Система электронного документооборота «ДЕЛО» компании ЭОС в тяжелой промышленности и металлургии Владимир Баласанян, к.т.н., ген.директор Москва, 19 июня 2007 г. ИТ-Бизнес-Металл

РОЛЬ ДОКУМЕНТОВ НА ПРЕДПРИЯТИИ Решения готовятся и оформляются в виде документов Управление = управление выполнением решений, оформленных в виде документов Знания предприятия = совокупность его документов Система документооборота – упорядоченный комплекс корпоративных процедур работы с документами

Новый виток офисной революции Документы создаются на персональных компьютерах в электронной форме Документационное взаимодействие пока преимущественно бумажное Создана локальная и глобальная сетевая инфраструктура Электронные технологии принципиально повышают эффективность работы с документами Офисная революция ближайших лет – переход к преимущественно электронному документационному взаимодействию внутри предприятий, предприятий друг с другом, между предприятиями и гражданами

ТРАДИЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ БУМАЖНОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА Картотечно-журнальный учет готовых документов в подразделениях предприятия Размножение и перемещение бумажных документов и связанных с ними поручений и отчетов по подразделениям Контроль прохождения и исполнения документов путем отслеживания сведений в различных журналах и картотеках

ЭТАПЫ РАЗВИТИЯ ПРОЕКТОВ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА КОРПОРАТИВНЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ ДОКУМЕНТООБОРОТ МАСШТАБА ПРЕДПРИЯТИЯ ЭЛЕКТРОННАЯ КАНЦЕЛЯРИЯ

ЭВОЛЮЦИЯ СФЕРЫ ОТВЕТСТВЕННОСТИ ДОКУМЕНТАЦИОННОЙ СЛУЖБЫ ПРЕДПРИЯТИЯ Организационно- распорядительные документы Готовые документы Документы компетенции руководства организации Процессы регистрации, обработки и хранения документов Система автоматизации канцелярии СЛУЖБА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ Все виды документов (бухгалтерские, технические, договорные, нормативные, справочные, аналитические) Проекты (версии), готовые документы, ретроспективные/архивные документы 5 Все документы всех работников организации Все рабочие процессы (регламенты), использующие документы Система управления бумажными и электронными документами организации (корпоративного сообщества) СЛУЖБА ИНФОРМАЦИОННОГО И ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

МИССИЯ КОМПАНИИ «ЭЛЕКТРОННЫЕ ОФИСНЫЕ СИСТЕМЫ» Обеспечить предприятиям естественный переход от бумажного документооборота к электронному, сочетая традиции отечественной документационной школы и новейшие информационные технологии

Кто мы и чем отличаемся от других? В е годы создавали системы электронного документооборота в высших органах власти, а в 1994 году создали рыночное предприятие Первыми в СНГ создали коробочный продукт, отраслевую СЭД, разработали технологии поточного сканирования, электронного согласования документов с использованием ЭЦП В системе «ДЕЛО» сочетаются новейшие документационные технологии, отечественные стандарты, а также уникальный опыт автоматизации многих сотен предприятий. Сегодня система «ДЕЛО» – отраслевой стандарт де факто Оказываем полный комплекс услуг по всей территории России, Украины и Белоруссии, включая консалтинг в области работы с документами и разработку нормативных документов Мы создали около половины всех СЭД в России, у нас нет и не было неуспешных проектов Студенты 130 вузов России, Украины и Белоруссии изучают СЭД на примере наших продуктов

КАКИЕ ЗАДАЧИ РЕШАЮТ ПРОДУКТЫ КОМПАНИИ ЭОС: «ДЕЛО» – управление прохождением и исполнением документов; «АРХИВНОЕ ДЕЛО» – организация архивного хранения eDocLib – электронная библиотека документов; «КАДРЫ» – управление кадрами

СОВРЕМЕННЫЕ ДОКУМЕНТАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В СИСТЕМЕ «ДЕЛО» Офисные приложения Электронная почта Коллективная подготовка и электронное согласование проектов документов Сканирование бумажных документов (потоковое сканирование) Штрих-кодирование бумажных документов Электронная цифровая подпись, разделение прав доступа Электронное управление бумажным/электронным документооборотом Веб-порталы, веб-сайты Электронное управление бумажными/электронными архивами

ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ ДОКУМЕНТА И ПРОДУКТЫ ЭОС Хранение и анализ документальной информации eDocLib Подготовка и согласование проектов « ДЕЛО» Утверждение, регистрация, организация исполнения и контроля « ДЕЛО» ПубликацияeDocLib Организация архивного хранения и работа с архивами « АРХИВНОЕ ДЕЛО»

Лидирующие позиции ЭОС ЭОС первым получил в 1996 году сертификат качества Госстандарта России ЭОС первым провёл в 2006 году экспертную сертификацию своих продуктов на соответствие Типовым требованиям Евросоюза к автоматизированным системам электронного документооборота (Model Requirements MoReq) Ключевая роль в формировании отечественного рынка систем электронного документооборота Более 1500 клиентов Более рабочих мест

Лидирующие позиции ЭОС (DSS Consulting 2007 г.)

ЭОС В ОРГАНАХ ВЛАСТИ ВысшиеФедеральныеРегиональные Госдума Совет Федерации Конститу- ционный Суд Счетная Палата ЦИК (ГАС «Выборы») Судебный департамент, суды общей юрисдикции и арбитражные суды (ГАС «Правосудие») Генпрокуратура и органы прокуратуры Минсельхозпрод Минкультуры Федеральное архивное агентство и архивы Росстрахнадзор Госгортехнадзор Госнаркоконтроль и территориальные управления Комитет по финансовому мониторингу Комитет по геодезии и картографии Банк России и его территориальные учреждения Башкортостан Мордовия Саха (Якутия) Хакасия Республика Алтай Алтайский край Архангельская обл. Брянская обл. Волгоградская обл. Калининградская обл. Липецкая обл. Магаданская обл. Московская обл. Новгородская обл. Пензенская обл. Ростовская обл. Читинская обл.

ПРИМЕРЫ РЕШЕНИЙ ЭОС В БИЗНЕСЕ Нефть (Татнефть, ТНК, Лукойл) Газ (Газпром, Новатэк) Электронергетика (Мосэнерго, Татэнерго, Вологдаэнерго, Архэнерго, Тулаэнерго, Якутэнерго, Читаэнерго, Мордовэнерго) Банки (Возрождение, Петрокоммерц, Укрсоцбанк, ВТБ-24) Страхование (Росгосстрах, Сахамедстрах) Связь и транспорт (Мосгортранс, Международный аэропорт Борисполь, Кемеровская мобильная связь, Казанская ГТС ) Научные центры (Курчатовский институт, ВНИИСТ, Черноморниипроект, Гомельпроект, Российский научный центр хирургии) СМИ (ИД «Коммерсант», ИД «За рулем)

Примеры проектов ЭОС в промышленности ОАО "Алтайский трансформаторный завод ОАО "Казанский вертолетный завод" ОАО "Нижегородский Авиационный Завод "СОКОЛ" ОАО "Новосибирский электродный завод" ООО "Тюменский Агрегатно-ремонтный завод" ОАО "Челябинский электродный завод" ОАО "Новокраматорский машиностроительный завод" ОАО "Тульский комбайновый завод" ОАО "Барнаульский вагоно-ремонтный завод", ОАО "РЖД" ДП "Дельта Лоцман" (судоремонтный завод г.Николаев) ЗАО "Барановический станкостроительный завод " ОАО "Газпромтрубинвест – Волгореченский трубный завод" ЗАО "Завод холодильников "Атлант" ЗАО "Холдинговая компания "Золотой колос" З АО "Лисичанский стекольный завод "Пролетарий" ОАО "Мордовцемент" О АО "Татспиртпром" По данным DSS Consulting, в 2006 году 25% от общего числа проектов внедрения СЭД в металлургии составляют проекты ЭОС

Новосибирский электродный завод Ситуация к началу реализации проекта: Разработаны регламенты документооборота предприятия (завод сертифицирован по ИСО 9001:2000) Для ведения кадрового учета используется система собственной разработки, технически устаревшая Журнальная система регистрации документов Задачи проекта: Создать систему электронного документооборота на базе системы «ДЕЛО» Ввести в действие систему «КАДРЫ», перенеся в нее данные из старой системы

Новосибирский электродный завод Реализация проекта: Анализ документооборота и кадрового делопроизводства, выработка правил настройки систем «ДЕЛО» и «КАДРЫ» Установка серверного и клиентского ПО «ДЕЛО», «КАДРЫ» Настройка систем Ввод в действие системы «ДЕЛО» в административном отделе (5 рабочих мест) Ввод в действие системы «ДЕЛО» на уровне руководителей ключевых служб (15 рабочих мест) Ввод в действие системы «КАДРЫ» в отделе кадров (10 рабочих мест) Перенос данных из старой системы кадрового учета Авторский надзор за эксплуатацией систем Разработка технологической документации, описывающей технологию работы и настройки системы

Новосибирский электродный завод Результаты проекта: 1.Система введена в эксплуатацию в административном отделе, обрабатывающем документы для руководства: генеральный директор главный инженер директор по экономике и финансам 4 заместителя генерального директора 4 заместителя главного инженера и в 15 подразделениях завода. 2.В системе «ДЕЛО»: регистрация всех типов документов контроль исполнения на уровне подразделений, охваченных системой полностью автоматизированы функции делопроизводства. 3.В 2007 году планируется обеспечить: доступ к системе всех руководителей подразделений, включая начальников цехов частичный переход завода на внутренний безбумажный документооборот.

1.Цель проекта: Комплексная автоматизация документооборота для 30 ключевых подразделений завода на двух территориально удаленных производственных площадках. 2.Реализация проекта : Три этапа по схеме «сверху вниз». Перед каждым этапом заказчик проверял и обновлял технику. Срок - 4 месяца Установка ПО серверной части, клиентской части системы «ДЕЛО» и «ДЕЛО-WEB» Настройка системы на разработанную модель документооборота с привязкой к текущей структуре завода Индивидуальное обучение пользователей, администраторов и технологов системы автоматизации документооборота. 3.Результаты проекта Решение объединяло 45 рабочих мест системы «ДЕЛО»: 10 р.м. были установлены в секретариате, 35 р.м. - начальникам подразделений вплоть до отдельных начальников цехов (по технической готовности) Система охватила большую часть руководства завода. Новокузнецкий алюминиевый завод

СЭД: НОВОЕ КАЧЕСТВО УПРАВЛЕНИЯ Экономия трудовых и материальных затрат Оперативность Непосредственное взаимодействие руководителей и исполнителей в сети Прозрачность Сквозной контроль за прохождением и исполнением документов в системе территориально распределенных организаций Полный контроль работы персонала с документами Накопление знаний Все документы предприятия сохраняются и доступны

Баласанян Владимир Эдуардович ЭЛЕКТРОННЫЕ ОФИСНЫЕ СИСТЕМЫ Москва, ул. Электрозаводская, 52 Телефон/факс: (495) Электронная почта: Служба маркетинга: Служба поддержки: СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!