Business Correspondence

Types of business correspondence Inquiry Letter – письмо-запрос Answering Letter – письмо-ответ Offer Letter – письмо-предложение Order Letter– письмо-заказ Request Letter - письмо-запрос Credit Letter – аккредитив Reclamation Letter – письмо-претензия Apology Letter - письмо-жалоба Business memorandum (Memo) – служ.записка Congratulation Letter – письмо-поздравление Invitation Letter - письмо-приглашение Congratulation Letter - письмо-поздравление Condolence Letter – письмо-соболезнование и др.

Общие рекомендации Письмо должны быть ясным, кратким и вежливым. Выбирайте короткие и средней длины предложения, употребляйте простые слова и выражения Не употребляйте разговорные сокращения и сленг Делите написанное на абзацы Будьте вежливы и дипломатичны

Structure of a Business Letter 1. Адрес отправителя (Senders address) Mr George Ganson113 Ave,11579Sea Cliff, NY, USA 2. Дата (Date) November 10, Aдрес получателя (Inside address) 4. Приветствие (Salutation) Dear Mr Ganson, 5. Текст письма (Body of the letter) Thank you very much for your offer sent to us. We shall keep you informed as our decision concerning terms and conditions of your offer. 6. Заключительная формула вежливости (Close) Very truly yours, 7. Подпись (Signature) J.B.Priestly

Structure of an Envelope (1) Data Control International (2) 111 Morris Lane Kankakee, IL (3) USA(4) Maxell Taylor 930 (5) Lewis Street Chicago, (6) IL USA 1 – the sender – имя/название организации отправителя 2 – the house number in the return address – номер дома отправителя 3 – the ZIP Code in the return address - индекс отправителя 4 – the addressee – имя/название организации получателя 5 – the street name in the mailing address – улица получателя 6 – the state in the mailing address – штат получателя

Structure of a Memo To From Date Subject Body Signature (подпись) (инициалы)

«Шапка» письма. Используемые сокращения зарегистрированное название компании краткие сведения о характере ее деятельности, контактная информация. Аббревиатура в названии компании: Ltd., Inc. или PLC. Ltd. limited - это сокращение от limited liability company - общество с ограниченной ответственностью; PLC - public limited liability company; Inc., Corp. - corporation having limited liability. Сокращения в строке Адрес: Str. (street), Rd (road), Av (avenue), Pl (place).

Текст письма. Дата. Принятые сокращения Варианты написания даты: 10 August th August th August, 1996 August 10, 1996 August 10th, 1996 При написании даты желательно не использовать сокращения или цифровые обозначения, так можно ошибиться в расшифровке даты.

Текст письма. Способы вежливого обращения В первой строке адреса пишется имя и фамилия получателя, если они вам известны. Перед инициалами получателя обычно ставится форма вежливого обращения. Например: Mr. J.R. Tolkien, Mr. John Tolkien, но не Mr. Tolkien Другие формы вежливого обращения: Mrs. должностное лицо замужняя женщина, Miss должностное лицо незамужняя женщина, Ms. должностное лицо женщина, чье семейное положение вам не известно, Messrs (сокр. от messieurs "господа") используется при адресации к двум или более мужчинам. Если имя получателя неизвестно, то просто указывается его должность или отдел.

Вступительное обращение (приветствие) должно быть полностью согласовано с наименованием получателя в пункте "адрес". Письмо адресуется одному человеку (мужчине) Dear Sir "Уважаемый господин". Вы адресуете письмо фирме в целом или нескольким лицам, то используйте обращение Dear Sirs "Уважаемые господа" или Gentlemen. Обратите внимание, что в американских письмах после обращения ставится двоеточие, а в английских запятая. Если ваше письмо адресовано женщине, то обращайтесь к ней как Dear Madam, а не Dear Miss, так как это будет звучать некультурно. Обращение к женщинам звучит как Mesdames. Если пол адресата вам неизвестен, то пишите Dear Sir or Madam. Если вы пишете человеку, с которым вы знакомы, то можете поставить в обращение его фамилию: Dear Mr. Smith. При длительном общении (переписке) можно "перейти на ТЫ" Dear Michael. Можно сделать свое обращение еще более теплым и душевным: My dear Mr. Smith My dear Michael

Заключительная форма вежливости. Подпись. Постскриптум. Выбор заключительной формы вежливости зависит от вступительного обращения: Dear Sirs Yours faithfully/ Faithfully yours Dear Sir We are yours faithfully Dear Sir/Madame We remain yours faithfully Dear Mr.Yours sincerely Dear Mrs. Sincerely yours Dear Madam Yours very sincerely Dear GentlemenYours truly Gentlemen Very truly yours

После заключительной формы вежливости ставится подпись. Sincerely yours, (signature) John Taylor HR Manager Если к письму имеется приложение (каталог, контракт, счет и т.д.), то внизу, после подписи делается указание об этом: "Enc:", "Encl:" - это сокращение от Enclosure (приложение, вложение). Например: Enc.: Letter of guarantee (2 pages) Encl.: Insurance certificate (1 copy)

Особенности электронных писем ( ) Cодержание, тон и т.п. зависят от того кому, зачем и почему его пишут. Тон электронного письма - нечто среднее между тоном делового письма и телефонного разговора. "Шапка" электронного письма может быть немного проще. В ней, как правило, присутствуют такие пункты как: Date: To: (имя и электронный адрес получателя письма) From: (имя и электронный адрес отправителя письма) Subject (тема письма) Сс: (копии письма) Стиль электронного письма делового письма такой же, как у традиционного, но менее формальный. Многие моменты оформления деловых писем упрощены. Одной из особенностей электронной почты является широкое использование сокращений фраз и выражений.