Требования к планированию рабочего времени Лекция 3

С чего начать? Прежде чем выбирать систему, по которой вы станете организовывать свое рабочее время, составьте список всех ваших реальных обязанностей

Это нужно для нескольких целей: Понять, что реально мы делаем. Определить, какие задачи и с какой периодичностью приходится решать. Выявить те задачи, которые делать вовсе не обязательно, но на которые мы тратим время.

Краткий список ваших обязанностей делопроизводство в полном объеме; организация командировок; оформление виз, приглашений; обеспечение офиса; организация встреч; прием посетителей; ведение деловой переписки; планирование рабочего дня руководителя; прием и распределение телефонных звонков; перевод документации; приготовление чая/кофе.

Куда утекает рабочее время? Пример 1. Ваш начальник собирается в командировку на дочернее предприятие? Что в этом случае делаете Вы?

Куда утекает рабочее время? Пример 2. Приготовление чая или кофе начальнику.

Что вы делаете на работе, но это к работе отношения не имеет? курение, чаепития в бухгалтерии, переписка с друзьями разглядывание в интернете картинок с котиками и многое другое.

Что может помешать секретарю организовывать свое время? Организовать собственное время мешает необходимость организовывать время начальника. Многие руководители очень любят скрывать от всех свои планы.

Методы планирования принцип Эйзенхауэра принцип Парето метод "Альпы" принцип ABC

Принцип Эйзенхауэра позволяет комбинировать только два критерия - "важно" и "срочно"; таким образом, получается четыре класса приоритетов.

Иерархичный список Эйзенхауэра А-приоритет: это дела, которые необходимо сделать сегодня, поскольку они являются срочными и необходимыми. В-приоритет: важные дела, которые не обязательно делать сегодня. С-приоритет: навыки, овладение, которыми кажется нам срочным делом, но не является важным. D-приоритет: сюда относятся дела, которые не являются ни важными, ни срочными.

Расстановка приоритетов: сделайте это правильно 1. Распределите все ваши задачи и обязанности по вышеуказанным группам А, В, С и D. Таким образом вы отделите «нужное» от «бесполезного».

Расстановка приоритетов: сделайте это правильно 2. Помните: «Важное» приближает намеченную вами цель, но при этом оно не обязательно является «срочным». «Срочное» же, наоборот, требует вашего непосредственного внимания.

Расстановка приоритетов: сделайте это правильно 3. Обратите внимание на «правило преимущества»: «важное» стоит перед «срочным». Не обязательно выполнять все то, что требует спешки. Постарайтесь не подчиняться диктатуре срочных дел, поскольку в ней таится опасность: мы начинаем отвлекаться на то, что является срочным, но абсолютно неважным и не обязательным.

Расстановка приоритетов: сделайте это правильно 4. Всегда начинайте работу с задания, стоящего под номером 1 в группе А, а не с того, что стоит под номером 3 или 4, как бы привлекательны и интересны они ни были. Если к концу рабочего дня вы не успели справиться со всеми задачами и делами из группы А, то продолжайте работу с ними и на следующий день. Не делайте других заданий, пока не закончите с первыми.

Расстановка приоритетов: сделайте это правильно 5. Каждый день работайте над какой-нибудь задачей из группы В, требующей больших временных затрат.

Принцип Парето позволяет ранжировать выполняемые задачи и устанавливать их очередность. Вильфредо Парето в XIX в. обнаружил, что лишь небольшая часть результата какой-либо деятельности представляет собой действительную ценность.

Метод "Альпы" 1. Список и приоритеты 2. Три колонки 3. Считаем необходимое время 4. Упаковываем в рамки 5. Ставим «колышки» 6. Делаем композицию дня 7. Готовим «оперативки»

Принцип ABC А) Важнейшие задачи. Это примерно 15% всех дел. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65%. B) Важные задачи. Около 20% общего числа дел, значимость также около 20%. С) Менее важные и несущественные задачи. 65% всех дел, а значимость их составляет всего 15%.

Планирование 60:40 При работе в офисе целесообразно составлять план лишь на 60% рабочего времени. 40% нельзя запланировать заранее, они могут уйти на непредвиденные встречи, посетителей, телефонные разговоры и т.п.

Планирование бывает... ежедневное, еженедельное (или декадное), квартальное ежегодное.

Планирование на год Планировать год стоит, исходя из некоторых отправных точек: Новый год. День рождения шефа. Период отпусков.

Рекомендации по планированию рабочего дня Повторяющиеся изо дня в день работы рекомендуется планировать на одно и то же время рабочего дня. Информировать руководителя о чем-то лучше заранее. Основная информация, как правило, передается с утра.

Оптимальный ритм работы Наиболее благоприятное время для выполнения творческих или трудных заданий с 10 часов утра и до 12 часов. Во второй половине дня работоспособность наиболее высока от 14 до 17 часов.

Оптимальный ритм работы Важные дела (переговоры, встречи) назначают на середину недели. Необходимо чередовать каждые 45 минут работы на ПК с 15-минутным перерывом, продолжительность ежедневной работы на компьютере не должна превышать 4 часа.