки Линейка Кнопки руководства окном Текстовый курсор

2.1.3.Меню программы Файл Файл – операции с файлами документов: создания, открывания, сохранение, печать. Правка Правка – команды работы с буфером обмена, поиска и замены текстовых фрагментов. Вид Вид – команды настройки интерфейса программы. Вставка Вставка – вставка разнообразных объектов в документ – рисунков, графиков, и т.д. Формат Формат – команды форматирования элементов документу – символов, абзацев, объектов. Сервис Сервис – сервисные команды – проверка орфографии, исправления, настройка. Таблица Таблица – команды создания и оформления таблиц в документе.

2.1.4.Панели инструментов (ПИ) кнопок (команд) (значения команды). Состоят из кнопок (команд) с рисунками (значения команды). Дублируют наиболее часто употребительные команды в меню. СтандартнаяФорматирование Обычно отображается две ПИ – Стандартная и Форматирование. ВидПанели инструментов Чтобы вывести или забрать ПИ - в меню Вид выбрать пункт Панели инструментов, - нажать на имя нужной панели.

2.2.Настройка программы Настройка режима отображения документа. Масштабирование изображения. Настройка видимости ПИ. Добавления кнопок на ПИ. Общие настройки программы

2.2.1.Режим изображения Вид Устанавливается командами меню Вид или кнопками, что расположенные по левую сторону от горизонтальной полосы прокручивания: Обычный Обычный – наиболее удобный для выполнения большинства операций набора текста. Web-документ Web-документ - отображает документ в виде Web-страницы. Разметка страниц Разметка страниц – отображает документ так, как он будет выведен на печать; с всеми элементами оформления. Структура Структура – предназначенный для работы с электронными документами, разрешает создавать и работать с піддокументами.

2.2.2.Масштаб изображения Стандартная Выпадаючий список на ПИ Стандартная Вид ->Масштаб Команда меню Вид ->Масштаб (открывает диалоговое окно).

Отображение ПИ ВидПанели инструментов В меню Вид выбрать пункт Панели инструментов - нажать на имя нужной панели. СервисНастройка Панели инструментов В меню Сервис выбрать пункт Настройка -> Панели инструментов – установить отметку возле имени нужной панели.

Изображение кнопок ПИ Добавить или удалить кнопки Нажав кнопку Добавить или удалить кнопки - вызовем меню, в котором можно вывести или забрать кнопку из панели. Сервис Настройка Команды В меню Сервис выбрать пункт Настройка -> Команды – выбрать категорию, перетянуть нужную кнопку из списка на ПИ.

Общие настройки СервисПараметры В меню Сервис выбрать пункт Параметры – выбрать категорию, установить необходимые параметры:

2.3. Создание и сохранение документов Создание документов. Открытие документов. Сохранение документов.

Создание документов Команды выводят диалоговое окно выбора типа документа: Файл Создать Меню Файл, пункт Создать. Команды создания документа с параметрами по замалчиванию: Создать Кнопка Создать на ПИ документ Microsoft Word Создать в произвольной папке на диске файл - документ Microsoft Word

2.3.2.Открытие документов ФайлОткрыть В меню Файл выбрать команду Открыть. Открыть нажать кнопку Открыть на ПИ. Открытие документа Папка Откроется диалоговое окно Открытие документа. В списке Папка следует выбрать диск, в списке внизу выбрать папку с документом и сам документ

2.3.3.Сохранение документов ФайлСохранить В меню Файл выбрать команду Сохранить. Сохранить нажать кнопку Сохранить на ПИ: ФайлСохранить как... Для сохранности файла под новым именем следует в меню Файл выбрать команду Сохранить как... Сохранение документаПапка При первом сохранении появляется диалоговое окно Сохранение документа. В списке Папка следует выбрать диск, в списке внизу выбрать папку с документом и указать имени файла документу.

2.4.Оформление текста Способы выделения текста. Установления параметров страницы. Форматирование шрифта текста. Форматирование параметров абзаца. Вставка символов и объектов.

2.4.1.Параметры страницы ФайлПараметры страницы В меню Файл выбрать команду Параметры страницы. Устанавливаем необходимые поля и размер страницы.

2.4.2.Форматирование шрифту ФорматШрифт В меню Формат выбрать команду Шрифт. Форматирование Стиль, Шрифт, Размер, Полужирный, Курсив, Подчеркнутый, Цвет шрифта На ПИ Форматирование можно использовать элементы управления Стиль, Шрифт, Размер, Полужирный, Курсив, Подчеркнутый, Цвет шрифта.

2.4.3.Вставка символов ВставкаСимвол В меню Вставка выбрать команду Символ. Символы В диалоговом окне, которое раскрылось, выбрать вкладыш Символы. Шрифт в поле перечня Шрифт выбрать необходимый шрифт. нажать мышью нужен символ. Вставит Закрыть. нажать кнопку Вставит для завершения работы - кнопку Закрыть.

2.4.4.Вставка объектов Вставка В меню Вставка выбрать команды: Файл Файл – добавления другого документу Рисунок Рисунок – для добавления разного типа рисунков. Объект Объект – данные из других прибавлений.

Расширенные возможности текстового редактора Microsoft Word Создание таблиц в редакторе Microsoft Word Работа с графикой в редакторе Microsoft Word Элементы автоматизации создания документов

1.Создание таблиц Способы создания таблиц. Манипуляции с клеточками таблицы. Настройка таблицы.

1.1.Способы создания таблиц ТаблицаСтандартная Кнопка Таблица на ПИ Стандартная – выбор числа столбцов и строк – быстрое создание таблиц. Таблица-Добавить-Таблица Команда меню Таблица-Добавить-Таблица- выводит диалоговое окно создания таблицы Нарисовать таблицуТаблицы и границы Кнопка Нарисовать таблицу ПИ на ПИ Таблицы и границы – создания нестандартных таблиц

1.2. Манипуляции с клеточками Выделения элементов таблицы: Выделения клеточки Выделения клеточки – КЛКМ возле левой границы клеточки. Выделения строки Выделения строки – КЛКМ возле левой границы строки Выделения столбика Выделения столбика – разместите курсор мыши на верхней границе столбика и КЛКМ. Произвольное выделение Произвольное выделение - КЛКМ и, удерживая ее, протащите курсор на клеточку, строка или столбик, которые подлежат выделению.

1.2. Манипуляции с клеточками Добавления клеточек – команда меню Таблица- Добавить или кнопка на ПИ Таблицы и границы Добавления клеточек – команда меню Таблица- Добавить или кнопка на ПИ Таблицы и границы Объединения клеточек - выделить клеточки – команда меню Таблица-Объединить ячейки или кнопка на ПИ Таблицы и границы Объединения клеточек - выделить клеточки – команда меню Таблица-Объединить ячейки или кнопка на ПИ Таблицы и границы Разбивка клеточек - выделить клеточки – команда меню Таблица-Разбить ячейки или кнопка на ПИ Таблицы и границы. Разбивка клеточек - выделить клеточки – команда меню Таблица-Разбить ячейки или кнопка на ПИ Таблицы и границы.

1.3.Настройка таблицы Таблица-Свойства Команда меню Таблица-Свойства вызовет диалоговое окно настроек параметров таблицы. Страницы окна: Таблица Таблица – выравнивания и обтекания текстом. Формат границ таблицы. Строка Строка – высота строки и признак заголовку. Столбец Столбец – ширина столбца Ячейка Ячейка – размеры клеточки и положения текста в ней

2. Работа с графикой Создание графиков и диаграмм. Создание художественных надписей. Создание схем и рисунков. Написание математических формул.

2.1. Создания графиков и диаграмм Необязательно: выделения таблицы с данными Вставка – Рисунок - Диаграмма Команда меню Вставка – Рисунок - Диаграмма. Заполнить таблицу данных любым способом (если не был выполнен шаг 1). Задать параметры диаграммы Задать параметры диаграммы с помощью меню КЛКМ за пределами поля диаграммы.

2.2. Создания художественных надписей Вставка – Рисунок- Объект WordArt Команда меню Вставка – Рисунок- Объект WordArt. В диалоговом окне выбрать тип эффекта. В следующем диалоговом окне указать текст и его параметры. WordArt Редактировать объект WordArt можно, с помощью одноименной ПИ

2.3. Создания схем и рисунков Вставка – Рисунок: Графические объекты добавляются в документ командой меню Вставка – Рисунок: Картинки Картинки – изображения из коллекции Microsoft Office. Из файла Из файла – изображения из любого графического файла. Автофигуры Автофигуры – инструменты создания рисунков непосредственно в документе. Объект WordArt Объект WordArt – художественный текст. Со сканера или камеры Со сканера или камеры Диаграмма Диаграмма - добавления диаграмм.

2.3.1.Автофигуры АвтофигурыРисование Добавления и редактирования осуществляется с помощью кнопки со списком Автофигуры ПИ Рисование.

2.4.Написание формул редактором формул Добавления осуществляется редактором формул. При отсутствии данной кнопки, ее необходимо добавить на ПИ

3. Элементы автоматизации Стили форматирования. Автозамена и автотекст. Формы Макросы.

3.1.Стили форматирования Стили Стили – заведомо заданные параметры форматирования текста. знака абзаца Возможные типы: знака (слова) и абзаца. Формат- СтильФорматирование Выбор стиля осуществляется командой меню Формат- Стиль или из списка на ПИ Форматирование. Формат-Стиль Создания нового стиля или редактирования существующего осуществляется в диалоговом окне, которое вызовется командой меню Формат-Стиль

3.2.Автозамена и автотекст Автозамена Автозамена - автоматически заменяет одни фрагменты текста другими в процессе ввода текста. Автоформат при ввод Автоформат при ввод – форматирования элементов документу при вводе текста. Автотекст Автотекст – вставка заведомо заданных именованных фрагментов текста. Автоформа Формат-Автоформат Автоформат – параметры форматирования элементов документу при выполнении команды меню Формат-Автоформат. Сервис-Автозамена Настойка осуществляется командой меню Сервис-Автозамена

3.3.Формы Форма Форма - это бланк для заполнения конкретными данными. Форма Word Форма Word - электронная версия формы в виде документа с незаполненными областями, в которые пользователь должен на ПК вводить данные. Назначения - сокращения трудозатрат в делопроизводстве за счет предыдущего создания шаблона, на базе которого создаются новые документы (справки установленного образца, бланки документов, таблиц и др). постоянной переменной Форма состоит из постоянной (неизменной) и переменной (изменяемой) при введении данные части документа. постоянной К постоянной части формы относится неизменный при введении текст, таблицы фиксированного содержания, оформительские элементы: рисунки, графика, и т.д. Переменнаяполя, списки, переключатели. Переменная часть документа включает поля, списки, переключатели.

3.4.Макросы заведомо заданная последовательность команд Эта заведомо заданная последовательность команд по введению и форматированию текста и других объектов. режим записинаписания кода на языке Visual Basic Способы создания: режим записи и написания кода на языке Visual Basic. Сервис- Макрос-Макросы Перечень имеющихся макросов отображается в диалоговом окне, которое открывается командой меню Сервис- Макрос-Макросы запуска редактированияуничтожения В этом же окне присутствуют команды запуска, редактирования, и уничтожения макросов.

3.3.1.Запись макроса Сервис-Макрос-Начать запись Запись начинается командой меню Сервис-Макрос-Начать запись. имя макроса В диалоговом окне следует задать имя макроса. Остановить записьПауза В процессе записи на экране отображается ПИ с кнопкамиОстановить запись и Пауза все дїї пользователя В процессе записи регистрируются все дїї пользователя кроме перемещения мыши

Выводы В данной лекции изучалась: Общая характеристика пакету Microsoft Office. Использование текстового редактора Microsoft Word. Создание таблиц в редакторе Microsoft Word Работа с графикой в редакторе Microsoft Word Элементы автоматизации создания документов.

Источники дополнительной информации Электронное пособие на локальной веб- станице кафедры: ауд. 28: ауд. 1 : Microsoft Office Шаг за шагом: Практ пособие. / Пер. с англ. – М.: Изд- во ЭКОМ. Пасько В. Word 2000 (руссифицированная версия):. – К.: Изд- группа BHV.