Автоматизация управления совещаниями и поручениями (Система АМ-УСП) Длительность презентации: минут год ООО «Автоматизация менеджмента»

Цель презентации 2 1.Рассмотреть структуру бизнес - процессов совещаний и требования к автоматизации управления совещаниями. 2.Показать основные функциональные возможности системы «АМ-УСП». 3.Обсудить источники эффективности системы и вопросы ее применения в условиях Заказчика.

Состав презентации 3 1.Типовые недостатки совещаний. 2.Требования к автоматизации управления совещаниями. 3.Демонстрация системы «АМ-УСП». 4.Регламент и тренинг по управлению совещаниями. 5.Эффективность автоматизации совещаний. 6.Вопросы и обсуждение.

1. Типовые недостатки совещаний (1) 4 Совещания как приводные ремни и смазка для различных организационных осей и колес компании и плохо, когда они дают потери и не обеспечивают нужный ход предприятию. К числу недостатков (источников потерь) на совещаниях относятся: 1.Совещания заранее не планируются, отсюда несвоевременное оповещение и запоздалое знакомство участников с материалами. 2.Повестка дня не привязана к целям, планам и актуальным проблемам организации. 3.Не ведется протокол совещаний или протокол готовится по памяти, после совещания. 4.Решения принимаются и поручения выдаются устно, без протоколирования.

5 5.Возникают искажения в протоколах по сравнению с реальными решениями на совещании. 6.Различное толкование участниками принятых решений и своей ответственности. 7.Не фиксируются особые мнения участников совещаний. 8.Не ведется история вопросов, всплывают заново темы, которые ранее уже обсуждалис ь. 9.Плохо осуществляется контроль решений совещания. 10.Не оценивается исполнительская дисциплина участников. 11.Неявки и опоздания участников 12.Нет оценки качества проводимых совещаний …………………………… всего порядка 60 недостатков, потерь, ошибок………. 1. Типовые недостатки совещаний (2)

2. Требования к автоматизации совещаний (1) Бизнес – процессы совещаний 6 п/п Бизнес – процессРезультат 1Организация совещанийРегламент и план совещаний 2Подготовка совещанияПодготовленные вопросы и участники 3Проведение совещанияВыработанные решения и поручения 4Завершение совещанияУтвержденный протокол 5Контроль исполнения протоколаПеречень и состояние вопросов и поручений 6Анализ материалов совещанийАктуальная база данных совещаний

2. Требования к автоматизации совещаний (2) Функциональные требования 7 п/п Бизнес – процесс, функция Требования 1Организация совещаний Определение руководителя, секретаря, участников и формирование плана проведения совещаний на период 2Подготовка совещания Рассылка уведомлений и материалов к совещанию, уточнение сроков, повестки дня и списка участников 3Проведение совещания Обсуждение повестки дня совещания, принятие решений и выдача поручений исполнителям 4Завершение совещания Формирование текущего протокола, создание проекта протокола следующего совещания, рассылка уведомлений 5Контроль исполнения протокола Напоминания исполнителям о вопросах и поручениях, ведение вопросов и поручений на контроле 6Анализ материалов совещаний Ведение и поиск в базе данных совещаний (протоколы, темы, вопросы, поручения, материалы, участники)

3. Демонстрация системы «АМ-УСП» 8 1.Назначение и область применения. 2.Основные функции : Организация совещаний ; Подготовка совещаний ; Проведение совещаний ; Завершение и подготовка протокола совещания ; Контроль и анализ исполнения решений совещания ; Мониторинг и анализ эффективности совещаний ; 3.Технические требования к «АМ-УСП».

3. Демонстрация системы «АМ-УСП» (1) Назначение и область применения 9 Программа «АМ-УСП» предназначена для автоматизации процессов организации, подготовки и проведения совещаний, а также контроля исполнения принятых на них решений. Программа может использоваться для одновременной поддержки различных видов совещаний, проводимых на уровне предприятий, подразделений или рабочих групп. В программе предусмотрен однопользовательский и сетевой режимы работы. В первом случае программа используется лицом, проводящим совещания или его секретарем. Сетевой вариант предназначен для крупных структур и обеспечивает поддержку большого числа пользователей, включая руководителя совещания, секретаря и участников совещаний.

10 1.Руководитель, секретарь, участники совещаний. 2.Повестка дня совещаний. 3.Тематика совещаний. 4.Вопросы совещаний. 5.Поручения совещаний. 6.Материалы совещаний. 7.Протоколы совещаний. 8.Единая база данных по совещаниям. 3. Демонстрация системы «АМ-УСП» ( 2 ) Информационные объекты системы

11 Повестка дня совещаний структурирована следующим образом: – Тематика совещаний – одна или несколько тем в каждой повестке дня ; – Вопросы совещаний – один или несколько вопросов по каждой теме ; – Поручения совещаний – одно или несколько поручений по каждому вопросу ; – Материалы совещаний – прикрепленные один или несколько файлов любого формата к каждому протоколу. 3. Демонстрация системы «АМ-УСП» ( 3 ) Структура повестки дня совещания

12 1.Вход в систему после установки программы «АМ-УСП». 2.Ввод сведений об участниках совещаний. 3.Планирование совещаний. 4.Выбор тематики совещаний. 3. Демонстрация системы «АМ-УСП» ( 4 ) Организация совещаний

13 3. Демонстрация системы «АМ-УСП» ( 4 ) Организация совещаний

14 3. Демонстрация системы «АМ-УСП» ( 5 ) Подготовка совещаний 1.Уточнение места, времени и участников совещания. 2.Уточнение повестки дня. 3.Уведомление участников и рассылка материалов.

15 3. Демонстрация системы «АМ-УСП» ( 5 ) Подготовка совещаний

16 3. Демонстрация системы «АМ-УСП» ( 6 ) Проведение совещаний 1.Рассмотрение тем, вопросов и поручений повестки дня. 2.Выдача поручений совещания.

17 3. Демонстрация системы «АМ-УСП» ( 6 ) Проведение совещаний

18 1.Завершение совещания 2.Формирование протокола совещания 3.Рассылка протокола совещания 3. Демонстрация системы «АМ-УСП» ( 7 ) Завершение и подготовка протокола совещания

19 3. Демонстрация системы «АМ-УСП» ( 7 ) Завершение и подготовка протокола совещания

20 3. Демонстрация системы «АМ-УСП» ( 8 ) Контроль и анализ исполнения решений совещания 1.Журнал вопросов и поручений компании. 2.Контроль исполнения вопросов и поручений. 3.Анализ исполнения вопросов и поручений.

21 3. Демонстрация системы «АМ-УСП» ( 8 ) Контроль и анализ исполнения решений совещания

22 1.Оценка исполнительской дисциплины. 2.Метрики совещаний. 3.Статистика совещаний. 3. Демонстрация системы «АМ-УСП» ( 9 ) Мониторинг и анализ эффективности совещаний

23 3. Демонстрация системы «АМ-УСП» ( 9 ) Мониторинг и анализ эффективности совещаний

24 Для работы сетевой версии требуется локальная сеть, сервер с оперативной памятью не менее 4 Гб, местом на диске не менее 50 Гб, АРМ с оперативной памятью не менее 2 Гб и местом на диске не менее 20 Гб. Система может эксплуатироваться также на одном АРМ с оперативной памятью не менее 2 Гб и местом на дисковом накопителе не менее 20 Гб. Система использует СУБД MS SQL, имеет собственную внутреннюю электронную почту, а также может быть сопряжена с внешней почтой типа MS Outlook. Система может работать в режиме «клиент – сервер» в локальной сети, а также в режиме «тонкого» клиента с доступом через Интернет 3. Демонстрация системы «АМ-УСП» ( 10 ) Технические характеристики системы

4. Регламенты и тренинги по управлению совещаниями (1) Регламент управления совещаниями 25 Назначение регламента Типовая структура Рекомендации по разработке регламента Использование АМ-УСП для автоматизации управления совещаниями Апробация и ввод в действие Отслеживание применения и корректировка регламента

4. Тренинг по управлению совещаниями (2) 26 Типовая программа тренинга Состав группы 4 – 9 слушателей Длительность тренинга – 1 день ТемыФорма обучения Количество часов Тема 1. Обзор совещаний и их недостатки Лекция1,0 Тема 2. Требования к результативным совещаниям Лекция0,5 Тема 3. Основные процессы совещаний и роли участников Лекция0,5 Тема 4. Автоматизация управления совещаниями на основе «АМ-УСП» (показ основных функций) Практика2,0 Тема 5. Деловая игра по организации и проведению совещаний с применением «АМ-УСП» Практика3,0 ИТОГО 7 часов

4. Тренинг по управлению совещаниями (3) 27 В результате тренинга слушатели будут знать: Место совещаний в системе управления компанией Типовые недостатки совещаний и способы борьбы с ними Требования к эффективным совещаниям Структуру совещательного цикла и бизнес – процессов Рекомендации по ведению и участию в совещаниях С лушатели будут уметь: Организовывать и проводить эффективные совещания в роли руководителя, секретаря или участника совещания Правильно строить выступления и участвовать в дискуссии Использовать систему автоматизации управления совещаниями «АМ-УСП» для информационной поддержки совещаний и контроля исполнения принятых на них решений

5. Эффективность применения «АМ-УСП» 28 Сокращение потерь рабочего времени участников Улучшение внутрифирменных коммуникаций Более эффективные решения, принимаемые на совещаниях Повышение культуры менеджмента на предприятии Преодоление информационного неравенства в компании Обучение и обмен опытом между сотрудниками Снижение затрат на офисное обеспечение совещаний Рост уровня исполнительской дисциплины Повышение управляемости предприятием Наибольший результат можно получить, если оснастить совещательную комнату видеопанелями и АРМ для участников, работающих с «АМ-УСП», что позволит постепенно наращивать объем поддерживаемой информации и выстроить центр управления предприятием.

Спасибо за внимание! Вопросы Контакты: