Электронный архив Уральского государственного университета Е. А. Негуляев, Е. А. Охезина 3 декабря 2008 г. Научно-практический семинар «Научное знание в цифровую эпоху: открытый доступ и открытые электронные архивы»

План Хронология создания электронного архива УрГУ. Текущее состояние электронного архива. Ключевые разделы и коллекции. Доступ к материалам. Размышления и выводы.

Хронология: 2001 Начата самостоятельное оцифровывание изданий из фондов НБ УрГУ (издания из отдела редких книг); Разработан технологический процесс оцифровывания, обработки и создания цифровых копий и представления пользователям; Начато формирование коллекции авторефератов и диссертаций (получение копии от авторов и подписание договора).

Хронология: 2003 Две электронных коллекции учебных материалов («Введение в литературоведение» и «История отечественной журналистики»): около 16 тыс. страниц каждая; PDF + распознанный текст в режиме «текст под изображением»

Хронология: 2004 Совместная работа над электронной коллекцией учебных изданий по философии и обмен цифровыми копиями с Научной библиотекой Удмуртского государственного университета (около 15 тыс. страниц).

Хронология: рубеж 2004/2005 Более 90 тыс. страниц в электронных коллекциях, созданных библиотекой самостоятельно. Различные пути поступления. В том числе от авторов. Эффективное управление большим количеством ресурсов возможно только с помощью специализированного программного обеспечения.

Хронология: первая половина 2004 г. Впервые в стенах НБ УрГУ произносятся слова «репозиторий» и «DSpace», как результат обсуждения статьи «DSpace vs. ETD-db: Choosing software to manage electronic theses and dissertations» (журнал «Ariadne», вып. 38, январь 2004 г.;

Хронология: вторая половина 2004 г. Тестовая инсталляция DSpace; Изучение и модификация схемы метаданных; Определение структуры; Первичное наполнение архива.

Хронология: 2005 г. Запуск OAI-провайдера. Электронный архив превращается в основное место для размещения материалов, создаваемых в электронном виде библиотекой. Электронный архив является инициативным проектом библиотеки, не предусматривающим ни дополнительного финансирования, ни выделения дополнительных материальных или человеческих ресурсов.

Хронология: 2006 г. DSpace 1.4.* Архив развивается естественным путем. Начинается сотрудничество с редакциями некоторых периодических изданий, выходящих в УрГУ и размещение статей из журналов в архиве. Устанавливается технологический процесс размещения авторефератов при участии сотрудников Ученого совета. Авторизованный доступ к коллекциям документа

Хронология: рубеж 2006/2007 Впервые к архиву проявлен интерес со стороны УРРЦИ. Изменение позиционирования: инициативный проект библиотеки превращается в общеуниверситетский. Перенос на оборудование УРРЦИ.

Хронология: 2007 г. Февраль 2007 г документов. Коллекция электронных методических изданий УрГУ (связано с аттестацией ВУЗа). Сотрудничество с компанией Яндекс создание тематической коллекции «Информационный поиск» документов за год. Ещё один сотрудник, привлеченный к работе с электронным архивом.

Хронология: 2008 г. В архиве размещаются материалы, созданные преподавателями в рамках Инновационной образовательной программы УрГУ. Чаще всего это УМКД (учебно-методические комплексы дисциплины), включающие в себя программу, методические рекомендации, тексты лекций или учебники, хрестоматии и т. п. Более 160 комплексов на настоящий момент.

Сбор и прием УМКД Материалы записываются на CD, которые поступают в фонд библиотеки. Требования: каждый компонент в отдельном файле, обязательное присутствие тит. листа. Авторы заполняют лист регистрации: авторы, название, аннотация, ключевые слова, целевая аудитория, перечень компонентов. В электронном каталоге создается запись на принятый CD, который поступает в фонд библиотеки.

Сбор и прием УМКД В электронном архиве УМКД описывается как отдельный ресурс. Для размещения в архиве все текстовые документы преобразуются в PDF, презентации остаются в PPT, прочие материалы (программы и т. п.) архивируются. Имена файлов нормализуются.

Хронология: 2008 г. 14 октября Open Access Day в архив было загружено 1500 документов.

Хронология: 2008 г. 1 ноября в результате технического сбоя произошло разрушение файловой системы на оборудовании, на котором располагался DSpace. Обязательства УРРЦИ по технической поддержке и резервному копированию оказались не выполнены. Архив восстановлен из копии, созданной в момент миграции на оборудование УРРЦИ 850 документов (рубеж 2006/2007 г.)

Хронология: ноябрь 2008 г. За ноябрь в архив было загружено почти 500 документов. Восстановление должно быть закончено в январе-феврале 2009 г.

Текущее состояние 1322 документа Основные разделы и коллекции: Авторефераты и диссертации554 Учебно-методические материалы212 Инновационное образование161 Периодические издания УрГУ … Коллекции отдельных факультетов (журналистики, филологического, философии, биологии)

Доступ к материалам Три уровня: Полностью открытый; Открыт в сети УрГУ; Открыт только в сети библиотеки. Разграничение доступа на уровне коллекций, но не отдельных документов.

Доступ к материалам

Связь с электронным каталогом

Наш вклад в DSpace НБ УрГУ не принимала участия в развитии программных модулей DSpace. Нами выполнены: Перевод интерфейса (пользовательский и административный) на русский язык. Перевод справочной системы.

Некоторые выводы Цель создания электронного архива УрГУ сугубо прагматическая: управление внутренними электронными ресурсами. Электронный архив задумывался еще в тот момент, когда в нем не было осознанной потребности у университетского сообщества. Вектор развития: от материалов, генерируемых библиотекой к университетским ресурсам. Не все ресурсы представлены в настоящее время в электронном архиве.

Некоторые выводы На конец 2008 г. архив превратился в ресурс, функционирование которого уже является критически важным для университета. Работая на себя, мы делимся результатами со всеми. Сопровождение электронного архива полностью выполняется Научной библиотекой. Усилия, требуемые на поддержание архива, возрастают.