Управление содержанием проекта Лекция 4

Управление содержанием проекта Управление содержанием проекта включает в себя процессы, обеспечивающие включение в проект тех и только тех работ, которые необходимы для успешного завершения проекта. Управление содержанием проекта непосредственно связано с определением и контролем того, что включено и что не включено в проект.

Процессы управления содержанием проекта Сбор требований – процесс определения и документирования потребностей заинтересованных сторон проекта для достижения целей проекта. Определение содержания – процесс разработки подробного описания проекта и продукта. Создание иерархической структуры работ (ИСР) – процесс разделения результатов проекта и работ проекта на более мелкие элементы, которыми легче управлять. Подтверждение содержания – процесс формализованной приемки завершенных результатов проекта. Управление содержанием – процесс мониторинга статуса проекта и содержания продукта, а также управления изменениями базового плана по содержанию.

Сбор требований Сбор требований – процесс определения и документирования требований заинтересованных сторон проекта для достижения целей проекта. На успех проекта напрямую влияет тщательность сбора и управления требованиями к проекту и продукту. Требования включают в себя количественно определенные и задокументированные потребности и ожидания спонсора, заказчика и прочих заинтересованных сторон проекта. Данные требования должны быть выявлены, проанализированы и зарегистрированы с достаточной степенью детализации так, чтобы их можно было измерить после начала исполнения проекта. Сбор требований представляет собой определение ожиданий заказчика и управление ими. Требования становятся базой для ИСР. Планирование стоимости, расписания и качества строится на основе этих требований.

Термины Содержание продукта. Свойства и функции, которые характеризуют продукт, услугу или результат Содержание проекта. Работы, которые необходимо выполнить для создания продукта, услуги или результата с указанными характеристиками и функциями. Требования к проекту могут включать в себя бизнес- требования, требования к управлению проектом, требования к поставке и т.д. Требования к продукту могут содержать информацию о технических требованиях, требованиях к безопасности, производительности и т.д.

Сбор требований: входы 1. Устав проекта Устав проекта используется для предоставления требований к проекту высокого уровня и описания продукта высокого уровня, позволяющих разработать подробные требования к продукту. 2. Реестр заинтересованных сторон проекта Реестр заинтересованных сторон проекта используется для определения заинтересованных сторон проекта, которые могут предоставить подробную информацию о требованиях к проекту и продукту.

Сбор требований: инструменты и методы 1.Интервью 2.Фокус-группы 3.Семинары с участием модератора 4.Групповые творческие методы 5.Методы группового принятия решения 6.Анкеты и опросы 7.Наблюдения 8.Прототипы

Сбор требований: инструменты и методы: групповые творческие методы Мозговой штурм. Метод, применяемый для генерации и сбора разнообразных идей, связанных с требованиями к проекту и продукту. Метод номинальных групп. В данном методе к мозговому штурму добавляется процесс голосования, используемый для ранжирования наиболее полезных идей для будущего мозгового штурма или расстановки приоритетов. Метод Дельфи. Выбранная группа экспертов отвечает на вопросы анкет, а также высказывает мнение относительно ответов, полученных в течение каждого раунда сбора требований. Для обеспечения анонимности доступ к ответам имеет только координатор. Составление интеллект-карт. Идеи, возникшие во время отдельных сессий мозгового штурма, объединяются в единой интеллект-карте с целью отражения сходства и различия в понимании и формирования новых идей. Диаграмма сходства. Данный метод позволяет рассортировать по группам большое количество идей для их обзора и анализа

Сбор требований: инструменты и методы: методы группового принятия решения Единогласие. Все соглашаются с определенным направлением действий. Большинство голосов. Поддержка со стороны более 50 % членов группы. Относительное большинство голосов. Выбирается решение самого многочисленного блока в группе, даже если не достигнуто большинство голосов. Диктатура. Один человек принимает решение за всю группу.

Сбор требований: выходы 1.Документы по требованиям 2.План управления требованиями 3.Матрица отслеживания требований

Сбор требований: выходы: документы по требованиям (1) бизнес-потребность или возможность, которую необходимо использовать, с описанием ограничений нынешней ситуации и того, почему необходима реализация проекта; цели бизнеса и проекта для возможности контроля; функциональные требования, соответствующим образом описывающие бизнес-процессы, информацию и взаимодействие с продуктом, которые могут быть задокументированы в текстовой форме в списке требований, в моделях или в обоих вариантах; нефункциональные требования, такие как уровень обслуживания, производительность, безопасность, надежность, соответствие нормам, наличие технической поддержки и т.д.;

Сбор требований: выходы: документы по требованиям(2) требования к качеству; критерии приемки; бизнес-правила, описывающие руководящие принципы организации; влияние на другие отделы организации, такие как центр обработки вызовов, отдел продаж, технологические группы; влияние на другие органы внутри и за пределами исполняющей организации; требования к технической поддержке и обучению; допущения и ограничения в отношении требований. Отечественный стандарт: ГОСТ «ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ НА СОЗДАНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ»

Сбор требований: выходы: план управления требованиями План управления требованиями документирует порядок анализа, документирования и управления требованиями на всем протяжении проекта. Элементы плана управления требованиями могут включать в себя среди прочего: порядок планирования, отслеживания и составления отчетов о действиях в отношении требований; действия по управлению конфигурацией, такие как порядок инициирования изменений требований к продукту, услуге или результату, порядок анализа влияния, его выявления, отслеживания и составления отчетов о нем, а также уровни полномочий, необходимые для одобрения данных изменений; процесс расстановки приоритетов требований; используемые показатели продукта и обоснование их использования; структуру отслеживания, т.е. какие параметры требований будут отражены в матрице отслеживания, и требования к каким другим документам проекта будут отслеживаться.

Сбор требований: выходы: матрица отслеживания требований Матрица отслеживания требований представляет собой таблицу, которая связывает требования с их происхождением и отслеживает их на протяжении жизненного цикла проекта. Применение матрицы отслеживания требований помогает удостовериться, что каждое требование увеличивает ценность бизнеса, связывая его с целями бизнеса и проекта. Это позволяет отслеживать требования на протяжении жизненного цикла проекта, что помогает удостовериться в том, что требования, одобренные в документах по требованиям, выполнены в конце проекта. Наконец, матрица отслеживания требований обеспечивает структуру для управления изменениями содержания продукта.

Определение содержания Определение содержания – процесс разработки подробного описания проекта и продукта. Подготовка подробного описания содержания проекта чрезвычайно важна для успеха проекта и основывается на основных результатах, допущениях и ограничениях, задокументированных во время инициации проекта. Содержание проекта определяется во время планирования и описывается более подробно по мере поступления информации о проекте. Существующие риски, допущения и ограничения анализируются на предмет полноты; дополнительные риски, допущения и ограничения добавляются по мере необходимости.

Определение содержания: входы Устав проекта Документы по требованиям Активы процессов организации

Определение содержания: инструменты и методы 1. Экспертная оценка Источники экспертизы: другие подразделения в рамках организации; консультанты; заинтересованные стороны проекта, в том числе заказчики или спонсоры; профессиональные и технические ассоциации; промышленные группы; эксперты по отдельным вопросам. 2. Анализ продукта 3. Поиск альтернатив 4. Семинары с участием модератора

Определение содержания: выходы 1. Описание содержания проекта o Описание содержания продукта o Критерии приемки продукта o Результаты проекта o Исключения проекта o Ограничения проекта o Допущения проекта 2. Обновления документов проекта

Создание иерархической структуры работ Создание иерархической структуры работ (ИСР) – это процесс разделения результатов проекта и работ по проекту на более мелкие элементы, которыми легче управлять. Иерархическая структура работ – это ориентированная на результаты иерархическая декомпозиция работ, которые должна выполнить команда проекта для достижения целей проекта и создания требуемых результатов. На каждом более низком уровне ИСР представляет все более детальное описание работ по проекту. ИСР организует и определяет общее содержание проекта и представляет работы, указанные в текущем одобренном описании содержания проекта

Создание ИСР: входы 1. Описание содержания проекта 2. Документы по требованиям 3. Активы процессов организации

Создание ИСР: инструменты и методы Декомпозиция Декомпозиция – это разделение результатов проекта на более мелкие и легко управляемые элементы; декомпозиция выполняется до тех пор, пока работы и результаты не будут определены на уровне пакетов работ. Уровень пакетов работ является низшим и представляет собой точку, в которой стоимость и длительности операций работ поддаются достоверной оценке и управлению. Уровень детализации пакетов работ различается в зависимости от размера и сложности проекта.

Образец иерархической структуры работ, организованной по фазам

Образец декомпозиции работ по основным результатам

Создание ИСР: выходы ИСР Словарь ИСР Базовый план по содержанию Обновления документов проекта

Создание ИСР: выходы: словарь ИСР Словарь ИСР представляет собой документ, генерируемый процессом создания ИСР, который дополняет ИСР. Словарь ИСР предоставляет более детальные описания элементов ИСР. Информация в словаре ИСР включает в себя среди прочего: описание работ; ответственную организацию; список контрольных событий расписания; связанные запланированные операции; требуемые ресурсы; оценки стоимости; требования к качеству; критерии приемки; технические ссылки; контрактную информацию.

Подтверждение содержания Подтверждение содержания – процесс формализованной приемки завершенных результатов проекта. Подтверждение содержания включает в себя проверку результатов вместе с заказчиком или спонсором, чтобы убедиться, что они выполнены удовлетворительно, и формальную приемку результатов заказчиком или спонсором. Подтверждение содержания отличается от контроля качества в том плане, что подтверждение содержания в основном связано с приемкой результатов, а контроль качества в основном ориентирован на правильность результатов и соблюдение требований к качеству, заданных для результатов. Контроль качества, как правило, проводится до подтверждения содержания, однако эти два процесса могут выполняться и параллельно.

Подтверждение содержания: входы План управления проектом Документы по требованиям Матрица отслеживания требований Подтвержденные результаты

Подтверждение содержания: инструменты и методы 1. Инспекция Инспекция включает в себя такие операции, как измерение, обследование и подтверждение, позволяющие определить, соответствуют ли работы и результаты требованиям и критериям приемки продукта. Инспекции иногда называются «проверками», «проверками продукта», «аудитами» или «сквозным контролем».

Подтверждение содержания: выходы 1. Принятые результаты 2. Запросы на изменения Завершенные результаты, которые не были формально приняты, документируются с указанием причин, по которым они не были приняты. Такие результаты могут потребовать запроса на изменение для исправления дефекта. Запросы на изменения обрабатываются с целью проведения проверки и представления 3. Обновления документов проекта

Управление содержанием Управление содержанием – процесс мониторинга статуса проекта и содержания продукта, а также управления изменениями базового плана по содержанию. Управление содержанием проекта обеспечивает обработку всех запрошенных изменений и рекомендованных корректирующих и превентивных воздействий в рамках процесса осуществления общего управления изменениями Управление содержанием проекта используется также для управления фактическими изменениями по мере их появления; оно интегрировано в остальные процессы управления. Неуправляемые изменения часто называют «сдвигом содержания проекта». Изменения в любом случае неизбежны, и поэтому необходим процесс управления изменениями.

Управление содержанием: входы План управления проектом Информация об исполнении работ Документы по требованиям Матрица отслеживания требований Активы процессов организации

Управление содержанием: инструменты и методы Анализ отклонений Измерения исполнения проекта используются для оценки величины отклонения от первоначального базового плана по содержанию. Важные аспекты управления содержанием проекта включают в себя определение причины и степени отклонения относительно базового плана по содержанию и принятие решений о необходимости корректирующих или предупреждающих действий.

Управление содержанием: выходы 1. Измерения исполнения работ 2. Обновления активов процессов организации Активы процессов организации, которые могут быть обновлены, включают в себя среди прочего: причины отклонений; выбранные корректирующие воздействия и причины; другие виды уроков, усвоенных в ходе управления содержанием проекта. 3. Запросы на изменения 4. Обновления плана управления проектом 5. Обновления документов проекта