Гамбургский Счет – оценка чего-либо без скидок и уступок с предельной требовательностью. Тахометр бизнес-процессов

1.Управление загруженностью персонала. 2.Управление численностью персонала. (Workforce Management) 1.Управление временем выполнения бизнес- транзакций (в разработке). 2.Управление удовлетворенностью пользователей производительностью ИТ- Сервисов. (Experience Performance Management) 1.Управление здоровьем ИТ-Инфраструктуры. 2.Управление производительностью бизнес-приложений. (Network Health Management, Application Performance Management) Одна платформа – три решения. Выгодно!

«Тахометр» бизнес-процессов От управления производительностью труда до управления себестоимостью продукции 5. Функционально- Стоимостной Анализ (Activity Based Costing) Финансовая служба 4. Управление численностью НR-Служба 3. Оптимизация организационной структуры 2. Нормирование труда 1. Учет рабочего времени, выравнивание нагрузки Линейные руководители всех служб Управление организационной эффективностью Управление себестоимостью продуктов и услуг

Управление себестоимостью продуктов и услуг (1) Классический Activity-Based Costing Роберта Каплана (80-е годы XX века) Затраты на поддержание Ресурса × Стоимость операции = Количество выполненных операций (данного вида) Доля времени, затраченного на выполнение операций данного вида ? ? Субъективная оценка работников

Управление себестоимостью продуктов и услуг (2) Методика «Time-Driven Activity-Based Costing» для процессной формы организации труда; Роберт Каплан, Стивен Андерсон (2005 год) Совокупные квартальные затраты на поддержание Ресурса 31680× Доля продуктивной Работы (0.8) × Время на единичную операцию × Число единичных операций, (выполняемых в квартал) Стоимость единицы времени (минуты) Число работников × Измеряется средствами Гамбургского Счета Ст оимость операции Описание методики здесьОписание методики здесь × Доля продуктивной работы (0.8)

Управление себестоимостью продуктов и услуг (3) Модификация TD ABC для проектной формы организации труда Совокупные квартальные затраты на поддержание Ресурса × Стоимость единицы времени Измеряется средствами Гамбургского Счета Время, затраченное на выполнение проекта Доля продуктивной работы Σ По проектам Число работников ×

Как управлять себестоимостью? 1.Совокупные затраты на поддержание Ресурса. 2.Число работников (сколько работников необходимо и достаточно). 3.Время выполнения проекта: Общее Время. Эффективное Время. Достоверное Время. 4.Эффективная Нагрузка - доля продуктивной работы. Применение Гамбургского Счета Оптимизировать значения факторов, влияющих на себестоимость! Факторы, влияющие на себестоимость:

С чего начинать управление себестоимостью? Оптимизировать Эффективную Нагрузку (структуру трудозатрат)! Эффективная Нагрузка (структура трудозатрат) Численность персонала Совокупные затраты на поддержание Ресурса Время выполнения проекта Факторы, определяющие производительность труда (автоматизация бизнес-процессов, мотивация и подготовленность, персонала, качество менеджмента, …)

Взвешенный подход к управлению трудозатратами Значимость информации о трудозатратах для Бизнеса «Стоимость» получения информации о трудозатратах "Time is the scarcest resource and unless it is managed, nothing else can be managed» Питер Друкер Ох как я бы бегал в табуне, но не под седлом и без узды» Владимир Высоцкий Взвешенное решение = индивидуальный подход Достоверность информации Трудоемкость получения информации

Регламентированный и «творческий» труд Эффективная Нагрузка для работников регламентированного труда – доля чистого времени, приходящаяся на выполнение типовых бизнес-операций. Эффективная Нагрузка для работников «творческого» труда - доля времени, приходящаяся на выполнение работ, непосредственно связанных с выполнением определенных бизнес-функций (в простейшем случае – с выполнением прямых должностных обязанностей). Регламентированный труд «Творческий» труд Цель 2 Цель 1 ЦельИсходная точка Категория персоналаКлючевые признакиЗадача Работники регламентированного труда Выполняют типовые операции, как правило с использованием специализированных бизнес- приложений на основе БД Оптимизировать Эффективную Нагрузку Работники «творческого» (нерегламентированного) труда Выполняют типовые задания с использованием заранее определенных методик, как правило, с использованием офисных приложений и САПР. Оптимизировать структуру Эффективной Нагрузки «Креативщики» Бизнес-администрирование, разработка новых методик, технологий и т.п. Понятие Эффективной Нагрузки неприменимо.

Способы получения информации о трудозатратах (1) За компьютером > 50% времени? Да Достоверность критична? Нет Категория персонала (Инструментарий)? Да «Творческий» труд [Офисные приложения или САПР (файлы)] Регламентированный труд [Специальные приложения (БД)] Да Не «креативщик» Самохронометраж Автохронометраж Способ D Способ C Способ B Способ A

Способы получения информацииОбласть применения A Автоматический хронометраж работ, выполняемых с использованием специализированного ПО. Выполняемая работа определяется по окну переднего плана MS Windows или URL. Работники регламентированного труда, большую часть времени работающие с узкоспециализированным ПО (call center, бухгалтерия и т.п.). B Автоматический хронометраж работ, выполняемых с использование офисных приложений (или САПР). Выполняемая работа определяется по специальному коду, добавляемому в название документа. Работники «творческого» труда, большую часть времени работающие с файлами (менеджеры, разработчики). C Работники отмечают выполняемые работы, а система их автоматически хронометрирует (Самохронометраж - Time Tracking). Достоверность информации контролируется Экспертной Системой и/или Комиссаром. Работники регламентированного труда, существенную часть времени выполняющие работу без использования компьютера (продавцы- консультанты). D Самохронометраж выполняемых работ методом Time Tracking без контроля достоверности информации. Все остальные категории работников, труд которых необходимо хронометрировать. Способы получения информации о трудозатратах (2)

Архитектура Гамбургского Счета «Фотоаппарат» рабочего дня

1. Создаем справочник атрибутов Определяем значимые «разрезы» вычисления себестоимости Название атрибутаЗначения атрибута Document Code (DC) AПроект 1.Проект 1A01 2.Проект 2A02 3.Проект 3A03 BНаправление 1.Направление 1B01 2.Направление 2B02 CЗаказчик работы 1.Заказчик 1C001 2.Заказчик 2C002 3.Заказчик 3C003 DПроцесс 1.Процесс 1D01 2.Процесс 2D02 Можно задавать до 16 произвольных атрибутов («разрезов») с, практически, неограниченным количеством значений каждого атрибута.

2. Создаем справочник бизнес-операций Определяем бизнес-операции и присваиваем им атрибуты Три вида признаков: 1.Название активного окна MS Windows (окна, находящегося на переднем плане (для GUI-приложений)). 2.URL (для web-приложений). 3.Название активного окна MS Windows и специального кода в названии файла (для офисных GUI-приложений ). Название бизнес-операции Признаки бизнес-операции Атрибуты бизнес-операции (для чего предназначена работа) Название, отражающее смысл выполняемой работы Процесс + Активное Окно/URL/Окно+ DC Атрибут 1- значение Атрибут 2- значение Атрибут 3- значение Процесс + Активное Окно/URL/Окно+ DC Из справочника атрибутов DC – Document Code

2-1. Создание справочника для GUI-приложений Бизнес- операции Окна MS Windows Определенному набору окон MS Windows ставится в соответствия бизнес-операция с определенным набором атрибутов.

2-2. Создание справочника для Web-приложений Определенному набору URL ставится в соответствия бизнес-операция с определенным набором атрибутов. Бизнес-операция URL

2-3. Создание справочника для офисных приложений Частный случай справочника для GUI-приложений Название атрибутаЗначения атрибута 1.Проект 1.Проект 1 2.Проект 2 3.Проект 3 2.Направление 1.Направление Х 2.Направление Z 3.Заказчик работы 1.Заказчик A 2.Заказчик B 3.Заказчик C Пример: MSWORD.EXE + DC0111 = Составление технической документации по Проекту 2, Направление Z, Заказчик B Код документа определяет набор атрибутов Название процесса + текст в заголовке активного окна = Название бизнес- операции + набор атрибутов.

3. Измеряем фактические трудозатраты Используем приложение SelfTrace Автоматический хронометраж Самохронометраж Ручной ввод данных

МетрикаВесФактПорогПланВызовFuncRes%Res Интегрированный фактор (баллы) … = BPI Интегрированный фактор = (Число обработанных строк) * 1 + (Число заведенных справочников)* 3 + (Число созданных документов)*2 + (Число созданных отчетов)*5 Аналогично расчету KPI Res. Интегрированный фактор (баллы) Порог План Вызов Оцениваем эффективность трудозатрат Измеряем значение показателя BPI (Basic Performance Indicator) В ПРОСТЕЙШЕМ СЛУЧАЕ МОЖНО НЕ ДЕЛАТЬ.

5. Оцениваем достоверность трудозатрат Достоверность информации о трудозатратах – ключевой вопрос управления себестоимостью продуктов и услуг Уровень Вид операций Первый уровеньВторой уровень Операции, выполняемые без использования компьютера. Оценка Комиссаром (Наблюдателем) Операции, выполняемые с использованием компьютера. Оценка Экспертной Системой ОПЦИОНАЛЬНО Оценка Комиссаром (Наблюдателем) В Гамбургском Счете применяется 2-х уровневая система оценки достоверности информации о трудозатратах. При этом используемые на каждом уровне средства зависят от выполняемых персоналом операций (с использованием компьютера или без использования компьютера).

5-1. Оценка достоверности Экспертной Системой Оцениваем достоверность трудозатрат по операциям, связанным с использованием компьютера Работа Атрибуты Заданий (Бизнес-операций) ЦельФункцияПроект Ю-КОД Срок Для каждого Ю-КОДА задается Экспертиза расчета Достоверности Результатов Бизнес-приложения, которые могут использоваться работником Минимальная интенсивность ввода данных (символов/мин) Максимальная интенсивность ввода данных (символов/мин) MS Word 5300 MS Excel 5200 Консультант Плюс 550 Достоверность Результатов – это доля времени, в течение которого сотрудник работал с определенными бизнес-приложениями и интенсивностью в заданном диапазоне. ОСНОВНОЙ метод оценки достоверности.

5-2. Оценка достоверности Комиссаром Комиссар (Наблюдатель) в режиме реального времени видит выбор работников (выбранные задания, виды активности и т.д.) и подтверждает (или не подтверждает) этот выбор на основе результатов видеонаблюдения и контроля содержимого компьютерных экранов. Работник (программа SelfTrace) Комиссар (программа SLA-ON Operations) Оцениваем достоверность трудозатрат по операциям, не связанным с использованием компьютера «Достоверность по Комиссару» = 100% * (Число подтверждений Комиссара)/ (Общее число проверок) ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ метод оценки достоверности (МОЖНО НЕ ДЕЛАТЬ). Опционально

Управление организационной эффективностью Хронометраж Эффективная Нагрузка Эффективная Нагрузка, Достижения Эффективная Нагрузка, Достижения, Факторы Линейный руководитель HR-менеджер Директор по развитию ERP, CRM, Service Desk … «Штуки», Факторы Контур 3: Управление себестоимостью продуктов и услуг (численностью персонала). Контур 2: Устранение «узких» мест, управление достижениями. Контур 1: Управление трудозатратами. Три контура управления организационной эффективностью Корректирующие действия: Ежедневно Корректирующие действия: Ежемесячно - Ежеквартально Корректирующие действия: Ежеквартально - Ежегодно

Загруженность персонала (%) Интегрированный фактор (шт.) MAX MIN Персонал перегружен (повышаются риски) Персонал недогружен (повышается себестоимость) Загруженность персонала = F (Интегрированный фактор) Управление численностью работников (1) Численность = F (Загруженность) Хорошо

Управление численностью работников (2) Работа Соколов Владимир Работа Среднее по отделу Работа Хлопонина Лариса Ретроспективный анализ Эффективной Нагрузки

Управление себестоимостью (1) Кост Драйвер ОписаниеМетод определения Время Х Время выполнения компьютерных работ, которые можно однозначно отнести («привязать») к «разрезам», в которых рассчитывается себестоимость. Например, время затраченное на работы определенному проекту или бизнес-процессу. Хронометраж по соответствующим атрибутам заданий и бизнес-операций. Время Y Время выполнения компьютерных работ, которые нельзя отнести («привязать») к «разрезам», в которых рассчитывается себестоимость. Например, время, затраченное на переписку по . Хронометраж по соответствующим бизнес- операциям. Время Z Всё остальное время Время Z = Время по табелю – (Время X + Время Y) Три категории временных Кост Драйверов Для эффективного применения технологии ААО должны выполняться два условия: - Время X >> Время Y - Время Х + Время Y > 0.8 (Рабочее время) ВАЖНО. Время X может иметь три значения: общее время, достоверное время, эффективное время.

Управление себестоимостью (2) Определение фактических трудозатрат по проекту

Управление себестоимостью (3) Разрез J1 (мин)Разрез J2 (мин)Разрез J3 (мин)Сумма (мин): Время X94400 (K=51%)32070 (K=17%)60330 (K=32%) Время Y19200* 0.51 = * 0.17= * 0.32= Время Z58800*0.51= *0.17= *0.32= =58000 Итого (мин): (~264000) 1.Измеряем абсолютное значение Времени Х для каждого «разреза». Вычисляем долю каждого «разреза» Определяем значение К. 2.Измеряем абсолютное значение Времени Y и распределяем его по «разрезам» в соответствии со значением К. 3.Вычисляем абсолютное значение Времени Z и распределяем его по «разрезам» в соответствии со значением К. 4.Вычисляем три значения затраченного времени для каждого «разреза» : общее, достоверное эффективное. X +Y+Z = (25 чел., 8 часов в день, 22 раб дня) = мин Алгоритм управления себестоимостью - Измеряемые значения

Управление себестоимостью (4) Модифицированная методика «Time-Driven Activity-Based Costing» × Время Х Время Z × K + + Общее время (чел. мин) Время Y × K× K Эффективное время (чел. мин) Достоверное время (чел. мин). Совокупные квартальные затраты на поддержание Ресурса Стоимость единицы времени (чел. мин) Число работников ×

Хотите узнать больше? 1.Слайд-тур по функциональности Гамбургского Счета: 2. Презентация пяти моделей Гамбургского Счета: