1 Проект CASIP-SMEs Встреча комитета по управлению проектом и финансами Люксембург, 15 ноября 2012 г. Проект финансируется ЕС Предоставлено Европейским Союзом Реализация проекта: торгово-промышленная палата Венеции Франческо Байокки Новая информация по финансированию

2 Проект CASIP-SMEs Реализация проекта: торгово-промышленная палата Венеции Проект финансируется ЕС СОДЕРЖАНИЕ 1 – Финансовые вопросы – отчет за первый год 2 – Изменение проекта – расширение 3 - Изменение проекта – изменение бюджета 4 - Финансовые вопросы – смета расходов 5 – Календарь периодов финансовой отчетности 6 – Подтверждающие расходные документы

Проект CASIP-SMEs Реализация проекта: торгово-промышленная палата Венеции Проект финансируется ЕС 1 – Финансовые вопросы – Отчет за первый год 22/XII/ /XII/2011 Дата представления делегации ЕС: 2012/VII/26 Общая сумма расходов: ,91 Поданные документы: 1.Приложение VI – отчет за первый год (описание проделанной работы в рамках проекта) 2.Финансовый отчет за первый год (описание расходов, понесенных за первый год реализации проекта) 3.Прогноз бюджета и отслеживание (предложение по изменению бюджета на второй год) 4.Приложение V – Запрос дальнейших средств для предварительного финансирования (пока не получены)

Проект CASIP-SMEs Реализация проекта: торгово-промышленная палата Венеции Проект финансируется ЕС 1 – Финансовые вопросы – Отчет за первый год 22/XII/ /XII/2011 Дата представления делегации ЕС: 2012/07/26 Общая сумма расходов: ,91 Поданные документы: 1.Приложение VI – отчет за первый год (описание проделанной работы в рамках проекта) 2.Финансовый отчет за первый год (описание расходов, понесенных за первый год реализации проекта); 3.Прогноз бюджета и отслеживание (предложение по изменению бюджета на второй год) 4.Приложение V – Запрос дальнейших средств для предварительного финансирования (пока не получены) Одобрено.

Проект CASIP-SMEs Реализация проекта: торгово-промышленная палата Венеции Проект финансируется ЕС 2 – Изменение проекта – расширение Официальная дата представления делегации ЕС: 2012/XI/06 Неформальная передача запроса: документы уже были неформально переданы делегации ЕС в августе 2012 г. Предмет запроса: расширение проекта от 22 апреля 2012 г. Что мы подали: запрос на внесение изменений в договор о предоставлении гранта; новую диаграмму Ганта проекта; официальное письмо от партнеров по проекту, одобряющее расширение проекта: состояние по реализации проекта положение на конец октября 2012 г.

Проект CASIP-SMEs Реализация проекта: торгово-промышленная палата Венеции Проект финансируется ЕС 2 – Изменение проекта – расширение Официальная дата представления делегации ЕС: 2012/11/06 Неформальная передача запроса: Документы уже были неформально переданы делегации ЕС в августе 2012 г. Предмет запроса: расширение проекта от 22 апреля 2012 г. Что мы подали: Запрос на внесение изменений в договор о предоставлении гранта; Новую диаграмму Ганта проекта; Официальное письмо от партнеров по проекту, одобряющее расширение проекта; состояние по реализации проекта положение на конец октября 2012 г. Неформально одобрено. Ждем официального внесения изменений в договор о предоставлении гранта.

Проект CASIP-SMEs Реализация проекта: торгово-промышленная палата Венеции Проект финансируется ЕС 3 - Изменение проекта – изменение бюджета Официальная дата представления делегации ЕС: 2012/VII/26 Просьба о разъяснении, полученная от делегации ЕС: 2012/X/17 Подача разъяснений делегации ЕС о предложениях по изменению бюджета: 2012/XI/06 Что мы подали: 1.Прогноз бюджета и отслеживание (предложение по изменению бюджета на второй год) 2.Разъяснения предложений по изменению бюджета и несколько подтверждающих документов

Проект CASIP-SMEs Реализация проекта: торгово-промышленная палата Венеции Проект финансируется ЕС 3 - Изменение проекта – изменение бюджета Официальная дата представления делегации ЕС: 2012/07/26 Просьба о разъяснении, полученная от делегации ЕС: 2012/10/17 Подача разъяснений делегации ЕС о предложениях по изменению бюджета: 2012/11/06 Что мы подали: 1.Прогноз бюджета и отслеживание (предложение по изменению бюджета на второй год); 2.Разъяснения предложений по изменению бюджета и несколько подтверждающих документов Наш менеджер проекта не выделил серьезных проблем, которые могут привести к отклонению нашего предложения по изменению бюджета. Наш запрос все еще находится в рассмотрении.

Проект CASIP-SMEs Реализация проекта: торгово-промышленная палата ВенецииПроект финансируется ЕС Общая стоимость проекта: Временные рамки проекта: Проект реализуется уже в течение 22 месяцев из Финансовые вопросы – смета расходов Общий бюджет проекта Средства, освоенные CASIP PPs до сих пор Расходы (% от общего бюджета) , ,0053 %

10 Проект CASIP-SMEs Реализация проекта: торгово-промышленная палата Венеции Проект финансируется ЕС 5 – Календарь периодов финансовой отчетности Период реализации: СрокЧто мы должны подать: 22/XII/ /06/ /XI/30 Ежеквартальный промежуточный отчет о состоянии проекта. 22/VI/2012 – 21/XII/ /I/31 Приложение VI – отчет о реализации проекта за второй год Финансовый отчет за второй год Прогноз бюджета и отслеживание (предложение по изменению бюджета на оставшиеся 4 месяца); Приложение V – Запрос дальнейших средств для предварительного финансирования 22/XII/2012 – 22/IV/ /V/31 Окончательный отчет о реализации проекта; Окончательный отчет о финансировании; Отчет о проверке расходования (независимый аудитор); Приложение V - Запрос сальдо.

11 Проект CASIP-SMEs Реализация проекта: торгово-промышленная палата Венеции Проект финансируется ЕС 5 – Что нам нужно в каждый период реализации проекта: Список расходов согласно предоставленному шаблону Подтверждающие документы о расходах (счета, квитанции и т. п.) Банковские подтверждения платежа (выписка с банковского счета, декларации и т. п.)

12 Проект CASIP-SMEs Реализация проекта: торгово-промышленная палата Венеции Проект финансируется ЕС 6 – Подтверждающие расходные документы ПЕРСОНАЛ Персонал Начало проекта: какие документы необходимо составить и представить главному подателю заявки - список привлеченных сотрудников; - письмо от имени руководителя учреждения, подтверждающее: - время,на которое сотрудник привлекается к проекту - роль сотрудника в проекте - ежемесячные расходы - автобиография сотрудника. В ходе реализации проекта, каждые полгода: какие документы необходимо составить и представить главному подателю заявки - описание работы, проделанной каждым сотрудником, привлеченным к проекту (ежемесячно предоставляется шаблон) - квитанции и выписки со счета (или аналогичный документ).

13 Проект CASIP-SMEs Реализация проекта: торгово-промышленная палата Венеции Проект финансируется ЕС 6 – Подтверждающие расходные документы Суточные включают: Размещение, питание, расходы на общественный транспорт на месте командировки и прочие затраты Суточные каждого участника проекта при зарубежных командировках должны учитывать: непосредственные расходы участника проекта; расходы, которые несет организатор, например: кейтеринг, ужин, общественный транспорт и т. п. В командировочные расходы НЕ включены: личные расходы, походы по магазинам; телефонные звонки, сделанные без острой необходимости. Поездка

14 Проект CASIP-SMEs Реализация проекта: торгово-промышленная палата Венеции Проект финансируется ЕС 6 – Подтверждающие расходные документы Суточные включают: Размещение, питание, расходы на общественный транспорт на месте командировки и прочие затраты Поездка Размер суточных (положение на 4 июля 2012 г.): Италия: 230,00 Люксембург: 237,00 Узбекистан 209,00 Таджикистан: 145,00 Киргизстан 381,00 Казахстан 310,00

15 Проект CASIP-SMEs Реализация проекта: торгово-промышленная палата Венеции Проект финансируется ЕС 6 – Подтверждающие расходные документы Оборудование и снаряжение Документы, которые необходимо сохранить и представить главному подателю заявки: - запрос на ценовое предложение (по возможности несколько поставщиков); - одобрение выбранного предложения; - документы, подтверждающие осуществление поставки/оказание услуги (копия брошюры, фотографии встречи и т. п.); - счет/квитанция, представленные поставщиком; - подтверждение осуществления банковского платежа (или аналогичный документ). Документы-подлинники могут быть на Вашем языке, но должны быть переведены на английский язык. Оборудование и сервис

16 Проект CASIP-SMEs Реализация проекта: торгово-промышленная палата Венеции Проект финансируется ЕС 6 – Подтверждающие расходные документы Документы, которые необходимо сохранить и представить главному подателю заявки: 1.Повестка дня встречи 2.Рекламные документы (проспект, реклама в прессе, экранное фото веб-сайта, почтовая рассылка и т. п.) 3.Презентации Power point 4.Фотографии мероприятия 5.Список участников с их подписями 6.Необходимое оборудование и сервис -запрос ценового предложения; -одобрение выбранного предложения; -документы, подтверждающие осуществление поставки/оказание услуги; -счет/квитанция от поставщика; -подтверждение осуществления банковского платежа (или аналогичный документ). Огранизация встречи

17 Проект CASIP-SMEs Реализация проекта: торгово-промышленная палата Венеции Проект финансируется ЕС Спасибо за внимание!