ТЕМА 4. Стадия предпроектного обследования Лекция 12. Методика обследования бизнес-процессов. Структурные модели предметной области.

Схема Захмана ЗачемМотивацияЦели организации и базовые правила, по которым она работает. КтоЛюдиПерсонал, подразделения и другие элементы орг.структуры, связи между ними ЧтоДанныеСущности и данные, с которыми имеет дело организация. КакФункцииВыполняемые функции и операции над данными. ГдеМестоГеографическое распределение элементов организации и связи между ее частями КогдаВремяВременные характеристики и ограничения на деятельность организации, значимые для ее деятельности события.

4 Методика обследования бизнес-процессов

5 I этап Цель этапа: Зафиксировать (идентифицировать) структуру организации и общие закономерности ее деятельности. Цель этапа: Зафиксировать (идентифицировать) структуру организации и общие закономерности ее деятельности. Запрос документов, регламентирующих деятельность организации Систематизация информации документы, определяющие функционирование организации в целом; документы, определяющие направления ее деятельности; документы, определяющие правила и принципы осуществления стратегического управления; стратегический план развития организации. Общие принципы функционирования организации. Направления деятельности. Правила взаимодействия с внешними организациями. Перечень основных бизнес-процессов. Отчет

6 II этап Цель этапа: Выявить общую структурную схему бизнес-процессов организации, зафиксировать функции подразделений. Цель этапа: Выявить общую структурную схему бизнес-процессов организации, зафиксировать функции подразделений. Предварительный запрос информации о функционировании подразделений Формирование отчета 1. Название подразделения. 2. Документы, определяющие условия работы подразделения и выполнение конкретных функций (регламенты, должностные инструкции, кодексы). 3. Функции подразделения. 4. Документы других подразделений (отчеты, справки, заказы, заявки и т.п.), поступающие в данное подразделение, необходимые для его работы. 5. Документы, появляющиеся в результате работы подразделения, которые используются в других подразделениях, передаются поставщикам, клиентам или архивируются. Запросная форма Подготовка положения о классификации бизнес-процессов

7 Содержание отчета по II этапу 1. 1.Структура организации Классификация бизнес-процессов Описание деятельности подразделений: название подразделения; документы, регламентирующие деятельность; выполняемые функции; входящие документы; исходящие документы; ревизия имеющихся организационных документов; результаты деятельности подразделения.

8 III этап : зафиксировать необходимые детали бизнес- процессов. Цель этапа: зафиксировать необходимые детали бизнес- процессов. Запрос информации о выполнении бизнес-процесса Разработка положений о документообороте в подразделениях 1.Первоначальные данные или информация, с поступления которых начинается выполнение функции 2.Данные, необходимые для выполнения функции. Их источники; 3.Данные, формируемые при выполнении функции. Их получатели; 4.Сотрудники организации, а также клиенты, поставщики и иные внешние организации, участвующие в выполнении функции; 5.Материалы и другие материальные ценности, необходимые и потребляемые при выполнении функции; 6.Материалы и другие материальные ценности, получаемые в результате выполнения функции; 7.Степень важности процесса в рамках работы подразделения. 8.Проблемы, возникающие при выполнении процесса: насколько критичны (влияют на общую деятельность организации; влияют на функционирование отдела; не значительны); зависят от работы: сотрудников/смежных подразделений/ поставщиков/клиентов, неблагоприятно влияют на: стоимость/время/качество выполнения процесса. 9.Время выполнения процесса. 10.Последовательность действий выполнения процесса. Подготовка положения о бизнес-процессах

9 Положение о бизнес-процессе 1. 1.Название бизнес-процесса Условия начала выполнения бизнес-процесса Документы и данные, необходимые для выполнения бизнес- процесса и их источники Документы, создаваемые в результате выполнения бизнес- процесса и их получатели Действующие лица, принимающие участие в выполнении бизнес-процесса Материальные ценности, необходимые для выполнения бизнес- процесса, если таковые есть Материальные ценности – результат выполнения бизнес- процесса, если таковые есть Результаты выполнения бизнес-процесса (кроме вошедших в п.7) Цель данного бизнес-процесса, его место и роль в общих задачах (процессах) компании Проблемы, возникающие при выполнении бизнес-процесса Нештатное завершение (выполнение) бизнес-процесса Последовательность действий выполнения бизнес-процесса.

10 Положение о документообороте Схема документооборота Номер (код) документа Наименование документа Источник документа (откуда приходит) Получатель (получатели) документа Информация, документы, используемые при формировании документа Операции, выполняемые над документом Ответственный за выполнение операций над документом Табель документооборота Номер документа Наименование документа Тип документа (Внутренний/внешний; Входящий/исходящий; транзитный) Частота документа за временной период Ответственный за документ (сотрудник или отдел) Альбом форм документов Номер формы Наименование формы (классы документов) Поля формы Обязательные для заполнения поля Типовая форма (ссылки на образец и шаблон) Таблица соответствия форм и документов Номер формы Наименование формы Код документа

11 Процессные модели 1.Верхний уровень модели должен отражать только контекст деятельности. 2.Второй уровень отражает тематически сгруппированные бизнес-процессы предприятия и их взаимосвязи в виде основных направлений деятельности. 3.Каждое из направлений деятельности детализируется на бизнес-процессы. 4.Детализация бизнес-процессов осуществляется посредством бизнес– функций. 5.Бизнес-функции описываются последовательностью элементарных технологических операций. 6.Описание элементарной операции осуществляется с помощью миниспецификации. К НД Бизнес- процессы Бизнес-функции Технологические операции Миниспецификации Процессные модели описывают последовательное преобразование материальных и информационных потоков компании в ходе реализации какой-либо производственной функции или функции управления. Процессные модели описывают последовательное преобразование материальных и информационных потоков компании в ходе реализации какой-либо производственной функции или функции управления. Система Функциональные подсистемы Функции Задачи Процедуры Спецификации

взаимодействие с поставщиками планирование закупок изучение спроса поиск поставщиков формирование списка потенциальных поставщиков запрос информации о товарах выбор бланка запроса заполнение бланка регистрация запроса отправка по адресу анализ коммерческих предложений проверка качества предлагаемых товаров выбор поставщика заключение договора закупка управление запасами взаимодействие с клиентами совершенствование и развитие бизнеса Направления деятельности Бизнес-процессы Бизнес- функции Технологи ческие операции Спецификация

13 Требования к моделям предметной области Формализованность, обеспечивающая однозначное описание структуры предметной области; Формализованность, обеспечивающая однозначное описание структуры предметной области; Понятность для заказчиков и разработчиков, основанная на применении графических средств отображения модели; Понятность для заказчиков и разработчиков, основанная на применении графических средств отображения модели; Реализуемость, подразумевающая наличие средств физической реализации модели предметной области в ИС; Реализуемость, подразумевающая наличие средств физической реализации модели предметной области в ИС; Обеспечение оценки эффективности реализации модели предметной области на основе определенных методов и вычисляемых показателей. Обеспечение оценки эффективности реализации модели предметной области на основе определенных методов и вычисляемых показателей.

14 Структурный аспект моделирования предметной области Объектная структура отражает состав взаимодействующих в процессах материальных и информационных объектов предметной области; Объектная структура отражает состав взаимодействующих в процессах материальных и информационных объектов предметной области; Функциональная структура отражает взаимосвязь функций (действий) по преобразованию объектов в процессах; Функциональная структура отражает взаимосвязь функций (действий) по преобразованию объектов в процессах; Структура управления отражает события и бизнес-правила, которые воздействуют на выполнение процессов; Структура управления отражает события и бизнес-правила, которые воздействуют на выполнение процессов; Организационная структура отражает взаимодействие организационных единиц предприятия и персонала в процессах; Организационная структура отражает взаимодействие организационных единиц предприятия и персонала в процессах; Техническая структура описывает топологию расположения и способы коммуникации комплекса технических средств. Техническая структура описывает топологию расположения и способы коммуникации комплекса технических средств.

15 Оценочный аспект моделирования предметной области Оценочный аспект моделирования предметной области связан с показателями эффективности автоматизируемых процессов: Оценочный аспект моделирования предметной области связан с показателями эффективности автоматизируемых процессов: время решения задач; время решения задач; стоимостные затраты на обработку данных; стоимостные затраты на обработку данных; экономические показатели эффективности, (объемы производства, производительность труда, оборачиваемость капитала, рентабельность и т.д.). экономические показатели эффективности, (объемы производства, производительность труда, оборачиваемость капитала, рентабельность и т.д.). Для отображения оценочного аспекта используются: Для отображения оценочного аспекта используются: статические методы функционально-стоимостного анализа (ABC); статические методы функционально-стоимостного анализа (ABC); динамические методы имитационного моделирования. динамические методы имитационного моделирования.

16 Уровни проектирования Внешний уровень проектирования – этап выяснения взаимодействия системы с внешней средой. Внешний уровень проектирования – этап выяснения взаимодействия системы с внешней средой. Что и зачем будет делать система? Что и зачем будет делать система? Почему она должна действовать подобным образом? Почему она должна действовать подобным образом? Концептуальный уровень проектирования – этап определения характера взаимодействия основных компонентов системы. Концептуальный уровень проектирования – этап определения характера взаимодействия основных компонентов системы. Как должна функционировать система? Как должна функционировать система? Кто, где, когда будет выполнять необходимые операции и процедуры? Кто, где, когда будет выполнять необходимые операции и процедуры? Внутренний уровень проектирования – этап определения способов реализации функций системы. Внутренний уровень проектирования – этап определения способов реализации функций системы. Какими способами и средствами система будет выполнять свои функции? Какими способами и средствами система будет выполнять свои функции? С помощью каких программно-технических средств реализуются требования к системе? С помощью каких программно-технических средств реализуются требования к системе?

17 Уровни модели Уровни требований Уровни схемы Захмана Этапы жизненного цикла ВнешнийБизнес-требования 1-2 (контекст, бизнес-модель) Анализ требований Концептуаль- ный Требования пользователей 3 (системная модель) Техническое проектирова- ние Внутренний Функциональн ые требования 4-5 (технологическ ая модель) Рабочее проектирова- ние

18 Модель объектной структуры Объектная структура отражает состав взаимодействующих в процессах материальных и информационных объектов предметной области. Объектная структура отражает состав взаимодействующих в процессах материальных и информационных объектов предметной области. Внешний уровень Концептуальный уровень Внутренний уровень Определение основных классов материальных и информационных объектов Уточнение состава объектов, определение их атрибутов и взаимосвязей Отображение объектов в файлах БД. Динамические объекты – единицы переменной информации (документы); Статические – единицы условно-постоянной информации (справочники)

19 Модель функциональной структуры Функциональная структура отражает взаимосвязь функций по преобразованию объектов в бизнес- процессах. Функциональная структура отражает взаимосвязь функций по преобразованию объектов в бизнес- процессах. Внешний уровень Концептуальный уровень Внутренний уровень Список основных бизнес- процессов Иерархия взаимосвязанных функций Иерархия структуры программных модулей

20 Модель структуры управления Модель структуры управления отражает события и бизнес- правила, которые воздействуют на выполнение процессов. Модель структуры управления отражает события и бизнес- правила, которые воздействуют на выполнение процессов. События вызывают выполнение функций, которые изменяют состояния объектов и формируют новые события. События вызывают выполнение функций, которые изменяют состояния объектов и формируют новые события. Внешний уровень Концептуальный уровень Внутренний уровень Список внешних событий; Список внешних событий; Список целевых установок Список целевых установок Бизнес-правила, определяющие условия вызова функций при возникновении событий Триггеры (вызовы программных модулей) Событие Информационный аспект (сообщение) Процедурный аспект (вызов функции)

21 Модель организационной структуры Организационная структура отражает взаимодействие организационных единиц предприятия при выполнении бизнес-процессов. Организационная структура отражает взаимодействие организационных единиц предприятия при выполнении бизнес-процессов. Внешний уровень Концептуальный уровень Внутренний уровень Иерархия организационных единиц Организационно- штатная структура должностей и ролей для каждого подразделения. Права доступа персонала к функциям ИС

22 Модель технической структуры Техническая структура отражает топологию расположения и способы коммуникации технических средств. Техническая структура отражает топологию расположения и способы коммуникации технических средств. Внешний уровень Концептуальный уровень Внутренний уровень Перечень типов ТС обработки данных и их размещение по подразделениям Способы взаимодействия между ТС Модель архитектуры вычислительной сети

23 Правила декомпозиции 1.Функции нижнего уровня являются способом достижения результатов функций верхнего уровня. 2.Выполнение совокупности функций нижнего уровня автоматически обеспечивает выполнение функции верхнего уровня. 3.Каждая функция нижнего уровня имеет только одну функцию верхнего уровня. 4.Декомпозиция функции верхнего уровня производится по одному критерию, в качестве которого могут выступать: 1.Результаты деятельности – продукты или услуги, 2.Виды деятельности; 3.Ресурсы.

26 Правила декомпозиции 5.Функции одного уровня декомпозиции должны быть равнозначны по объему, времени, сложности выполнения. 6.Последовательность критериев декомпозиции функций следует выбирать так, чтобы большая часть зависимостей и взаимодействий между функциями оказалась на самых нижних уровнях модели. На верхних уровнях функции должны быть автономны. 7.Декомпозиция функций прекращается, когда функции нижнего уровня удовлетворяют следующим условиям: функции являются элементарными; функции являются элементарными; конечный результат выполнения функции элементарен; конечный результат выполнения функции элементарен; четко определены способы достижения результатов функции; четко определены способы достижения результатов функции; временные характеристики и ответственность за выполнение работ могут быть однозначно определены с точностью до сотрудника. временные характеристики и ответственность за выполнение работ могут быть однозначно определены с точностью до сотрудника.

27 Правила описания бизнес-процессов Правило 1. Составляйте, уточняйте, подтверждайте схемы вместе с «владельцами» бизнес-процессов. Правило 2. Используйте визуальные подходы описания бизнес- процессов, способствующие повышению эффективности работы в группе. Правило 3. Используйте язык, понятный «владельцам» бизнес- процесса. Правило 4. Создавайте схемы деятельности, а не организационных структур. Правило 5. Избегайте излишней детализации бизнес- процессов, особенно на схеме «как есть». Правило 6. Избегайте составления схемы бизнес-процесса ради схемы, не ведущей к дальнейшему анализу и действиям. Правило 7. Не смешивайте понятия «как есть», «как должно быть», «как будет».

28 Взаимосвязь областей проектирования и структурных моделей предметной области Области проектирования Компоненты ИССтруктурные модели ПрО Объекты данных Данные Объектная структура Программы обработки данных Функциональные программные модули Функциональная структура Управляющие программные модули Структура управления Программные модули интерфейсов пользователей Организационная структура Среда (технология) обработки данных Комплекс технических средств Техническая структура