Delegation of the European Union to Russia Москва, 18 марта 2013 Финансовая отчетность по грантам Общие условия контракта 2010 (Версия Март 2011)

Delegation of the European Union to Russia 1 Ваш контракт состоит из следующих документов: Наши требования к финансовой отчетности основаны на перечисленных документах Special conditions + Annexes: Annex I Description of the Action Annex II General conditions applicable to EU financed grant contracts for external actions Annex III Budget Annex IV Contract-award procedure Annex V Standard request for payment Annex VI Model narrative and financial reporting Annex VII Model report of factual findings and TOR for expenditure verification Особые условия и приложения: Описание проекта Общие условия, применяемые к грантовым соглашениям, финансируемым ЕС Бюджет Тендерные правила Стандартный запрос на платеж Образец промежуточной и финальной отчетности Образец аудиторского отчета

Delegation of the European Union to Russia 2 Общие условия контракта Бенефициар единолично несет ответственность перед Представительством ЕС за осуществление проекта. (Annex II, art.1.3) Бенефициар обязуется обеспечить соблюдение требований по контракту его партнерами и субподрядчиками.

Delegation of the European Union to Russia 3 Общие условия контракта Бенефициар обязан вести достоверный и регулярный финансовый учет по проекту в соответствии с правилами и требованиями ЕС, который может быть интегрирован в стандартную систему бухгалтерского учета Бенефициара (РФ), либо являться ее дополнением. (Annex II, art.16.1)

Delegation of the European Union to Russia 4 Общие условия контракта Бенефициар обязан предоставлять всю необходимую информацию о ходе осуществления проекта и составлять с этой целью промежуточный (при запросе промежуточного платежа) и итоговый отчеты, состоящие из содержательной и финансовой частей. (Annex II, art.2 )

Delegation of the European Union to Russia 5 Изменение контракта и бюджета В случае изменения названия организации, юридического адреса, банковского счета и аудитора необходимо проинформировать об этом Вашего координатора в Представительстве ЕС и предоставить новые Financial Identification Form И Legal Entity Form КАК МОЖНО СКОРЕЕ На исправления нужно время

Delegation of the European Union to Russia 6 Изменение бюджета Письменное Уведомление: При условии, что изменения не затрагивают основные цели и задачи проекта перераспределение внутри бюджетной статьи перераспределение средств между статьями бюджета не более чем 15% от первоначального значения Кроме статей Административных расходов и Резерва непредвиденных затрат ( Annex II art. 9.2) Все остальные изменения вносятся через специальное дополнение к контракту (Addendum): запрос по изменениям должен быть представлен минимум за месяц до вступления в силу и не может быть ретроспективным (Annex II, art.9)

Delegation of the European Union to Russia 7 Платежы Первый авансовый платеж будет произведен в течение 45 дней после получения подписанного контракта. Запрос на платеж не нужен Сумма авансового платежа указывается в Особых условиях контракта. (Special Conditions, art.4) Все запросы на последующие платежи должны быть оформлены в соответствии с требованиями, указанными в приложении V (Annex V - template)

Delegation of the European Union to Russia 8 Промежуточный платеж Структура Промежуточной Финансовой Отчетности, сопровождающей запрос на промежуточный платёж (по грантам, превышающим 100, Евро и продолжительностью более 12 месяцев) 1.Interim Financial report - Итоговая таблица промежуточного финансового отчета ( Annex VI) 2.Forecast budget & Follow-up - Таблица в которой отражены как расходы за отчетный период так и прогнозируемые расходы 3.Копии документов по статье бюджета 3 (оборудование), подтверждающих происхождение оборудования при стоимости покупки больше 5000 Евро за единицу (Annex IV art. 2.2) 4.Копии списков присутствующих на семинарах, конференциях и т.д. (могут являться частью содержательного отчета) 5.Копии всех контрактных дополнений и переписки с ЕC по изменениям бюджета (если есть) 6.В таблице должна быть указаны проценты, начисленные на авансовый платеж, полученный от ЕС и размещенный на счете Бенефициара

Delegation of the European Union to Russia 9 Промежуточный платеж При пересчете расходов произведенных в рублях в Евро следует использовать ставку, равную среднему значению курсов валют, опубликованных в InfoEURO за отчетный период ontracts/inforeuro/inforeuro_en.cfm

Delegation of the European Union to Russia 10 Промежуточный платеж П о грантам, превышающим 100, Евро и продолжительностью более 12 месяцев Промежуточный платёж производится в размере указанном в контракте, когда часть фактически понесенных расходов, финансируемых ЕС, составляет не менее 70 % от аванса Если фактически понесенные расходы, финансируемые Комиссией, составляют менее 70 % от аванса, сумма промежуточного платежа будет уменьшена на неиспользованную сумму предыдущего платежа (Annex II, art.15.1, option 2)

Delegation of the European Union to Russia 11 По контракту: Общая сумма проекта: 500, Вклад Европейского Союза (90%): 450, Авансовый платеж: 300, % аванса 210, Фактические затраты за первый период: Вариант 1 230, , *90% = 207, Менее 70% Сумма промежуточного платежа будет уменьшена на 3,000 Вариант 2 240, , *90% = 216, Более 70% Сумма промежуточного платежа будет выплачена в размере указанном в контракте Промежуточный платеж

Delegation of the European Union to Russia 12 Финальный платеж Итоговый отчёт должен направляться в течение трех (шести*) месяцев с момента окончания срока осуществления проекта по Контракту. * Если главный офис Бенефициара находится не в РФ

Delegation of the European Union to Russia 13 Финальный платеж Структура Финальной Финансовой Отчетности, предоставляемой вместе с запросом на финальный платёж (Annex V) (по грантам, превышающим 100, Евро и продолжительностью более 12 месяцев ) 1.Итоговая таблица финального финансового отчета (Оригинал) FINAL FINANCIAL REPORT (подпись, дата, печать аудитора) 2.Отчет аудитора в соответствии с образцом, приведенном в Приложении VII ( Annex VII) 3.Копии документов по статье бюджета 3 (оборудование), подтверждающих происхождение оборудования при стоимости покупки больше 5000 Евро за единицу (Annex IV art. 2.2) 4.Сертификат передачи оборудования, в случае если бенефициар не имеет представительства в России или не является конечным получателем гранта, если другое не оговорено в Специальных условиях, на оборудование стоимость покупки более 5000 Евро за единицу. Если оборудование остается у бенефициара, то подтверждение о постановке на баланс при стоимости покупки более 5000 Евро за единицу ( Annex II art 7)

Delegation of the European Union to Russia 14 Структура Финальной Финансовой Отчетности, предоставляемой вместе с запросом на финальный платёж (Annex V) (по грантам, превышающим 100, Евро и продолжительностью более 12 месяцев ) 5. Списки присутствующих на семинарах, конференциях и т.д. (могут являться частью финального содержательного отчета) 6.Копии всех контрактных дополнений и переписки с ЕС по изменениям бюджета (если есть), том числе разрешение на использование резерва непредвиденных расходов 7. В итоговой таблице должна быть указаны проценты, начисленные на авансовый и промежуточные платежи, полученный от ЕС и размещенный на счете Бенефициара 8.Sources of Funding- Таблица, где указаны фактический вклад Бенефициара, партнеров и другие источники финансирования Финальный платеж

Delegation of the European Union to Russia 15 Финальный платеж Структура Финальной Финансовой Отчетности, предоставляемой вместе с запросом на финальный платёж (по грантам, не превышающим 100, Евро или продолжительностью менее 12 месяцев) Вместо аудиторского заключения предоставляются копии всех подтверждающих платежи документов по статьям бюджета 1-6. Они должны быть пронумерованы в соответствии с указанными в сводной таблице суммами платежей, сброшюрованы и представлены в читаемом виде. Также предоставляется пакет тендерной документации.

Delegation of the European Union to Russia 16 Финансовый отчет Jcyj Итоговая таблица промежуточного и финального финансового отчета (INTERIM FINANCIAL REPORT and FINAL FINANCIAL REPORT ) Общая фактическая стоимость проекта (вклад ЕС + вклад грантополучателя и его партнеров) в Евро Расходы понесенные строго в период реализации проекта, определенный Статьей 2 Особых условий контракта (Annex II art. 14.1) за исключением расходов, связанных с составлением финального отчета, аудиторского отчета и оценки результатов проекта Все расходы указываются в той валюте, в которой были фактически произведены, и в пересчете на Евро Следует использовать ставку, равную среднему значению курсов валют, опубликованных в InforEURO за месяцы, указанного отчетного периода (Annex II, art.15.8) Четкое соответствие статьям и подстатьям бюджета Округление чисел: два знака после запятой для всех расходов, четыре знака - в обменном курсе

Delegation of the European Union to Russia 17 Финансовый Отчет Для учета рабочего времени введутся Табели учета рабочего времени ( Timesheets ) Каждым работником регулярно заполняются на каждый календарный месяц табели учета рабочего времени и суточных Заверяются ответственным лицом, подписавшим контракт (Директором или Менеджером проекта) В колонке Days Worked отмечаются отработанные дни (если предусмотрено бюджетом - количество отработанных часов В колонке Per Diems отмечаются ночи, проведенные в командировке вне места базирования проекта. Полный рабочий месяц состоит из 22 рабочих дней

Delegation of the European Union to Russia 18 Финансовый Отчет Табели учета рабочего времени не являются обязательным документом в случае, если присутствие сотрудников на работе месте может быть подтверждено другими документами, например трудовым соглашением или зарплатными ведомостями, или, в случае совмещения сотрудником работы на несколько проектов, предоставлены подтверждения четкого распределения его/ее рабочего времени между проектами

Delegation of the European Union to Russia 19 Финансовый Отчет Правило происхождения оборудования Правила Европейской Союза по закупке оборудования включают Правило Происхождения товара (Rule of Origin), подразумевающее, что все приобретаемое оборудование должно быть произведено/собрано в странах Европейского Союза +страны кандидаты, в странах общего экономического пространства (Исландия, Лихтенштейн, Норвегия), в России, или (применимо к проектам DCI) в развивающихся странах, входящих в список Организации Экономического Сотрудничества и Развития (OECD) Список доступен на Правило происхождения распространяется на все оборудование независимо от стоимости Сертификат Происхождения (При сумме более 5000 евро за единицу товара) Копии сертификатов происхождения или другой официальный документ, подтверждающий происхождение товара, с указанием страны происхождения следует приложить к финансовому отчету (Annex IV, art. 2.2)

Delegation of the European Union to Russia 20 Финансовый Отчет Акт передачи оборудования Transfer of Ownership Составляется в соответствии с образцом, представляется в оригинале Включает все оборудование, закупленное в рамках проекта (Статья 3 бюджета) (Annex II, art 7.3) Список оборудования является неотъемлемой частью Акта передачи оборудования и заверяется обеими сторонами. Печать принимающей организации обязательна В случае, если по контракту оборудование остается у бенефициара, должно быть подтверждении о постановки оборудования на баланс организации (Annex II, art 7) Копии актов о передаче оборудования стоимостью более 5000 Евро за единицу предоставляется в Представительство ЕС

Delegation of the European Union to Russia 21 Финансовый Отчет Закупки и субподряд в рамках проекта Подробная информация – Приложение IV контракта При стоимости закупки/ субподряда на работы или услуги до 10,000 Евро включительно проведение конкурса не требуется При стоимости закупки/ субподряда на работы или услуги свыше 10,000 Евро и до 60,000 Евро (закупки), до 200,000 (услуги), до 300,000 Евро (работы) следует получить предложения от минимум трех поставщиков данных товаров/ работ/ услуг и выбрать наиболее оптимального по критерию «цена-качество» (Annex IV, art.3) Искусственная разбивка на лоты не разрешается Пакет тендерной документации должен быть предоставлен аудитору

Delegation of the European Union to Russia 22 Финансовый Отчет Резерв непредвиденных затрат (Annex II, art.14.3) Может быть использован только после получения письменного разрешения от Представительства ЕС Сумма не может превышать 5% от общей стоимости прямых затрат по проекту

Delegation of the European Union to Russia 23 Финансовый Отчет Административные расходы Расходы, связанные с реализацией проекта, но не включенные ни в одну другую статью бюджета, ограничены установленной при подписании контракта суммой (Annex III) и Фиксированным процентом, не превышающим 7% от прямых затрат по реализации проекта (General Conditions 14.4, Special Conditions). Административные расходы обязательно должны быть приемлемыми по содержанию.

Delegation of the European Union to Russia 24 Финансовый Отчет Статья 12 Налоги ( НДС) НДС не является приемлемым расходом (General Conditions art & Special Conditions art. 3) и не включен в прямые расходы по реализации проекта. Однако, В случаи если Бенефициар предоставит доказательства, что он или его партнеры не могут добиться возмещения НДС, то НДС будет считаться приемлемым расходом за счет со-финансирования

Delegation of the European Union to Russia 25 Источники Финансирования (Sources of funding) Получатель гранта обязан предоставить информацию о всех источники финансирования проектной деятельности с указанием конкретной суммы вклада в евро, включая доход от проектной деятельности и проценты, начисленные банком на авансовые платежи, полученные от ЕС и размещенные на счете Бенефициара. Проценты, начисленные банком на авансовые платежи более Евро должны быть потрачены на проектную деятельность и вычтены из суммы балансового платежа. (Annex II art. 15.9) Финансовый Отчет

Delegation of the European Union to Russia 26 Финальный платеж По контракту: Общая сумма проекта: 500, Вклад Европейского Союза (90%): 450, Авансовый платеж: 300, Промежуточный платёж:100, Прогнозируемый финальный платёж: 50,000.00

Delegation of the European Union to Russia 27 Финальный платеж Расчет балансового платежа, основанный на фактически понесенных и утвержденных после проверки финального финансового отчета расходах: Общая сумма фактических приемлемых затрат, подтвержденная соответствующей документацией:450, Вклад Европейского Союза 90% от общих утвержденных затрат: ,00 Финальный платеж: (405, , , ) 5.000,00

Delegation of the European Union to Russia 28 Финансовый Отчет Представительство Европейского Союза оставляет за собой право запросить дополнительную информацию, которая должна быть предоставлена в течение 30 дней с момента поступления запроса