Гамбургский Счет – оценка чего-либо без скидок и уступок с предельной требовательностью. Тахометр бизнес-процессов

«Тахометр» бизнес-процессов Если организацию сравнить с автомобилем, персонал организации – с двигателем автомобиля, а финансовые показатели со Спидометром, то Гамбургский Счет – это Тахометр. Точка опоры … в управлении эффективностью бизнеса Три этапа, три применения Гамбургского Счета Управление себестоимостью продуктов и услуг (Activity Based Management, Time- Driven Activity Based Costing). Управление организационной эффективностью - управление численностью персонала, оптимизация организационной структуры (Workforce Management). Диагностика «узких мест» и не эффективного использования ресурсов, повышение исполнительской дисциплины, внедрение новых форм организации труда. Этап 1 Этап 2 Этап 3

Управление себестоимостью продуктов и услуг Методика: Time-Driven Activity-Based Costing Совокупные квартальные затраты на поддержание Ресурса 31680× Доля продуктивной работы × Время на единичную операцию × Число единичных операций, (выполняемых в квартал) Стоимость единицы времени (минуты) Число работников × Измеряется средствами Гамбургского Счета Ставка носителя затрат

Правда в Цифре! 1.Какова доля Продуктивной Работы в каждом подразделении? Можно ли её увеличить? Как это сделать? 2.Каково время выполнения типовых операции? От чего это время зависит? Можно ли его уменьшить? 3.Сколько типовых операций выполняется в месяц/квартал? От чего это зависит? Можно ли увеличить это число? 4.Сколько работников необходимо и достаточно в каждом подразделении? От чего это зависит? 5.Каковы совокупные затраты на поддержание каждого Ресурса? Можно ли их «безболезненно» снизить? Какова фактическая себестоимость продукции и как ей управлять ?

Регламентированный и «творческий» труд Эффективная Нагрузка для работников регламентированного труда – доля чистого времени, приходящаяся на выполнение типовых бизнес-операций. Эффективная Нагрузка для работников «творческого» труда - доля времени, приходящаяся на выполнение работ, непосредственно связанных с выполнением определенных бизнес-функций (в простейшем случае – с выполнением прямых должностных обязанностей). Три категории персонала: 1.Работники регламентированного труда - выполняют типовые операции, как правило, с использованием компьютера. 2.Работники «творческого» (нерегламентированного) труда – выполняют типовые задания с использованием заранее определенных методик. 3.«Креативщики» - бизнес-администрирование, разработка новых методик, технологий и т.п. (Понятие Эффективной Нагрузки неприменимо). Регламентированный труд «Творческий» труд Цель 2 Цель 1 ЦельИсходная точка

Эффективная Нагрузка А1.1.1A1.1.2А1.1.1В2.1.4А1.1.2В Название работы. 2.Тип работы классификатор работ. 3.Назначение работы справочник атрибутов. Сколько времени выполняется работа. Какова эффективность использования времени при выполнении работы (ОПЦИОНАЛЬНО, если возможно). Какова достоверность информации о трудозатратах (ОПЦИОНАЛЬНО, если возможно). Рабочий день/неделя/… Рабочий День = Продуктивная Работа + Вспомогательная Работа Эффективная Нагрузка (%) = доля Продуктивной Работы

Индекс Загруженности Подразделения Индикатор организационной эффективности, предназначенный для определения «узких мест» и неэффективного использования ресурсов 1 час ИЗП-1=50% Индекс Загруженности Подразделения (ИЗП) – доля оценочных интервалов, выраженная в процентах, в течение которых доля Общей (Достоверной, Эффективной) Продуктивной Работы была больше определенного порогового значения, соответствующего оценке: «хорошо» (ИЗП-1); «допустимо» (ИЗП-2); «требует внимания» (ИЗП-3); «на грани» (ИЗП-4). Оценочный интервал:1 час 1. Доля Продуктивной Работы Общая Продуктивная Работа (ПР) = 84% (более 80% - «хорошо») 2. Доля Продуктивной Работы * Достоверность Достоверная ПР = 74% (менее 80% - «допустимо») 3. Доля Продуктивной Работы * Эффективность (BPI) Эффективная ПР = 25% («плохо») ИЗП может рассчитываться по любому из трех видов ПР: по Общей ПР, по Достоверной ПР, по Эффективной ПР.

Загруженность персонала (%) Интегрированный фактор (шт.) MAX MIN Персонал перегружен (повышаются риски) Персонал недогружен (повышается себестоимость) Загруженность персонала = F (Интегрированный фактор) Численность персонала = F (Загруженность) Концепция управления численностью работников регламентированного труда Хорошо

Оптимизация организационной структуры F1F2F3F4F5F5 P17%64%-29%- P2-99%--1% P344%-66%-- P4-5%-95%- Бизнес-функции Организационные звенья (подразделения) Анализ соответствия орг. структуры стратегическим целям компании Миссия Дерево целей Дерево стратегий Бизнес-функции Организационные звенья Функциональные обязанности Доля Продуктивной Работы подразделения P2, приходящейся на выполнение бизнес-функции F5 !!!

Техническая концепция Гамбургского Счета «Фотоаппарат» рабочего дня

1. Систематизируем выполняемые работы Создаем справочники: бизнес-функций, бизнес-ролей, функционалов Бизнес-функция – «свернутый» бизнес-процесс. Бизнес-роль - в простейшем случае должностная позиция. Бизнес-роль/ Бизнес-функция Бизнес-функция ХБизнес-функция У Бизнес-роль 1 1.Работа А 2.Работа В 3.Работа С 1.Работа D 2.Работа E 3.Работа F Бизнес-роль 2 1.Работа G 2.Работа H 3.Работа I 1.Работа K 2.Работа L 3.Работа M В ПРОСТЕЙШЕМ СЛУЧАЕ МОЖНО НЕ ДЕЛАТЬ.

2. Классифицируем выполняемые работы Создаем иерархическое дерево (справочник) атрибутов Работа Атрибуты Работы Назначение работы (целевая функция) Вид работы (детализация) Заказчик работы … Составление отчета о загруженности персонала за февраль. Планирование персонала и организация труда Разработка нормативов по организации труда на производстве, расчет нормативной численности ProLAN… … Категория работы: Продуктивная Вспомогательная Заказчик работы: … Назначение работы: … 2 3 В ПРОСТЕЙШЕМ СЛУЧАЕ МОЖНО НЕ ДЕЛАТЬ. Название атрибута Значения атрибута Вид работы: …

3. Измеряем фактические трудозатраты Используем приложение SelfTrace Автоматический хронометраж Самохронометраж Ручной ввод данных

3-1. Три способа получения workflow Способы формирования (в программе SelfTrace) списка работ, к которым применяется самохронометраж 1.Прозрачная интеграция с MS Outlook 2007/ Ввод работ вручную. 3.Централизованное распространение списков работ из консолидированной базы данных. Консолидированная база данных Система бизнес моделирования Прикладная система (ERP, CRM) Ввод данных вручную SelfTrace

МетрикаВесФактПорогПланВызовFuncRes%Res Интегрированный фактор (баллы) … = BPI Интегрированный фактор = (Число обработанных строк) * 1 + (Число заведенных справочников)* 3 + (Число созданных документов)*2 + (Число созданных отчетов)*5 Аналогично расчету KPI Res. Интегрированный фактор (баллы) Порог План Вызов Оцениваем эффективность трудозатрат Измеряем значение показателя BPI (Basic Performance Indicator) В ПРОСТЕЙШЕМ СЛУЧАЕ МОЖНО НЕ ДЕЛАТЬ.

5. Оцениваем достоверность трудозатрат Достоверность информации о трудозатратах – ключевой вопрос управления себестоимостью продуктов и услуг Уровень Вид операций Первый уровеньВторой уровень Операции, выполняемые без использования компьютера. Оценка Комиссаром (Наблюдателем) Операции, выполняемые с использованием компьютера. Оценка Экспертной Системой ОПЦИОНАЛЬНО Оценка Комиссаром (Наблюдателем) В Гамбургском Счете применяется 2-х уровневая система оценки достоверности информации о трудозатратах. При этом используемые на каждом уровне средства зависят от выполняемых персоналом операций (с использованием компьютера или без использования компьютера).

5-1. Оценка достоверности Экспертной Системой Оцениваем достоверность трудозатрат по операциям, связанным с использованием компьютера Задание Атрибуты Заданий (Бизнес-операций) ЦельФункцияПроект Ю-КОД Срок Для каждого Ю-КОДА задается Экспертиза расчета Достоверности Результатов Бизнес-приложения, которые могут использоваться работником Минимальная интенсивность ввода данных (символов/мин) Максимальная интенсивность ввода данных (символов/мин) MS Word 5300 MS Excel 5200 Консультант Плюс 550 Достоверность Результатов – это доля времени, в течение которого сотрудник работал с определенными бизнес-приложениями и интенсивностью в заданном диапазоне. ОСНОВНОЙ метод оценки достоверности.

5-2. Оценка достоверности Комиссаром Комиссар (Наблюдатель) в режиме реального времени видит выбор работников (выбранные задания, виды активности и т.д.) и подтверждает (или не подтверждает) этот выбор на основе результатов видеонаблюдения и контроля содержимого компьютерных экранов. Работник (программа SelfTrace) Комиссар (программа SLA-ON Operations) Оцениваем достоверность трудозатрат по операциям, не связанным с использованием компьютера «Достоверность по Комиссару» = 100% * (Число подтверждений Комиссара)/ (Общее число проверок) ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ метод оценки достоверности (МОЖНО НЕ ДЕЛАТЬ). Опционально

Управление организационной эффективностью Хронометраж Эффективная Нагрузка Эффективная Нагрузка, Достижения Эффективная Нагрузка, Достижения, Факторы Линейный руководитель HR-менеджер Директор по развитию ERP, CRM, Service Desk … «Штуки», Факторы Контур 3: Управление себестоимостью продуктов и услуг (численностью персонала). Контур 2: Устранение «узких» мест, управление достижениями. Контур 1: Управление трудозатратами. Три контура управления организационной эффективностью Корректирующие действия: Ежедневно Корректирующие действия: Ежемесячно - Ежеквартально Корректирующие действия: Ежеквартально - Ежегодно

Экономическая эффективность Внедрение модели Гамбургский Счет 3 на 100 работников Статьи расходовЗатраты 1. Лицензии на использование ГС 3 на 100 работников363 т.р. 2. Техническая поддержка ГС 3 в течение 1 года73 т.р. 3. Базовое внедрение ГС 355 т.р. 4. Аппаратная платформа, обучение, консалтинг, обслуживание, …300 т.р. ИТОГО: ~ 791 т.р. ФОТ 100 работников в год с учетом всех налогов42 т.р. *12*100 = ~ т.р. Внедрение Гамбургского Счета позволит, как минимум, на 15% повысить производительность труда ~ 40% работников * 0.4 *0.15 = 3000 т.р. Рентабельность = [( ) /791]*100% ~ 280 % «Экономия» = ФОТ ~ 5 работников; (( )/42) = 5

Практическое управление себестоимостью Оптимизировать Сокращать (Время на единичную операцию = Время Ввода Данных + Think Time). Увеличивать 1 Оптимизировать Сокращать

Хотите узнать больше? 1.Слайд-тур по функциональности Гамбургского Счета: 2. Презентация пяти моделей Гамбургского Счета: