Электронные архивы проблемы и перспективы Тепляков А.А.

Нормативная база Закон РБ "Об электронном документе" СТБ "Документы электронные. Правила выполнения, обращения и охранения". Инструкция о периодичности создания архивных копий информационных ресурсов и порядке их передачи на государственное хранение Инструкция по проведению экспертизы ценности и передачи электронных документов и информационных ресурсов на государственное хранение Примерная инструкция по работе с машиночитаемыми документами в организациях, на предприятиях и в ведомственных архивах Республики Беларусь Правила учета и передачи электронных (машиночитаемых) документов на государственное хранение Типовое положение об архиве электронных документов организации Приказ Государственного комитета по имуществу Республики Беларусь 2 июня 2006 г. 109 "О некоторых вопросах выдачи электронных документов".

Методические документы Методические рекомендации "Архивное хранение электронных документов" (утв. Предс. Госкомархива РБ ). Методические рекомендации по применению нормативных правовых актов в целях обеспечения сохранности электронных документов (утв. Предс. Госкомархива РБ ). Методические рекомендации по подготовке сопроводительной документации электронных документов при передаче их на государственное хранение (утв. Предс. Госкомархива РБ ) Методические рекомендации по передаче электронных документов в ведомственный архив из структурных подразделений организации, учреждения, предприятия (утв. директором БелНИИЦЭД ). Рекомендации по совершенствованию и сокращению документооборота в учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь (согласованы ЦЭМК Комархива при СМ РБ(протокол от ). Методические рекомендации по учету и хранению электронных документов в учреждениях, организациях, предприятиях ((согласованы ЦЭМК Комархива при СМ РБ(протокол от ).

Проблемы применения ЭЦП в документах архивного хранения Сроки хранения документов значительно больше сроков действия ключей выработки и проверки сдаваемых ЭД УЦ не приспособлены к применению в архивах Очень быстро изменяются технологии – носители, вычислительные средства, криптосистемы

Что такое электронный архив ИС, обеспечивающая прием, хранение, эквивалентное преобразование, предоставление и уничтожение в установленном порядке электронных документов.

Жизненный цикл электронных документов в ЭА Прием документа Хранение Преобразование Оценка ценности Уничтожение

Передача документов в электронный архив Правила учета и передачи электронных (машиночитаемых) документов на государственное хранение Методические рекомендации по передаче электронных документов в ведомственный архив из структурных подразделений организации, учреждения, предприятия (утв. директором БелНИИЦЭД ). Методические рекомендации по подготовке сопроводительной документации электронных документов при передаче их на государственное хранение (утв. Предс. Госкомархива РБ )

В чем отличие бумажного и электронного архива Информация представлена в электронном виде; Копии электронных документов неотличимы; Копии электронных документов не содержат элементов, подтверждающих их уникальность; Представление информации зависит от текущей технологии

Схема применения ЭЦП в электронном документе Преобразование Вычисление ОФ Преобразование Открытый текст ЭЦП Личный ключ Передача Открытый текст ЭЦП Вычисление ОФ Сравнилось? Сравнение ЭЦП вернаЭЦП не верна ОК Да Нет

Особенности хранения электронных документов в электронном архиве Технология хранения электронных носителей та же, что и бумажных; Обеспечение технологической совместимости с текущими системами представления информации; Возможность неограниченного числа перезаписи информации; Возможность использования внешних реквизитов - ЭЦП

Особенности применения ЭЦП в электронных архивах Хранимые документы подписаны на ключах срок действия которых, скорее всего истек; Для обеспечения юридической силы можно заверять документы, с помощью подписи специально уполномоченного лица – архивариуса; При изменении алгоритма ЭЦП можно применить вышеуказанную процедуру; Следует иметь в виду, что при перекодировке документа (например, DKOI – KOI-8R), следует переподписать документ, указать вид преобразования (для обратной совместимости)

Дополнительные функции удостоверяющих центров в архивах Работа с архивными сертификатами; Обеспечение обратной совместимости; Взаимодействие со средствами обратимого представления.

Какие документы понадобятся для организации ЭА Положение об ЭА Штатное расписание Должностные инструкции Регламент приема и хранения документов Политика безопасности Программа безопасности Задание по обеспечению безопасности

Примерная структура ЭА УЦ К вышестоящему УЦ Хранилище АРМ архивариуса АРМ администратора АРМ разбора КС Подсистема взаимодействия с бумажными документами/архивами