Мотивы создания автоматизированной системы документооборота и управления проектными данными

План презентации 1.Определения и основные понятия «Управление проектами»; 2.Управление основной деятельностью предприятия по принципам «Управления проектами»; 3.Типовые проблемы проектных организаций; 4.Создание информационной системы как решение проблем.

Что такое проект? –Все проекты сопряжены с изменениями –Проекты дают определенные результаты –Проекты имеют разовый характер –Каждый проект по своему неповторим –Проекты ограничены четкими временными рамками –У проекта есть выделенные ресурсы

Проект – это то, что изменяет наш мир ПРОЕКТ ОГРАНИЧЕНИЯ РЕСУРСЫ ВХОДВЫХОД Потребности Удовлетворенные потребности Финансовые Нормативно-правовые Время Окружение Косвенные воздействия Люди Деньги Знания и опыт Инструменты и техника Технология

Управление проектом Управление Контроль Проверка Планирование Действие Результат проекта

Типовые проблемы проектной организации

1. Оценка деятельности фирмы по прибыли фирмы, а не направления (проекта) ПРИБЫЛЬ Прибыль от направлений бизнеса Основная работа ПРОЕКТ 1 ПРОЕКТ 2 ПРОЕКТ 3 ПРОЕКТ 4 Инжиниринговые услуги Монтаж оборудования Проектные работы

2. Информационные разрывы

3. Бумажная технология передачи данных Руководство ГИП Начальник отдела Начальник отдела Инженер ППО, ФЭО Вне системы – последовательная передача информации, потеря времени, зависимость от владельца информации

4. Отсутствие информационных связей Хранение информации на ПК ответственного Хранение информации на выделенных сетевых ресурсах

5. Информационная зависимость Количество контролируемых связей Устные коммуникации База данных Риски потери и искажения информации высокие средние низкие Директор Главный инженер, Главный архитектор ГИП, ГАП Нач. отделов Инженеры

Выводы: текущая ситуация в системе управления проектных организаций 1.Отсутствие прозрачности 2.Результаты работы плохо структурированы 3.Отсутствие анализа клиентской базы 4.Низкий уровень менеджмента проекта

Цели создания Системы управления проектными данными 1.Обеспечить прозрачность хода выполнения работ по проекту 2. Обеспечить взаимосвязь всех участников проекта 3.Обеспечить возможность анализа готовности проекта 4.Обеспечить адекватную оценку вклада в проект каждого исполнителя 5.Обеспечить доступ к документам проекта 6.Получать данные для эффективного управления и своевременного устранения возникающих проблем

Компоненты системы управления проектными данными (СУПД) БД (MS SQL, Oracle) Lotsia PDM Plus, Прикладное программирование Модуль Управления проектами Сервис Интерфейсы АРХИВ документов WEB Субподрядчик Заказчик Интеграция с AutoCAD, Revit

Ввод информации в Систему Данные по договору Состав проекта Объем работ, передаваемый на субподряд Распределение объемов работ между юридическими лицами Календарный график работ по объекту/проекту Объем работ внутри раздела проекта (распределение по исполнителям) Исходные данные Закрытие объемов работ Трудозатраты (ежедневная фиксация отработки) по проектам

Получение информации из Систем ы Мониторинг выполнения графика обмена заданиями Реестры документов введенные в Систему Статистика по трудозатратам Прогноз окончания работ по разделам, планирование привлечения работ Мониторинг соответствия реально выполненных работ графику отгрузки Отслеживание динамики основных показателей компании Мониторинг получения исходных данных