Архивы электронных документов: опыт реализации проектов Евгений Сергеев ООО «CОФТКЛУБ»

Расходы на ведение традиционного архива Бумага Амортизация и сервисное обслуживание принтеров Расходные материалы Помещения для хранения (аренда, коммунальные платежи) Трудозатраты на печать, удостоверение и поиск документов

Банки: самые массовые документы Мемориальные ордера Кассовые ордера Внебалансовые ордера

ИБС SC BANK NT: процесс подготовки документов Разработаны форматы документов (XML) Реализовано формирование ЭД Гибкая классификация ЭД по характеру операции Интеграция с СКЗИ Настройка маршрутов удостоверения ЭД Формирование и удостоверение описи в форме ЭД Группировка документов в электронные дела и их передача в SC-АРХИВ

Преимущества подхода Интеграция в операционные процессы Привычная для специалистов банка среда работы Полный контроль над процессом, включая сверку с балансом Формирование сопроводительных документов для смешанного архива

Электронные документы: особенности Консервативность специалистов Нормативно-правовые акты не в полной мере отражают особенности работы ЭД в архиве Недостаточное внимание со стороны руководства, определение ответственности ЗАКОН РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ 25 ноября 2011 г. N 323-З, «ОБ АРХИВНОМ ДЕЛЕ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ В РЕСПУБЛИКЕ БЕЛАРУСЬ» ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ 11 мая 2012 г. N 120, «ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ В АРХИВАХ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ, ИНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ» ЗАКОН РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ 28 декабря 2009 г. N 113-З, «ОБ ЭЛЕКТРОННОМ ДОКУМЕНТЕ И ЭЛЕКТРОННОЙ ЦИФРОВОЙ ПОДПИСИ»

Электронные документы: особенности Номенклатура дел и классификация Сроки хранения Полнота информации в документах для обеспечения взаимосвязей документов для воспроизведения форм внешнего представления ордеров в день < 80 Гбайт в год (с учетом ведения рабочего экземпляра и эталона, базы данных)

SC-АРХИВ Прием документов из разнородных источников в различных форматах (ASCII, XML, PDF, проч.) Проверка подлинности документов при приеме на архивное хранение Проверка целостности документов при получении документа из архива и по расписанию (СТБ ) Учет документов в архиве Гибкая система управления доступом к документам: пессимистичная политика безопасности доступ на уровне объектов, групп объектов, по значениям реквизитов

SC-АРХИВ Раздельное хранение реквизитов документов и самих документов: Упрощает регламентные процедуры резервного копирования базы данных Обеспечивает дополнительную защиту от НСД Использование различных устройств для физического хранения: Традиционные дисковые массивы Специализированный ПТК EMC Centera SC-АРХИВ IP-сеть Кластер Centera СУБД Oracle

SC-АРХИВ Регистрация новых устройства хранения в процессе эксплуатации Организация распределенного хранения больших объемов документов: прием свыше миллиона документов в день, эффективное сжатие Автоматическое создание двух экземпляров документов: рабочий и эталон (в том числе на разнородных устройствах) Контроль уникальности документов при загрузке в архив SC-АРХИВ IP-сеть

SC-АРХИВ Динамическое формирование метаданных архива и форм внешнего представления документов по их содержимому: оптимизация объемов хранения поддержка версий форматов документов и форм внешнего представления Прозрачное для пользователя объединение массивов документов, в том числе хранящихся на различных устройствах Эффективные механизмы поиска документов Утилизация документов с истекшим сроком хранения

Преимущества решения Специализированное решение для хранения неизменяемого контента Меры по контролю подлинности, целостности и сохранности электронных документов Прием на хранение большого количества электронных документов Оптимизация вычислительных ресурсов, необходимых на обработку и хранение электронных документов Организация различных архивных фондов из разнородных источников Интеграция с сертифицированными средствами криптозащиты

Благодарю за внимание Евгений Сергеев ООО «CОФТКЛУБ»