СЕМИНАР ТЕМЫ: 1.ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА УНИВЕРСИТЕТА 2.ПОРЯДОК УСТАНОВЛЕНИЯ ПОЛНОМОЧИЙ 3.ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН

Функции отдела: документационное сопровождение изменения организационной структуры: создание, изменение и ликвидация структурных подразделений; установление обязанностей, полномочий и ответственности руководителей; мониторинг развития организационной структуры; согласование проектов положений о структурных подразделениях; ведение делопроизводство по обращениям граждан в соответствии с Регламентом рассмотрения обращений граждан в НИУ-ВШЭ и контроль их исполнения. Отдел организационного развития Управления делами

Согласно Уставу структура НИУ ВШЭ включает в себя: филиалы; образовательные подразделения - факультеты, отделения, департаменты, кафедры, техникумы, подготовительные отделения и курсы, базовые кафедры, лаборатории, институты, центры, подразделения дополнительного профессионального образования и иные подразделения; научно-исследовательские подразделения - лаборатории, научно-учебные лаборатории, проектно-учебные лаборатории, институты, центры и иные подразделения; учебно-вспомогательные подразделения - издательский дом, издательство, редакции средств массовой информации, библиотеку, бизнес-инкубаторы и иные подразделения; подразделения социальной инфраструктуры - общежития, гостиницы, столовые, кафе, буфеты, поликлинику, медицинские пункты, профилактории, культурные центры, спортивно- оздоровительные базы и иные подразделения; административно-управленческие подразделения - дирекции, управления, отделы и иные подразделения; подразделения внеучебной и воспитательной работы; Структурные подразделения, осуществляющие научную и образовательную деятельность, создаются на основании решения Ученого совета. Структурные подразделения, осуществляющие административно - управленческую (административно - хозяйственную, учебно-вспомогательную) деятельность, подразделения социальной инфраструктуры, внеучебной и воспитательной работы и иных подразделений создаются на основании мотивированной служебной записки за подписью руководителя, координирующего соответствующее направление деятельности, с положительной резолюцией ректора. Тема: Организационная структура Университета

Подготовку проектов приказов о создании структурных подразделений осуществляет отдел организационного развития Управления делами. В начале каждого года приказом ректора утверждается структура НИУ ВШЭ. Приказом от / утверждена структура Национального исследовательского университета «Высшая школа экономики» на 2012 год. Каждому структурному подразделению отделом организационного развития Управления делами присваивается индивидуальный номер по делопроизводственному классификатору. Отделом организационного развития Управления делами ежеквартально проводится анализ созданных, переименованных, реорганизованных и ликвидированных структурных подразделений. Информационное письмо об изменениях структуры ежеквартально рассылается по электронной почте.

Право предоставления полномочий принадлежит только ректору НИУ ВШЭ. Никто не может делегировать свои полномочия самостоятельно, т.е. полномочия устанавливаются без права передоверия. Проект приказа о предоставлении полномочий готовится отделом организационного развития Управления делами на основании: служебной записки, подписанной координирующим соответствующее направление руководителем, с резолюцией ректора «в приказ». на основании изданного локального акта Университета. Проект приказа согласуется со всеми заинтересованными лицами. Подписанный и зарегистрированный Управлением делами приказ размещается в разделе «База документов» на портале НИУ ВШЭ. Информация на портале постоянно актуализируется, и все изменения необходимо отслеживать, поскольку приказ об установлении полномочий – это основной документ, определяющий полномочия, обязанности и ответственность сотрудника (направления деятельности, координируемые структурные подразделения, право подписи писем, справок, приказов и пр.) ТЕМА: ПОРЯДОК УСТАНОВЛЕНИЯ ПОЛНОМОЧИЙ СОТРУДНИКАМ НИУ ВШЭ

У помощника, секретаря руководителя должна быть отдельная папка с приказами об установлении полномочий, обязанностей и ответственности руководителю и о координируемых руководителем структурных подразделениях. Непосредственно с приказами об установлении полномочий, обязанностей и ответственности можно ознакомиться на портале НИУ ВШЭ в разделе «База документов», где размещается актуальная версия приказа (с учётом внесенных изменений).

В случае временного отсутствия руководителя его обязанности исполняет руководитель, определенный в приказе от / «Об утверждении порядка исполнения полномочий и обязанностей руководителей Национального исследовательского университета «Высшая школа экономики» на период их временного отсутствия». С этим приказом, как и с другими, можно ознакомиться в разделе «База документов» на портале НИУ ВШЭ, а также в СДОУ, используя сервис «Поиск». В случае, если исполняющий обязанности руководитель также отсутствует, Управлением персонала издаётся отдельный приказ о временном возложении обязанностей на того или иного руководителя на определённый период.

ТЕМА: ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН Федеральный закон от 2 мая 2006 года 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан» Регламент рассмотрения обращений граждан, утвержденный приказом ректора Университета от 6 апреля 2012 года / Регламент размещен: в разделе «База документов» на портале Университета; на странице Управления делами в разделе «Регламенты»; в СДОУ.

* Согласно Регламенту все обращения граждан регистрируются Управлением делами. * Обращения граждан в электронной форме направляются в Университет путем заполнения в установленном порядке специальной формы на официальном сайте Университета (раздел «Обращения граждан»). * Обращения граждан в электронной форме, направленные на иные адреса электронной почты Университета, регистрации и рассмотрению не подлежат. В этом случае гражданину необходимо направить по электронной почте сообщение о необходимости обращения в установленном порядке путем заполнения специальной формы на официальном сайте Университета (раздел «Обращения граждан»). Примерная форма письма указана в Приложении 2 к Регламенту. * Исполнители обязаны предоставлять в Управление делами копии документов о решениях, принятых по обращениям граждан в течение 3 дней. *Предложение об изменении ответственного исполнителя или изменении состава соисполнителей представляется должностному лицу, давшему поручение, в течение 3 дней от даты оформления поручения. Изменение ответственного исполнителя и соисполнителей учитывается в СДОУ. * Ответы на обращения граждан оформляются за подписью того должностного лица, в адрес которого было адресовано обращение либо уполномоченных на то работников, на бланке установленной формы и регистрируются в Управлении делами с применением СДОУ.

Основные проблемы, возникающие при рассмотрении обращений граждан: Не соблюдение сроков рассмотрения обращений граждан (в соответствии с федеральным законом от ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан» – в течении 30 дней со дня регистрации); Нарушение сроков исполнения поручений по обращениям граждан (срок устанавливается руководителем, координирующим данное направление работы); Отсутствие результатов рассмотрения обращения гражданина в СДОУ. В СДОУ необходимо правильно завершать работу с документом, в т.ч. прикреплять исходящее письмо заявителю. Управлением делами ежеквартально проводится анализ работы с обращениями граждан, по результатам анализа составляется отчет, который направляется руководству Университета.