В этой презентации приводится пример планирования доходов и расходов. Исходные данные: Компания Альфа – управляющая компания и 2 филиала (в Москве и Санкт-Петербурге) Согласно бюджетного регламента, филиалы предоставляют планы по продажам в управляющую компанию. В управляющей компании заполняются три бюджета – бюджет продаж, бюджет зарплаты и бюджет затрат. Удаленные пользователи могут либо присылать заполненные бюджеты по электронной почте в формате Excel, либо могут работать через терминальное подключение к серверу. Существует режим работы по вводу данных в формы Excel без использования XLS-файлов. Для этого администратор системы регистрирует формы, и дает доступ пользователям в модуль Корректировки. Все что показано в этой презентации может быть настроено примерно за 2 часа.

Бюджеты, которые нужно заполнить в Управляющей компании

Бюджет, который нужно заполнить в Филиале Москва

Бюджет, который нужно заполнить в Филиале Санкт-Петербург

Бюджет по продажам, который заполнен Управляющей компанией

Бюджет по продажам, который заполнен Филиалом Москва

Бюджет по продажам, который заполнен Филиалом Санкт-Петербург

Бюджет по зарплате, который заполнен Управляющей компанией

Бюджет по затратам, который заполнен Управляющей компанией

Регистрация бюджета продаж в модуле регистрации форм. Когда пользователь создает новую форму, система генерирует таблицу в MS SQL. Поля в эту таблицу добавляются после того, как пользователь указывает, какие поля есть в файле Excel. Каждое поле привязывается к единому справочнику аналитических разрезов и показателей, для того чтобы в будущем консолидировать данные из разных форм.

Регистрация бюджета зарплаты В модуле регистрации форм.

Регистрация бюджета затрат В модуле регистрации форм.

Макросы для преобразования бюджетов к структурированному виду

Настройка регламента – отдел кадров должен Заполнить бюджет зарплаты на 2008 год

Настройка регламента – отдел продаж должен Заполнить бюджет продаж на 2008 год

Настройка регламента – отдел продаж филиала Должен заполнить бюджет продаж на 2008 год

Система отслеживает, предоставлены ли бюджетные формы подразделениями Управляющей компании

Система отслеживает, предоставлена ли бюджетная форма филиалом Москва

Когда бюджетные формы собраны, начинается процесс загрузки данных из файлов Excel в хранилище данных. Кроме самих данных, в хранилище загружается и сам файл XLS

Данные по продажам загружены В хранилище данных MS SQL Server

Данные по зарплате загружены В хранилище данных MS SQL Server

Данные по затратам загружены В хранилище данных MS SQL Server

Загруженные данные можно корректировать и создавать новые версии данных. Excel «встроен» в диалоговое окно системы. Можно Также вводить данные в пустые формы.

Загруженные данные можно корректировать И создавать новые версии данных

Для того чтобы из операционных бюджетов продаж, зарплаты и затрат сделать финансовый бюджет доходов и расходов, нужно выполнить несколько шагов. Во-первых – зарегистрировать по одному Источнику для каждой бюджетной формы. Если в одной форме идет планирование в натуральном выражении, а в другой форме указаны цены, то в Источник нужно вставить две эти формы, и связать их друг с другом.

Во-вторых, нужно зарегистрировать системный КУБ, состоящий из Источников. Системный куб – это большая реляционная таблица, генерируемая системой.

Когда КУБ зарегистрирован, система генерирует SQL-запрос, создающий таблицу для КУБа, которая объединит все операционные бюджеты из всех Источников КУБа. При объединении используется информация о том, какие разрезы и показатели имеются в каждой форме.

Далее регистрируется Модель системы Cognos. Возможна небольшая доработка системы для интеграции С другими системами класса OLAP/BI.

Далее регистрируется OLAP-КУБ системы Cognos

Далее, система заполняет большую таблицу, В которую загружаются данные из всех Операционных бюджетов КУБа. Эта таблица Является источником данных для Cognos

Модуль Cognos Impromptu подсоединяется к большой таблице

На основании запроса Cognos Impromptu, В модуле Cognos Transformer проектируется Многомерная аналитическая модель (OLAP-куб)

Когда модель Cognos готова и в нее загружены Данные, можно делать отчеты. На этом слайде мы видим финансовый бюджет (плановый БДР) в OLAP-клиенте PowerPlay.

Здесь мы видим детализированный БДР по группам товаров, сотрудникам и статьям затрат. Все это – аналитические разрезы модели. Разрезов может Быть сколько угодно - десятки, сотни…

Это пример анализа плановой валовой прибыли По группам товаров

Это пример анализа плановой выручки и рентабельности продаж для Филиала Москва

Это пример анализа бюджета зарплаты по сотрудникам.

Далее в эту же модель (OLAP-куб) подгружаются детальные фактические данные для проведения план-фактного анализа. В том случае если плановая прибыль получается недостаточно высокой – Можно вернуться в модуль Корректировки, и произвести перепланирование. Например, можно либо запланировать больше продаж высокомаржинальных товаров, либо снизить какие-либо затраты. Данный пример с тремя входными формами является упрощенным. Но ничто не мешает подключить к системе хоть 1000 входных форм. Если Вы захотите протестировать систему – пишите запрос на адрес Вы сможете либо заказать демо-версию системы, либо заказать тест-драйв cистемы (когда Ваши бюджетные формы будут зарегистрированы в системе, и Вы увидите, как данные вводятся в формы, загружаются в хранилище и визуализируются в виде консолидированных отчетов). Не забудьте зарегистрироваться для участия в бонусной программе, чтобы в случае будущей закупки системы Вашей компанией Вам бы начислились бонусные баллы. Зарегистрироваться можно здесь.здесь

Выводы. Данная система может применяться в следующих случаях: 1) Для автоматизации процесса планирования и бюджетирования. 1.1) Если планирование и бюджетирование у Вас еще не производится: Можно легко разработать и зарегистрировать бюджетные формы, настроить регламент, и разработать систему бюджетирования с нуля 1.2) Если планирование и бюджетирование у Вас производится в MS Excel Можно зарегистрировать в системе имеющиеся у Вас файлы Excel, и автоматизировать процесс их консолидации, с получением необходимых финансовых бюджетов. 1.3) Если Вы планируете внедрить специализированную систему бюджетирования Иногда слишком дорого покупать лицензии для всех пользователей (например для тех, кому каждый месяц нужно планировать скрепки и пачки бумаги), и Excel в этом плане хорош. Иногда функциональности системы бюджетирования не хватает. Например, если форма с очень сложным алгоритмом (у Excel могут быть на листе сложные формулы и даже функции на VBA), если форма имеет много строк и колонок (например на 200) - в Excel с ней будет удобнее работать ) Если планирование и бюджетирование у Вас уже производится в специализированной системе бюджетирования Если это так, то Вы вероятно уже сталкивались с проблемами, перечисленными в пункте 1.3… Если Вам пока (или уже) не нужна система бюджетирования, данная система может быть полезна в Вашем проекте по разработке Хранилища данных и/или аналитической системы: 2) Для сбора и консолидации отчетности из подразделений, филиалов, подотчетных организаций (если данные поступают в формате Excel). 3) Для решения задачи по загрузке полезной информации из файлов Excel в хранилище данных и/или в аналитическую систему (например отдел маркетинга может в Excel вводить цены конкурентов, маркетинговые акции, свойства товаров, характеристики магазинов, и эти данные будут оперативно подгружаться в ХД). 4) Для решения задачи по ручному вводу, корректировке и поддержке версионности произвольных данных в хранилище данных – это тоже самое что и пункт 3, но данные здесь заносятся не в файлы Excel, а в формы Excel, вживленные в диалоговые окна модуля Корректировки. Данные будут сразу попадать в ХД.