Докладчик Должность Наименование мероприятия Дата и место проведения мероприятия Управление мероприятиями

2 Для чего нужен учет мероприятий Под мероприятиями понимаются: совещания, собрания, обсуждения, заседания, корпоративные мероприятия и проч. Механизм управления мероприятиями позволяет организовывать, учитывать и анализировать мероприятия, которые проводятся в организации. Управление мероприятиями дает возможность: сократить время на подготовку и проведение мероприятий; упростить согласование участия в мероприятии; провести мероприятие в соответствии с планом; обеспечить принятие решений и их своевременное выполнение; проанализировать эффективность мероприятий.

3 Жизненный цикл мероприятия Подготовка: планирование участников, места и времени мероприятия, оформление программы мероприятия, согласование участия (места, времени), подготовка материалов к мероприятию, рассылка материалов к мероприятию. Проведение: фиксирование присутствующих/отсутствующих, фиксирование принятых решений. Оформление протокола: подготовка протокола, согласование протокола, утверждение протокола. Исполнение решений. Анализ мероприятий. 1С:Документооборот позволяет автоматизировать большинство этапов жизненного цикла мероприятия.

4 Карточка мероприятия На карточке мероприятия указываются основные сведения о мероприятии.

5 Список участников В списке участников указываются возможные участники мероприятия. В качестве участников можно указать пользователей, роли исполнителей, корреспондентов и их контактных лиц. В колонке Приглашение отображается состояние приглашения участника (отправлено \ принял \ не принял).

6 Программа мероприятия Программа – это перечень того, чем планируется заниматься на мероприятии (с указанием времени начала и окончания). Программа мероприятия вводится на закладке Программа: в таблице, в файлах мероприятия, в отдельном внутреннем документе.

7 Протокол мероприятия Протокол – это список решений, принятых по результатам мероприятия. Протокол мероприятия вводится на закладке Протокол: в таблице, в файлах мероприятия, в отдельном внутреннем документе.

8 Протокольные мероприятия Видимость закладки Протокол и расположенных на ней полей определяет настройка Протокольное мероприятие у вида мероприятия.

9 Состояния мероприятий Мероприятие имеет несколько наборов состояний: состояние программы, состояние приглашений, состояние материалов выступающих, состояние протокола, состояние мероприятия в целом.

10 Файлы мероприятия К мероприятию может быть приложено произвольное количество файлов (схема рассадки, презентации выступающих и т.п.). Для приложенных файлов работают операции редактирования, просмотра, сохранения, шифрования, подписи ЭЦП.

11 Операции мероприятия Возможные операции по мероприятию: утвердить программу, отправить приглашения, запросить материалы, ознакомить с материалами, провести мероприятия, подготовить протокол, согласовать протокол, утвердить протокол, исполнить протокол.

12 Приглашение на мероприятие Для приглашения на мероприятие используется бизнес-процесс Приглашение. В табличной части бизнес-процесса перечисляется список участников, которых требуется пригласить на мероприятие. Каждому участнику придет задача «Принять участие в мероприятии».

13 Права на мероприятия Чтение: по умолчанию право имеют все пользователи, можно ограничить при помощи Грифа доступа, Вида мероприятия, Организации и Рабочей группы, если заполнена рабочая группа мероприятия, то увидеть его смогут только участники рабочей группы. Изменение: права имеют организатор, предстатель и секретарь мероприятия, остальные участники мероприятия имеют права на редактирования файлов мероприятия, но не имеют прав на изменение самого мероприятия.

14 Отчеты по мероприятиям Различные варианты отчета дают возможность узнать: какие мероприятия были проведены за период, как растет \ уменьшается количество мероприятий в организации, сколько времени тратится на мероприятия сотрудниками, мероприятия какого вида чаще всего проводятся в организации, кто из сотрудников не является на мероприятия, кто из председателей \ организаторов нарушает сроки, по каким мероприятиям были непринятые решения.

15 Пример

Докладчик Должность Наименование мероприятия Дата и место проведения мероприятия Управление мероприятиями Спасибо за внимание!