Теория экономических информационных систем Информационное обеспечение

Структура информационного обеспечения Под информационным обеспечением принято рассматривать методы и способы представления экономической информации, характеризующей состояние управляемой системы. При этом информационное обеспечение включает в себя: систему показателей данной предметной области; системы классификации и кодирования; документацию; структуру информационных потоков варианты организации документооборота; структуру информационных массивов различной степени организации на машинных носителей.

Системы классификации и кодирования экономической информации Для размещения информации в АИС необходимо данные упорядочить (выполнить классификацию), а затем формализовать (закодировать) с использованием специальных справочников классификаторов данных. Классификатор документ, с помощью которого осуществляется формализованное описание экономической информации, содержащий наименование классификационных группировок данных и их кодовое обозначение. Основными объектами классификация являются справочные реквизиты-признаки, например, наименования материальных, трудовых, финансовых ресурсов, основных средств, товаров и т.п. К объектам классификации относят также другие виды информационного обеспечения, например, наименования показателей и документов.

Классификаторы экономической информации Цель создания классификаторов установление соответствия между значениями справочных и описательных признаков и значениями группировочных признаков (закодированных аналогов справочных признаков, предназначенных для логической обработки данных на компьютере). Процесс классификации процесс распределения объектов заданного множества по описанному множеству признаков. Система классификации – совокупность правил распределения объектов множества на отдельные подмножества (классы).

Типы систем классификации Существует две основных системы классификации: Иерархическая Фасетная:

Иерархическая система классификации Иерархическая система между классификационными группировками устанавливаются отношения подчинения, последовательной детализации свойств типа: класс–группа–вид и т.д. При использовании данной системы каждый объект попадает только в одну классификационную группу. Объединение классификационных группировок на каждом уровне должно составлять исходное множество объектов. Классификация на каждой ступени выполняется по единственному признаку. Глубина иерархии определяется классификационными правилами.

Фасетная система классификации Фасетная (многоаспектная) система система классификации, основанная на параллельном использовании нескольких независимых признаков. Фасет набор значений одного признака классификации. Каждый объект может входить одновременно в разные классификационные группировки. Система устанавливает порядок следования фасетов и количество классификационных группировок. Внутри фасета значения признаков могут перечисляться по порядку или образовывать иерархическую структуру, при наличии соподчиненности выбранных признаков.

Типы классификаторов По охвату области применения классификаторы делятся на: общегосударственные классификаторы разрабатываемые централизовано и являющиеся едиными для всей страны. Например, различные классификаторы статистической отчетности: общегосударственный классификатор предприятий и организаций (ОКПО), общегосударственный классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ); отраслевые классификаторы разрабатываемые для классификации объектов в отдельных отраслях. Примером может служить план счетов бухгалтерского учета, виды оплат и удержаний, виды операций движения средств; локальные классификаторы разрабатываемые для обозначения номенклатуры объектов, характерных для конкретного предприятия, организации, банка (коды подразделений, клиентов, внутренних документов и т.п.). Для обеспечения единого подхода к классификации экономической информации используют целый ряд классификаторов входящих в Единую систему классификации и кодирования (ЕСКК).

Кодирование информации Кодирование процесс условного буквенно- числового обозначения объектам и их группам по соответствующей системе кодирования. Система кодирования совокупность правил присвоения условного обозначения объектов с использованием кода. Код (условное обозначение объекта) базируется на определенном алфавите (множестве знаков). Число знаков алфавита называется основанием кода. Код характеризуется рядом дополнительных признаков: длина кода, основание кода, структура кода (распределение знаков по признакам и объектам классификации).

Системы кодирования Системы кодирования можно разбить на два больших подмножества: Регистрационные Классификационные

Регистрационные системы кодирования Регистрационные системы кодирования независимы от применяемой системы классификации объектов. Такие коды используются для идентификации объекта при вводе и передаче информации. К регистрационным относятся порядковая и серийная системы кодирования.

Регистрационные системы кодирования Порядковая система состоит в последовательном присвоении каждому новому объекту в системе его порядкового номера. Как правило, данная система используется для простых, устоявшихся множеств объектов, включающих небольшое количество элементов. Серийная (серийно-порядковая) отличается от порядковой предварительным разбиением номенклатуры кодируемых объектов по одному признаку, и для каждой группы должна быть введена серия кодовых обозначений, в пределах которой выполняется порядковое присвоение кода. Серии обозначений для каждой группы должны быть таковы, чтобы оставались свободные номера для включения новых объектов.

Классификационные системы кодирования Классификационные системы кодирования применяются для отражения взаимосвязей объектов и групп. Применяются классификационные коды для логической обработке данных на ЭВМ, что требует однозначности при отображении взаимосвязей объектов в соответствии с квалификационными признаками. В качестве квалификационных систем используются: Разрядная; Комбинированная.

Классификационная система кодирования Разрядная (позиционная) система используется для кодирования объектов, определяемых несколькими связанными признаками. Кодируемые объекты систематизируются по признакам на каждом уровне классификации, каждому признаку выделяется фиксированное число разрядов, в пределах которых кодирование начинается с единицы. При разрядной кодировке классификационные группировки по младшим признакам, кодируются в зависимости от старшего признака. Код объекта, построенный по данной системе, включает столько количество позиций, сколько было учтено классификационных признаков.

Классификационные системы кодирования Комбинированная система применяется для кодирования больших номенклатур объектов. Такие объекты, как правило, включают множество связанных и независимых признаков. Система кодирования основана на сочетании принципов разрядной, порядковой и серийной систем кодирования.

Штрих-коды Для автоматизации ввода значений числового кода в информационную систему получили широкое распространение системы штрихового кодирования. В данном методе применяется принцип двоичного кодирования информации с помощью 0 и 1. Штрих-код представляет собой набор чередующихся черных и белых полос. Широким полосам присваивается значение 1, узким 0. Для считывания значения кода используются оптические сканирующие устройства. Для возможностей ручного ввода кода в информационную систему штрих-коды сопровождаются числовым значением кода.

Области применения штрих-кодов Основными областями применения штрих-кодов являются розничная и оптовая торговля, логистика, складской учет и другие области, связанные с движением товаров. Цель использования штрих-кодов это отражение характерных свойств товаров позволяющую проследить за их движением от поставщика к потребителю. Использование штриховых кодов позволяет автоматизировать процесс ввода необходимой информации, унифицировать движение информации на всех участках пути от поставщика к потребителю.

Системы штрихового кодирования Система штрихового кодирования совокупность вида штрихового кода, технических и программных средств нанесения кода на поверхность, считывания кода, верификации предварительной обработки данных. Для унификации штриховых кодов используются унифицированные системы кодирования: UPC универсальный торговый код, разработан и применяется в США и ряде стран Америки; EAN товарный код, разработан в Европе; UCC/EAN единый стандартизованный штриховой код; создан объединенными усилиями организаций США и Канады (Uniform Code Council) и Европейской ассоциацией товарной нумерации (EAN International).

Документация Документом называется совокупность сведений, используемая при решении экономической задачи или задачи управления, расположенная на материальном носителе в соответствии с установленной формой. Документы являются основным средством для учета, хранения и представления информации. Документируемая информация должна обеспечить приведение множества экономических показателей в единую систему, позволяющую использовать единую терминологию, проводит анализ состояния объекта управления.

Классификация документов Классификация документов может быть выполнена по ряду признаков: по области применения плановые, статистические, банковские, бухгалтерские и др.; по содержанию хозяйственных операций материальные, денежные, расчетные; по назначению распорядительные, исполнительные, комбинированные; по виду отражаемых операций единичные и сводные; по периодичности годовые, квартальные, месячные и т.д.; по способу заполнения ручные или машинные.

Унификация документов Унификация документов и их форм выполняется путем отбора видов документов, используемых в информационной системе, и введение для них единых форм: Унифицированная система документации (УСД) рациональным образом организованный комплекс документов, отвечающий единым правилам и требованиям и содержащий необходимую информацию для оптимального управления некоторым экономическим объектом. Примером унифицированной системы документации может служить унифицированные формы документов определенные в соответствии с общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

Процесс разработки первичных (входных) документов Процесс разработки первичных (входных) документов включает последовательность: определение реквизитного состава документа; классификация реквизитов: однозначные и многозначные; признаки и основания; справочные и группировочные; определение иерархии соответствия между реквизитами; выбор определенной формы документа; выполнение расчета размера документа и выбор формата бумажного носителя; построение эскиза документа соответствующей формы; редактирование заголовочной части документа (шапки) в соответствии со словарем-тезаурусом.

Структура первичных документов Для первичных документов применяют комбинированную форму, состоящую из трех зон: заголовочная зона предназначена для размещения справочных признаков (наименование объекта управления, номер и название документа и т.п.). содержательная зона включает многозначные реквизиты, группировочные признаки и признаки- основания. оформляющая зона располагаются подписи должностных лиц и другие признаки, устанавливающие юридическую силу документа.

Структура выходных документов При построении форм выходных документов с результирующей информацией используют следующие принципы: выделение трех зон в документе; разделение реквизитов на однозначные, т.е. принимающие одно значение в документе и многозначные, принимающие несколько значений; выделение группировочных реквизитов и размещение этих реквизитов в порядке убывания старшинства признака группировки; выделение признаков-оснований и размещение их в таблице, в порядке соответствующем порядку группировочных реквизитов; выделение строк с подведением итогов по группам.

Информационные потоки При проектировании информационной системы существенное значение имеет изучение информационных потоков, сложившихся в экономической системе. Правильная организация движения информации позволяет повысить эффективность управления, расширить области автоматизации. Напротив, отсутствие четкого представления об источниках информации и движении данных приводит к невозможности выполнения проектирования системы на предприятии. При рассмотрении информационных потоков в экономической системе особое значение имеет документооборот.

Документооборот Документооборот последовательность прохождения документа от момента создания до сдачи его в архив. Сложность описания документооборота определяется, во многом, следующими причинами. Процесс обработки информации в экономической системе начинается с определенных первичных документов, проходящих различные стадии предварительной обработки. Документ отражает выполнение каких-либо хозяйственных операций и, в процессе его обработки, могут принимать участие несколько специалистов из различных подразделений. Электронный документооборот документооборот, основанный на автоматизации процессов создания, хранения и движения документов. Основой систем электронного документооборота являются вычислительные машины и коммуникационные сети. Системы управления документооборотом предназначены для автоматизации движения документов на предприятии, их обработки и хранения.

Внутримашинное информационное обеспечение В состав внутримашинного информационного обеспечения включают файлы, базы и банки данных, базы знаний и т.п. Данные записываются на различных машинных носителях (магнитные диски, компакт-диски, магнитная лента и др.). Требования, предъявляемые к данному виду информационного обеспечения, быстрота и надежность при выполнении операций по поиску, обработке и представлению данных для пользователя. Содержание включает в себя фактические сведения, относящиеся к выбранной предметной области.

Информационная база Основной частью внутримашинного обеспечения является информационная база специальным образом организованная совокупность данных, хранимая в памяти ЭВМ в виде файлов. Файл совокупность однородных по структуре записей, предназначенное для решения экономической задачи. Запись набор полей заданного формата.

Организация доступа к данным Для организации доступа к данным существуют следующие способы организации информационных баз: Совокупность локальных файлов, поддерживаемых функциональными пакетами прикладных программ; Интегрированная база данных, основанная на использовании универсальных программных средств загрузки, поиска и обработки данных, т.н. системы управления базами данных (СУБД).

Базы и банки данных Банк данных система специальным образом организованной информации баз данных, а также программных, технических, языковых, организационно-методических средств, предназначенных для обеспечения централизованного накопления и коллективного использования данных. В отличие от локально организованных массивов информации банки данных являются интегрированной информационной системой, решающей следующие задачи: сокращение избыточности в хранения информации; устранение противоречивости в данных; совместное использование информации в решении большого круга задач; удобства организации доступа к данным; обеспечение безопасности хранения данных; снижение затрат на хранение данных и поддержание в актуальном состоянии; обеспечение независимости данных от изменяющихся внешних условий.

База данных Ядром БнД является информационная компонента база данных. База данных (БД) именованная совокупность данных, отражающая состояние объектов и их отношений в рассматриваемой предметной области. В общем случае данные в базе данных являются интегрированными и общими. Под понятием интегрированные данные подразумевается возможность представить БД как совокупность нескольких отдельных файлов данных, полностью или частично не перекрывающихся.

Состав БД В состав базы данных входит также метаинформация (т.е. информация об информации), включающая описание базы данных (схема БД), информацию о предметной области, необходимую для проектирования системы, о пользователях БнД, о проектных решениях и др. Программные средства БнД представляют собой комплекс программ и программных модулей, обеспечивающий взаимодействие всех частей информационной системы при ее функционировании. Приложения базы данных программы и программные модули, с помощью которых пользователь выполняет операции с БД. Основу программных средств БнД представляет СУБД. Система управления базами данных (СУБД) совокупность языковых и программных средств, предназначенных для создания, ведения и совместного использования БД многими пользователями. Основная функция, выполняемая СУБД предоставление пользователю базы данных возможности работать с ней, не вникая в детали на уровне аппаратного обеспечения.

Структура СУБД В СУБД можно выделить ядро СУБД, обеспечивающее организацию ввода, обработки и хранения данных, а также средства тестирования и утилиты, обеспечивающие выполнение вспомогательных функций. Важной компонентой СУБД являются трансляторы или компиляторы для используемых ею языковых средств. Подавляющее большинство СУБД работает в среде универсальных операционных систем и взаимодействует с операционными системами при обработке обращений к БнД. Поэтому часто рассматривают операционную систему как часть БнД. Для обработки запросов по поиску и обработке информации в БД разрабатываются соответствующие программы, которые представляют прикладное программное обеспечение БнД. Языковые средства должны обеспечить интерфейс пользователей и прикладных приложений разных категорий с банком данных. Языковые средства большинства СУБД относятся к так называемым языкам четвертого поколения.

Средства СУБД В качестве технических средств БнД чаще всего используются универсальные ЭВМ, периферийные устройства для вывода информации в базу данных и отображения выводимой информации. Последнее время наметился переход от больших ЭВМ к открытым распределенным системам на компьютерах различной архитектуры. Организационно-методические средства представляют собой различные инструкции, методические и регламентирующие материалы, предназначенные для пользователей разных категорий, взаимодействующих с банком данных. Администратор БнД лицо, определяющее правила манипулирования данными в БД, устанавливает доступ различных пользователей к различным участках информационной базы. В задачи администратора входит определение общих правил работы с информацией в базе данных, выполнение установочных и регламентных работ по обеспечению сохранности информации. Пользователь БнД лицо, выполняющее операции по вводу информации в БД, запуск различных модулей обработки данных, вывода информации в электронном виде или на бумажных носителях. Права пользователей устанавливаются администратором системы и определяются организационной схемой управления предприятием.