Платформа Microsoft по управлению проектами и портфелями проектов Максим Войцеховский Специалист по технологиям Microsoft

Содержание Что такое проект и портфель проектов Обзор платформы Microsoft по EPM Microsoft Office Portfolio Server 2007 Microsoft Office Project Server 2007

Проекты и повседневные операции Повседневные операции Работа бухгалтера Работа отдела продаж Проекты Внедрение системы планирования продаж Приглашаем аудиторов Чем мы управляем?

Определения «Проект – временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов, услуг или результата. Программа проектов - совокупность взаимосвязанных проектов, управление которыми координируется.» Project Management Institute,

Где граница? Управление портфелем проектов – «Какие проекты являются правильными, т.е. имеют максимальную ценность для компании» Управление проектами – «Как правильно управлять правильными проектами»

Корпоративное управление проектами (EPM) Управление проектами Управление портфелем Office Project Web Access Office Project Portfolio Server Office Project Web Access Управление ресурсами предприятия Office Project Professional Работа в проекте Office Project Web Access

Функции EPM Портфели Управление портфелями Экономическое обоснование Прогноз выгод Приоритезация Оптимизация портфеля Расширенный анализ портфеля Планирование загрузки Проекты Планирование проекта Анализ использования ресурсов Управление рискми / изменениями / проблемами Отслеживание проекта Взаимодействие Непроектная деятельность

Microsoft – один из лидеров рынка

Решение Microsoft EPM 2007 Топ-менеджмент Аналитики портфелей Руководители проектов Ответственные за ИС Бизнес- прилож ения Руководитель проекта Топ-менеджмент Менеджеры ресурсов Исполнители Шлюз с Project Server

Управление портфелями проектов и приложений

Функции управления портфелями Управление портфелями Экономическое обоснование Прогноз выгод Приоритезация Оптимизация портфеля Расширенный анализ портфеля Планирование загрузки

Что это дает компании? Большее соответствие проектов стратегии компании – 70,4%; Реализация только «правильных» проектов – 57,4%; Расходование средств только на «правильные» задачи – 46,3%; Рост экономии на издержках – 42,6% Center for Business Practices,

Преимущества Project Portfolio Server 2007 Наглядность и возможности контроля Объективная оценка конкурирующих инвестиций и назначение им приоритетов Тесная интеграция с Office Project Server 2007 Оптимизация бюджета и соответствие бизнес-стратеги

Управление портфелем проектов

Оценка приложений Решение о изменениях Обновление реестра приложений Оценка избыточности приложений Управление портфелем приложений Выбор портфеля Планиров. портфеля Выполнение портфеля Фиксация и визуализация проектов Управление портфелем проектов Запросы на проекты Новое / изменен. приложение Бизнес-стратегия ИТ-стратегия PPM и APM

Процесс управления портфелями СозданиеВыбор Планирование Управление Жизненный цикл PPM Этапы Окончат. утвержден. Базовый вариант Решение Microsoft EPM Portfolio Dashboard Portfolio Optimizer Portfolio Builder Полная Форма запроса 1-я аттестация 2 -я аттестация Потребность в ресурсах Экономическое обоснование Расчет затраты Оценка рисков Планирование этапов и вех Оценка стратегич. соответствия Прогноз прибыли 3 Назначение приорит. Стратегическая ценн Финансовая ценность Риск Оптимизация портфеля Визуализация Анализ ограничений Анализ портфеля Выбор портфеля Подробное планирование Разработка плана проекта Назначение ресурсов Определение зависимостей Отслеживание проекта Отчеты о времени 1 3 Управ проблем и риск Управление документам 4 5 Совместная работа 6 Управление ресурсами 2 Отслеживание портфеля Управление изменениями Отчет о состоянии Повторная оптимизация порт Завершено

Заранее определенные бизнес-процессы (workflow) обеспечивают возможность управления полным жизненным циклом проектов (от предложения до пост-имплементации) Задокументировать все проектные заявки в центральном репозитории и определить шаблоны карточек проектов для стандартизации коллекций данных в организации Документировать проектные заявки / идеи 1 2 Portfolio Builder Создать: Зафиксировать заявки на проекты в корпоративном репозитории Управление жизненным циклом проекта

Подготовить описание карточек проектов для каждой проектной заявки в соответствии с управленческими бизнес-процессами (workflow) Общая информация 3a 2 Portfolio Builder Создать: Разработать бизнес-кейс Оценка стоимости Оценка ресурсов Оценка выгод Оценка стратегического влияния Оценка рисков 3b 3c 3d3e 3f

Использовать зарекомендовавшие себя на практике методы для определения и приоритезации бизнес целей Определите коэффициенты приоритетности для оценки каждой проектной заявки (Стратегическая ценность, Финансовое влияние, Риск) Приоритезировать бизнес- цели Приоритезировать проекты 4 Оценить влияние каждой проектной заявки относительно бизнес-целей Business Drivers Projects 5 6 Проанализируйте портфель проектов до принятия решения о финансировании 7 Карты инвестиций Portfolio Optimizer Выбрать: Приоритезация портфеля Приоритезировать бизнес-цели

Использовать сложные алгоритмы оптимизации для максимизации стратегической ценности портфеля в условиях различных ограничений на бюджет (т.е. на стоимость и ресурсы) Анализ «Что-Если» Моделирование эффективной границы Анализ соответствия бизнесу Сравнить выбранный портфель с эффективной границей Провести расчет и связать выбранное выравнивание портфеля со стратегическими приоритетами организации Portfolio Optimizer Выбрать: Оптимизация портфеля и расширенная аналитика

12 13 Создать карты показателей для проектов и портфеля для отслеживания показателей эффективности работы– чтобы предоставить руководству и PMO в режиме реального времени актуальную информацию об эффективности выполняемых работ. Отчеты о статусе проекта Карта показателей по портфелю 11 Portfolio Dashboard Управлять: Отслеживать и измерять производительность портфеля Отчеты по портфелю Использовать встроенные генераторы для определения и публикации шаблонов отчетов – чтобы стандартизировать и упростить процесс отчетности в организации

Управление портфелем приложений

Оценка приложений Решение о изменениях Обновление реестра приложений Оценка избыточности приложений Управление портфелем приложений Выбор портфеля Планиров. портфеля Выполнение портфеля Фиксация и визуализация проектов Управление портфелем проектов Запросы на проекты Новое / изменен. приложение Бизнес-стратегия ИТ-стратегия PPM и APM

Жизненный цикл приложений Этапы Решение Microsoft EPM Portfolio Dashboard Portfolio Optimizer Portfolio Builder Общая информация Сбор данных Оценка TCO Оценка рисков Оценка операцион. производительности Оценка бизнес-процессов Оценка соответствия архитектуре 3 Получение оцениваемых атриб. Бизнес значимость Соответствие архитектуре Риск Управление приложен. Отслеживание статуса Управление документам 1 3 Расширенные запросы 4 Управление затратами 2 Отслеживание портфеля Карта изменений Управление затратами 1 2 Операционная производительн. 4 Анализ портфеля Оценка избыточности Графически анализ 2 1 Окончательное утверждение Создание АнализУправление Управление проектами по изменениям через PPM Процесс управления приложениями

Создать реестр приложений Portfolio Builder: Создать: сформировать реестр приложений Общая информация Оценки TCO Оценка соответствия архитектуре Влияние на бизнес-процессы Опросы по операционной производительности и рискам Консолидировать информацию обо всех приложениях в корпоративном репозитории. Стандартизировать и упростить сбор ключевых метрик в организации

Использовать проверенные методы для определения и приоритезации стратегии и целей в области архитектуры Понять степень влияния/поддержки приложениями стратегии в области архитектуры. Использовать результаты оценки для автоматического расчета коэффициента соответствия архитектуре для каждого приложения Матрица попарных сравнений целей в области архитектуры Оценка степени соответствия архитектуре Приоритеты целей в области архитектуры L - Priority - H Коэффициенты соответствия архитектуре по приложениям Portfolio Optimizer: Двухэтапная приоритезация: коэффициент соответствия архитектуре Этап 1: Этап 2: Applications Architecture Drivers

Приоритеты бизнес-процессов Использовать проверенные методы для объективной приоритезации бизнес- стратегии организации Оценка влияния бизнес-процессов L - Priority - H Матрица попарных сравнений бизнес- целей Приоритезация бизнес-целей Рассчитать коэффициент стратегической ценности для каждого бизнес-процесса посредством оценки его вклада в достижение каждой бизнес-цели Business Processes Business Drivers Portfolio Optimizer: Трехэтапная приоритезация: коэффициент бизнес-значимости Этап 1: Этап 2:

Оценка влияния приложений Коэффициент бизнес-значимости приложения Business Processes Applications Рассчитать коэффициент бизнес-значимости для каждого приложения посредством оценки степени поддержки/автоматизации приложением каждого из бизнес-процессов L - Priority - H Этап 3: Portfolio Optimizer: Трехэтапная приоритезация: коэффициент бизнес-значимости

Этот отчет дает возможность аналитикам сравнить важность бизнес-процессов с ежегодной стоимостью владения приложениями, которые поддерживают эти бизнес-процессы или влияют на них. На графике вверху видно, что бизнес-процесс бухгалтерского учета имеет стоимость, не адекватную его бизнес- значимости. Следовательно, важно проверить, почему ежегодная стоимость владения для этого процесса столь высока. Например, м.б. этот процесс поддерживают дублирующие друг друга приложения? Выделить возможное дублирование в портфеле через идентификацию приложений, которые поддерживают одни и те же бизнес-процессы или влияют на них. Отчет вверху показывает, что бизнес-процесс бухгалтерского учета поддерживается семью различными приложениями. Есть ли перекрытие по функциям между этими приложениями? Выявить дублирование в портфелеСравнение значимости бизнес-процессов и стоимости Portfolio Reporting: Выявить дублирование в портфеле приложений

Создать графики для визуальной оценки конкурирующих инвестиций в различных разрезах с использованием производных коэффициентов оценки и метрик (например, бизнес-значимость, риски, соответствие архитектуре, TCO и операционная производительность) Portfolio Optimizer: Оценить портфель приложений и принять окончательное решение об изменениях

Создавать карты показателей по эффективности приложений и портфеля в режиме реального времени, чтобы дать руководству ясное представление о состоянии портфеля приложений в организации и средства контроля. Автоматически переходить на уровень отдельных приложений, чтобы просматривать периодические отчеты о статусе. Карты показателей по портфелю Отчетность по портфелю Использовать интуитивный генератор отчетов для создания и публикации шаблонов – с целью стандартизации и упрощения процесса отчетности в организации Отчет по статусу приложений Portfolio Dashboard: Управлять: Отслеживать и измерять производительность по портфелю

Преимущества PPS 2007 Автоматизация и применение процесса управления Применение передовых методов Регистрация всех инвестиций в централизованном хранилище Объективное назначение приоритетов элементам бизнес- стратегии Эффективная оценка конкурирующих инвестиций и назначение им приоритетов Оптимизация бюджета и согласование выбранных инвестиций с бизнес-стратегией Достижение эффективной границы Измерение и отслеживание эффективности портфеля Тесная интеграция с Microsoft Office Project Server 2007

Выводы 1. Управление ИТ-портфелем включает управление портфелем проектов и портфелем приложений 2. В рамках управления портфелем приложений следует учитывать проектные и операционные расходы в сфере ИТ 3. Ключевым является управление интегрированным портфелем ИТ-инвестиций – невозможно эффективно управлять только частью портфеля (но можно управлять одним портфелем из нескольких в рамках организации!) 4. Эффект от совместного управления портфелем проектов и приложений: Снижение расходов на проекты и на сопровождение приложений Более четкое соответствие архитектуре и бизнесу 5. Microsoft Office Project Portfolio Server 2007 решает поставленные задачи

Управление проектами

Функции управления поектами Планирование проекта Анализ использования ресурсов Управление рискми / изменениями / проблемами Отслеживание проекта Взаимодействие Непроектная деятельность

Жизненный цикл проекта Инициация Предпроектная деятельность / Заявки и Предложения Создание проекта Разработка предварительной проектной документации (устав и т.д.) Предварительное планирование Конечные результаты Предварительное ролевое планирование Ресурсное планирование Риски Окончательное планирование Детальное планирование Назначение реальных исполнителей Окончательное наполнение портала проекта Выполнение Отслеживание хода выполнения проекта Корректировка плана проекта Взаимодействие участников проекта Завершение Завершение проекта Перевод проекта в архив Базовая инфраструктура Интеграция с другими системами; Уведомления; Резервное копирование;... Базовая инфраструктура Интеграция с другими системами; Уведомления; Резервное копирование;... Базовая инфраструктура Единый реестр проектов и ресурсов; СДРес; Портфельная отчетность;... Базовая инфраструктура Единый реестр проектов и ресурсов; СДРес; Портфельная отчетность;...

Инициация Предложения Работа с документами Рабочие процессы Создание проекта Преобразование Предложений в Проекты

Инициация

Проектная документация Результаты проекта Вопросы по проекту Реестр рисков

Предварительное планирование Конечные результаты

Предварительное планирование Разрабатывайте проекты на основе шаблонов Используйте функции MS Office Проводите сценарный анализ с функцией множественной отмены

Предварительное планирование Ролевое планирование Планирование на основе ролей Оценка потребности в ресурсах

Предварительное планирование Бюджетирование

Предварительное планирование Вопросы и риски

Окончательное планирование Замена общих ресурсов Выравнивание загрузки ресурсов: Ручное Автоматическое

Окончательное планирование Мастер замены ресурсов

Загрузка различных сотрудников в проектах Доступность группы сотрудников Здесь сотрудники недогружены Окончательное планирование Анализ загрузки сотрудников

Задачи проекта на диаграмме Ганта Сроки и трудозатраты задач Детальная информация о назначенных ресурсах на задачи Задачи проекта Окончательное планирование Окончательный план проекта

Выполнение Мои задачи

Фактические трудозатраты сотрудника Перечень выполненных задач за неделю Выполнение Отчет о трудозатратах

Выполнение Отслеживание хода проекта Базовые планы Система индикаторов и представлений OLAP-отчетность Использование Reporting Services Интеграция с MS Office System 2007 Отчетность сотрудников: Проектная Внепроектная

Выполнение Отслеживание хода проекта

Выполнение Взаимодействие Проектная документация Результаты проекта Вопросы по проекту Реестр рисков

Завершение проекта Пост-анализ Архивирование проекта Изменение прав доступа

Интеграция с MS Outlook

Компании, использующие ЕРМ:

© 2008 Microsoft Corporation. All rights reserved. This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.