Деловая переписка

Виды деловой переписки ВнешняяВнутренняя Официальная Адресат: внешний контрагент. Примеры: гарантийное письмо, информационное письмо, коммерческий запрос, пресс-релиз. Адресат: сотрудник Вашей организации. Примеры: приказ, распоряжение, служебная записка, объяснительная. Личная Адресат: внешний контрагент. Примеры: приглашение, поздравление, соболезнование, рекомендательное письмо, благодарность. Адресат: сотрудник Вашей организации. Примеры: письмо-ответ, информационное письмо, приглашение, поздравление, соболезнование, рекомендательное письмо, благодарность.

Все виды деловой переписки могут вестись двумя способами: на бумажных носителях;по электронной почте.

Структура делового письма 1. Обращение 2. Преамбула 3. Основной текст 4. Заключение 5. Подпись 6. Постскриптум 7. Приложения

Обращение Находится в «шапке» письма и содержит должность и ФИО адресата. Стандартным считается обращение Уважаемый, которое пишут с большой буквы и по центру листа.

Пример обращения Генеральному директору ООО «Конкорд» Добровольскому П.И. Уважаемый Павел Ильич! или Уважаемый господин Добровольский!

Преамбула Составляет первый абзац письма, в котором изложена его цель, причина, побудившая Вас его написать. Прочтя преамбулу, адресат должен понять суть письма.

Основной текст В 2х – 4х абзацах должна быть изложена ситуация, выражены Ваши личные мысли и чувства по этому поводу и озвучена просьба о конкретных действиях либо предложениях

Заключение Необходимо для краткого подведения итогов всего написанного и логичного завершения письма.

Подпись Письмо завершается подписью (должность + ФИО) адресанта, которую предваряет стандартная вежливая форма «С уважением». При подписании письма важно учесть ранг адресата и адресанта.

Постскриптум Постскриптум (P.S.) служит для того, чтобы сообщить адресату о важном событии, которое произошло уже после написания письма, или передать ему информацию, которая имеет косвенное отношение к теме письма.

Приложения Приложения являются необязательным дополнением к основному тексту письма и поэтому оформляются на отдельных листах – каждое приложение на своём листе. Какие-либо правила их написания отсутствуют.

Оформление делового письма Бланк. Деловое письмо должно быть оформлено на официальном бланке организации. В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация: название организации; физический адрес организации; телефон и факс; web-сайт и .

Оформление делового письма Поля. Деловое письмо обязательно должно иметь поля: слева – около 3 см, справа – около 1,5 см.

Оформление делового письма Регистрационный номер письма, включающий в себя дату подписания письма руководителем. Регистрационный номер ставится в верхнем левом углу письма. Пример: Исх. 546 от на вх. 321 от

Оформление делового письма Шапка письма Содержит обращение к адресату, Размещается чуть ниже регистрационного номера Должность и ФИО адресата пишутся в верхнем правом углу письма. Непосредственно обращение оформляется по центру письма и заканчивается восклицательным знаком. Шапка может быть выделена жирным шрифтом.

Оформление делового письма Шрифт письма Шрифт должен быть одинаковым на всём протяжении письма. Стандартной практикой является использование шрифта Times New Roman с 12-м размером кегля и единичным интервалом между строками.

Оформление делового письма Нумерация листов для писем, объем которых превышает 2 страницы, а особенно для тех, что содержат приложения. При проставлении нумерации листов в текстовом редакторе Microsoft Word лучше пользоваться функцией «Колонтитулы» – «Вставить автотекст» – «Стр. из всего». Нумерация проставляется в нижнем правом углу листа.

Оформление делового письма Информация об исполнителе должна обязательно содержаться во всех деловых письмах, которые подписывают топ-менеджеры компании и руководители подразделений. должна содержать ФИО (желательно полностью) и номер контактного телефона – рабочего или мобильного. Также желательно указать адрес электронной почты. Информация об исполнителе пишется в самом конце письма после подписи. Кегль его шрифта должен быть на одну или две единицы меньше шрифта основного текста письма.

Оформление делового письма Приложения. Оформляются на отдельных листах. Нумерация листов может быть общей для всего документа или отдельной для основного письма и каждого приложения. Информация о приложениях должна содержаться в теле основного письма перед подписью. Пример: К данному письму прилагается 2 документа на 3-х листах: акт сдачи-приемки выполненных работ в двух экземплярах; счёт-фактуры. С уважением, Главный бухгалтер мебельной фабрики «Заря» Никитина Н.К.

Этические нормы деловой переписки При составлении деловых писем НЕ рекомендуется: начинать послание с констатации отказа; навязывать адресату ожидаемый исход вопроса; побуждать адресата к спешке при вынесении решения словами срочно, незамедлительно, в более короткие сроки; намекать адресату на его мнимую невнимательность, некомпетентность, вводя в текст письма формулировку типа Предлагаю внимательно изучить….

Этические нормы деловой переписки Для получателя деловых писем обязательными требованиями являются: отказ от формы ответа, при которой письмо-запрос или письмо-предложение возвращаются автору с размещенной на них ответной информацией; оперативный и четкий ответ организации- отправителю. Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничать.

Виды деловых писем Благодарность Сопроводительное письмо Гарантийное письмо Письмо-запрос Письмо-предложение Письмо-ответ Сообщения, извещения, уведомления Информационное письмо Письма-напоминания и письма-требования Претензионное (рекламационное) письмо Рекламное письмо

Благодарность Благодарность оформляется на официальном бланке организации, но может быть оформлена в качестве открытки. Текст благодарственного письма пишется в лаконичном дружеско-официальном стиле со ссылкой на событие, которое побудило отправителя выразить свою благодарность адресату. Благодарность заверяется личной подписью отправителя и в некоторых случаях – печатью организации.

Сопроводительное письмо Используют для отправки документов Текст письма может начинаться словами: Направляем…, Высылаем…, Представляем… Иногда начинается с обоснования или обозначения цели Обязательным является отметка о наличии приложения

Гарантийное письмо Подобные письма могут начинаться с изложения сути предоставляемых адресату гарантий, например: Настоящим письмом гарантирую…. Особенностью данного вида писем является наличие наряду с подписью автора подписи должностного лица, в непосредственном ведении которого находятся финансовые или иные вопросы.

Письмо-запрос Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом. Текст письма-запроса должен содержать обоснование необходимости предоставления материалов или сведений и собственно изложение запроса Письмо-запрос требует письма-ответа.

Письмо-ответ В тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме. Не следует включать в текст письма-ответа ссылку на поступившее письмо (На Ваше письмо от_________…). Сведения об инициативном письме вносятся в состав регистрационного номера письма-ответа. Письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: В связи с…

Письмо-подтверждение Ключевой языковой формулой этой разновидности писем является: «Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие на …)». При подтверждении предварительной договоренности в тексте письма необходимо коротко изложить ее суть. Если подтверждается получение документов – следует назвать их и т.д.

Информационное письмо Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц. Как правило, информационные письма подписываются руководителем организации, а в случае массовой рассылки (например, всем клиентам компании) могут вообще не содержать ручной подписи.