Презентация возможностей программы Оценка деятельности муниципального образования по ключевым показателям эффективности (KPI) Сергей Бобрецов, Профи-ИТ. г. Сургут

Цели и назначение KPI MONITOR KPI MONITOR - готовое решение для оперативной и качественной оценки эффективности деятельности организации с использованием методов целевого управления. Автоматизация сбора качественных и количественных показателей деятельности муниципального образования. – Ведомственным целевым программам – Долгосрочным целевым программам – Показателей для отчета Главы города – Показателей для отчета перед думой города – Оценка качества предоставления муниципальных услуг Мотивация персонала Бюджетирование

Сити-менеджер Департаменты Комитеты Управления Учреждения Текущий метод сбора показателей МО Отрицательный момент: Продолжительное время сбора показателей (периодичность раз в квартал). Искажение показателей на каждом уровне. Субъект федерации

Системные проблемы. большой объем информации по показателям, в каждом муниципальном образовании более чем 2000 показателей; большой объем рутинных операций, так как сбор ведётся через Excel; очень малая оперативность (квартал); искажение информации по уровням (так как по показателям оценивают подразделения, а показатели сами же подразделения и подают); показатели хранятся в разных местах и поэтому затруднен доступ к информации (подразделения считают ее своей); увеличивающийся объем показателей с каждым кварталом; отсутствие учета коэффициентов инфляции и изменения объема потребности услуг населения; в большинстве случаев отсутствует кодификация показателей и математическая формула расчета (с описанием метода расчета), что приводит к тому, что показатели дублируют друг друга или отличаются друг от друга небольшими моментами (словесным описанием).

Проблемы на уровне Муниципального Образования только ручной способ передачи информации на уровень выше в субъект федерации, отсутствие доступа к показателям общественности (как главного потребителя) и главного контролера качества услуг; в большинстве муниципальных образований оценка только финансовых показателей, без учета показателей качества предоставления услуг; в связи с тем, что показателей много, их в основном "просматривают", а не принимают их как факты и не используют в принятии управленческих решений; усложненный способ сбора информации для мониторинга цен на основные товары, так как мониторинг должен быть более оперативный (ежедневный или раз в неделю); отсутствие в табличных отчетах информации за большой период (выявление тренда изменения показателя за 2-3 года). Для пользования предоставляется информация в табличном виде за текущий период (или 2 периода ранее), что опять же влияет на качество принимаемых решений; оценка успешности деятельности осуществляется только как попадание в установленный план (бюджет), а не от реальной потребности территории и населения (принцип сколько денег было - все потратили, а на что потратили и какой эффект это дает, не важно); разрозненность показателей для разных отчетов - для главы они показатели, для думы другие показатели, для субъекта федерации третьи. Так как делаются отчеты из разных наборов показателей и разными людьми, то возникает искажение, когда одна и та же информация представляется каждый раз по разному и с разными значениями.

Проблемы на уровне субъекта Федерации подразделения муниципальных образований и ведомственные структуры (структуры субъекта Федерации) порой собирают одну и ту же информацию и не обмениваются ей, что приводит к "массовому, двойному или тройному" увеличению объема показателей и соответственно нагрузки на сотрудников, что в свою очередь влияет на качество предоставляемой информации (лишь бы сдать, а времени проверить достоверность и полноту нет); показатели в разных МО – разные, как по сути, так и по методам расчета и описанию, т.е. они несоизмеримы, что не позволяет сравнивать качество предоставления услуг между различными МО, вследствие чего понижается общий уровень качества; на уровне субъекта Федерации (Хантов) при объединении показателей происходит увеличение объема не соизмеримых показателей МО по линейной зависимости от числа МО, хотя они должны объединяться, давать возможность сравнивать и принимать решение. Затруднительно принимать решение, если 2000 пок*13 МО= тыс. показателей, которые каждый квартал (или каждый год) меняются; на уровне субъекта Федерации (на уровне департаментов МО) информация приходит уже обобщённой с уровня МО (уровня комитетов МО) и не виден корень проблемы, а только ее последствия (верхушка айсберга) и нет возможности докопаться до сути (корня проблемы), что опять же искажает принятые управленческие решения.

Итог проблем очень низкая эффективность текущей системы. Она работает с большим числом сбоев. искажение информации более чем на %, что делает ее не применимой для принятия качественных управленческих решений.

Сити-менеджер Департаменты Комитеты Управления Учреждения Сбор показателей через KPI MONITOR KPI MONITOR - отсутствие искажения информации по уровням; ускорение сбора информации; исключение ошибки при передаче данных; Оn-line пересчёт производных показателей. Субъект федерации

Трехзвенная web-архитектура Web-интерфейс Простота развертывания из любого web-браузера как в Internet, так и Intranet сети Высокая масштабируемость системы Технология «тонкого клиента» Высокая производительность Web-архитектура KPI MONITOR

Стратегическая карта в KPI MONITOR KPI MONITOR - на любом уровне управления позволяет задать основные цели (группы целей), в рамках которых разрабатываются качественные и количественные показатели. Цветом отображается уровень достижения цели.

Панели мониторов (Dashboard) KPI MONITOR Возможность произвольного размещения объектов программы - Показателей, Отчетов, Систем показателей - на приборной панели монитора.

Возможность одновременного параллельного анализа финансовых и нефинансовых показателей Оценка качества предоставления государственных и муниципальных услуг на основе: Показателей объема выполнения муниципальной работы Показателей потребности в выполнении муниципальной работы Показателей качества выполняемой муниципальной работы Показателей надежности/регулярности выполняемой муниципальной работы Показателей доступности муниципальной работы Показателей себестоимости муниципальной работы

Работа с вышестоящими организациями Передача части выбранных показателей на уровень субъекта Федерации. Интеграция с вышестоящими органами государственной власти, например на основе «ТИС – Югра». Возможность Web-доступа к части информации муниципального образования с определенными правами или только на чтение. KPI MONITOR – позволяет передавать часть информации о показателях в другие базы данных на основе метода выгрузки с использованием планировщика.

Панели мониторов (Dashboard) KPI MONITOR мониторинга трендов, тенденций, отклонений и детальных данных, хранящихся в учетных/финансовых системах

Уточнение показателей в KPI MONITOR Интерактивное уточнение показателей позволяет проводить многомерный аналитический анализ с выявлением причинно-следственных связей

Быстрое обучение работе с KPI MONITOR Возможность использования в формулах функций и других показателей в качестве переменных, с возможностью наложения фильтров на аналитические параметры Быстрое обучение работе в программе, так как методика разработки и расчета показателей похожа на работу с электронными таблицами Excel

Бюджетирование в KPI MONITOR Представляет собой готовое решение по автоматизации системы контроля исполнения бюджета на основе интерактивного представления ключевых показателей во взаимосвязях аналитических разрезов бюджетов.

Мотивация персонала Возможности KPI MONITOR позволяют не только определить и настроить логику расчета KPI сотрудника, но и наглядно отобразить все зависимости между оперативными показателями, KPI и стратегическими целями организации.

Автоинформирование в KPI MONITOR Индикативные цвета целевых и критических зон Целевого показателя позволяют привлечь внимание руководителя к проблемным показателям организации Индикативные цвета целевых и критических зон Целевого показателя позволяют привлечь внимание руководителя к проблемным показателям организации Автоматическое оповещение ( или sms) владельцев/ответственных за значения Целевых показателей о приближении к пороговым значениям Автоматическое оповещение ( или sms) владельцев/ответственных за значения Целевых показателей о приближении к пороговым значениям

Настройка прав доступа пользователей KPI MONITOR Иерархический справочник «Субъекты» позволяет организовать удобное администрирование пользователей/ответственных соответственно организационной структуре организации. Иерархический справочник «Субъекты» позволяет организовать удобное администрирование пользователей/ответственных соответственно организационной структуре организации. Полная информация пользователя позволяет руководителю быстро определить ответственного за показатели предприятия и организовать обратную связь с помощью программы. Полная информация пользователя позволяет руководителю быстро определить ответственного за показатели предприятия и организовать обратную связь с помощью программы.

Импорт данных в KPI MONITOR Импорт данных как из СУБД учетных приложений, так и из транспортных файлов Импорт данных как из СУБД учетных приложений, так и из транспортных файлов Автоматическая процедура импорта Автоматическая процедура импорта Единая аналитико-справочная система организации Единая аналитико-справочная система организации Импорт данных как из СУБД учетных приложений, так и из транспортных файлов Импорт данных как из СУБД учетных приложений, так и из транспортных файлов Автоматическая процедура импорта Автоматическая процедура импорта Единая аналитико-справочная система организации Единая аналитико-справочная система организацииERPCRM CSM АБС WMS Бух. приложение Файл Excel Автоматическая синхронизация аналитических справочников Шаблоны для импорта Планировщик импорта Глубокий анализ корпоративных данных Консолидированная отчетность Анализ взаимосвязей данных Корпоративные данныеКонсолидация Мониторинг и анализ

Выгоды от использования KPI MONITOR Низкая стоимость приобретения и обслуживания программы (при объеме закупки от 100 рабочих мест стоимость одной лицензии всего 3500 руб.) Автоматизация сбора качественных и количественных показателей деятельности муниципального образования Контроль деятельности обособленных учреждений по основным показателям эффективности Использование программы для оперативного мониторинга цен на основные товары и услуги с периодом оценки (день, неделя, месяц, год) Возможность создания различных методик в единой базе данных (например, оценка качества выполнения заключенных муниципальных заказов или качество претендентов, ведение данных социальных опросов населения) Разграничение прав доступа к информации в программе (как по объектам и показателям, так и по уровням управления или структуре организации)

Выгоды от использования KPI MONITOR Получение доступа к показателям через Web- сайт, как из внутренней сети организации, так и из глобальной сети интернет Персональная ответственность руководящего состава и рядовых сотрудников за выполнение закрепленных за ними показателей (за каждым показателем закрепляется в программе ответственный) Возможность размещения множества показателей на одном экране монитора. Создание «панелей мониторов», которые группируют различные виды информации: графическую, табличную, позволяют динамически уточнять информацию, анализировать временные ряды Возможность анализа динамики изменения показателей за большой период времени и интерактивное объединение информации за более крупные периоды. Работа в едином информационном пространстве через web-сайт.

Выгоды от использования KPI MONITOR Возможность добавления и изменения показателей без привлечения программистов (собственными сотрудниками МО). Программа в разделе настройки похожа на работу с электронными таблицами Excel (задание формул расчета, математические и логические действия), что позволяет перестраивать показатели сотрудникам организации, умеющим работать с Excel. Возможность визуальной оценки полученных данных (задание целевых границ показателей). Данный метод позволяет повысить скорость визуального получения информации с помощью цветовых индикаторов и позволяет быстро определить проблемные точки (обычно выделяемые красным цветом). Возможность создания и использования современных методик управления системы (Системы сбалансированных показателей, Бизнес- процессов, Системы менеджмента качества, Бюджетирования и т.д)

Выгоды от использования KPI MONITOR Возможность интеграции со сторонними приложениями (например, АИС Бюджет) для автоматического обмена данными по расписанию или on-line. Возможность уточнения показателя по его составляющим для получения более точной информации о проблемной тенденции (его структура, формула расчета, метод расчета, цель расчета, методика расчета, аналитические справочники и т.д.) Подготовка материалов по ведомственным целевым программам, долгосрочным целевым программам, показателям отчета Главы города, показателям отчета перед думой муниципального образования. Одновременный анализ финансовых и нефинансовых показателей (бюджета, показатели качества расходования бюджетных денег, статистических данных, данных социальных опросов) Ведение и оценка качества предоставления государственных и муниципальных услуг.

Благодарим за внимание! ООО «Профи-ИТ» г. Сургут (3462) ХМАО-Югра, ИТ-Форум, 2011