Редактирование это изменение содержания документа.

К операциям редактирования относятся следующие действия: набор текста; исправление опечаток; копирование, перестановка, удаление частей текста; вставка рисунков, таблиц и других информационных объектов.

При работе над текстовым документом пользователю приходится выполнять вручную очень много работы. Пожалуй, самой длительной ручной работой при редактировании документа является набор текста.

Однако среда Word является мощной автоматизированной системой, в которой предусмотрены инструменты автоматизации обработки документа, которые позволяют сэкономить время работы и улучшить качество подготовки документа.

Инструменты автоматизации редактирования Проверка орфографии Автозамена Автотекст Поиск и замена символов

Проверка орфографии

Для устранения грамматических ошибок в среду Word встроена автоматизированная система проверки правописания. Основу этой системы составляет база данных вариантов написания русских и английских слов, и база знаний правил грамматики.

Эта система сверяет каждое написанное слово с базой данных, а также анализирует правильность написания словосочетаний и предложений (согласованность падежей, расстановку запятых и т. д.). При обнаружении ошибок система выдает подсказку и в некоторых случаях - варианты исправления ошибок

По умолчанию Microsoft Word проверяет орфографию и грамматику автоматически при вводе текста, выделяя возможные орфографические ошибки красной волнистой линией, а возможные грамматические ошибки зеленой волнистой линией. Система проверки орфографии по умолчанию включена всегда.

Исправлять ошибки можно по мере ввода текста, а можно провести проверку сразу во всем тексте по окончании ввода. Для исправления ошибки по мере ввода щелкните правой кнопкой мыши на тексте, подчеркнутом волнистой зеленой или красной линией, а затем выберите предложенный вариант или соответствующую команду в контекстном меню.

При исправлении орфографической ошибки в контекстном меню часто предлагаются слова, близкие по написанию (рис. 3.2).

Следует заметить, что не всегда слово, подчеркнутое красной линией, написано неправильно. Вполне возможно, что это какой- нибудь специальный термин, которого нет в словаре. Очень часто подчеркиваются имена собственные, а также составные слова (например, «автотекст», «автозамена» и пр.), которые также отсутствуют в базе данных приложения.

Если слово написано правильно, но подчеркнуто красной линией, можно добавить его в пользовательский словарь, и больше оно не будет выделяться подчеркиванием.

Если в результате опечатки получается слово, имеющееся в словаре, то программа проверки орфографии его не пометит, например, если вместо слова «кот» написано слово «кто» или вместо слова «парта» написано слово «пара». Чтобы устранить такие ситуации, следует внимательно перечитать текст самому или, что еще лучше, попросить об этом другого человека.

Автозамена, автотекст

Для автоматизации ввода и исправления текста в среде Word существуют инструменты Автозамена и Автотекст.

Бывает, что при вводе текста с клавиатуры вместо нужной клавиши нажимается соседняя или две буквы нажимаются в обратном порядке. Инструмент Автозамена имеет встроенный словарь наиболее типичных опечаток и ошибочных написаний (рис. 3.4).

При обнаружении таких опечаток слово автоматически заменяется на правильное. Словарь автозамены можно пополнять. Практически у каждого пользователя есть свои особенности набора и «индивидуальные» опечатки и ошибки. Если в процессе набора вы ввели слово с опечаткой, то можно не только исправить его, но и включить в словарь автозамен. для этого в контекстном меню (рис. 3.2) следует выбрать команду Автозамена.

Инструменты Автотекст и Автозамена можно использовать для быстрого ввода стандартных фраз по нескольким первым буквам.

Инструмент Автотекст содержит список фраз длиной до 32 символов, которые среда автоматически предлагает вставить, когда набраны первые несколько букв. Эти фразы можно выбирать из списка элементов автотекста.

Иногда ошибки в словах исправляются без выделения и предупреждения, несмотря на то, что они не записаны в словарь автозамен. Это происходит в тех случаях, когда есть только один вариант исправления слова, например, в причастиях и прилагательных с двойными согласными («вызванный», «переданный», «деревянный» и пр.), или если вместо одной буквы написаны две одинаковые буквы подряд («теекст», «слуучай»).

Поиск и замена символов

Команды Правка Найти и Правка Заменить позволяют найти некоторый фрагмент текста или совокупность символов и при необходимости заменить их на другой фрагмент. В основном эти команды используются при работе с многостраничными текстами.

В диалоговом окне надо выбрать подходящую вкладку, Найти или Заменить, и ввести в соответствующие поля символы поиска и символы для замены (рис. 3.5).

Инструмент поиска и замены удобно использовать в случаях неправильного использования в тексте специальных или непечатаемых символов.

Наиболее характерные ошибки использования в тексте специальных или непечатаемых символов: между словами вставлено более одного пробела; между словом и следующим за ним знаком препинания вводится пробел; между знаком препинания и следующим за ним словом не ставится пробел; нет пробела перед открывающейся скобкой или после закрывающейся скобки; вставлены пробелы после открывающейся скобки или перед закрывающейся скобкой;

для отступа первой строки используются пробелы; в отсканированных или скопированных с веб-страниц текстах встречаются лишние символы «разрыв строки»; вместо символа «разрыв абзаца» используется «разрыв строки»; используются лишние знаки табуляции; вставлены пустые абзацы.

Для поиска и замены специальных символов надо щелкнуть на кнопке Специальный в окне поиска и замены.

Следует заметить, что некоторые ошибки вставки пробелов обнаруживаются системой проверки правописания, но с помощью команды Заменить все их можно исправить намного быстрее.