Информационные технологии в экономике Лекция 5 Компьютерные системы бухгалтерского учета

Проблемы автоматизации бухгалтерского учета В современном предприятии циркулирует значительное число финансовых потоков, отражаемых соответствующими информационными потоками. Переход от традиционного учета к компьютерному предполагает изменения прежде всего в плане счетов, системе бухгалтерских проводок, отчетности. Предприятие Законодательные, контролирующие органы, налоговая инспекция пенсионный фонд органы стат. отчетности ПотребителиСотрудникиБанк Инвесторы и акционеры

Возможности компьютерных систем бухгалтерского учета Простота, удобство и гибкость в их освоении и использовании; Широта применения от малых предприятий до корпоративных структур; Понятное и емкое представление информации; Настройка на изменяющееся законодательство, включая налоговое, и особенности учета конкретного предприятия; Большой выбор типовых операций и форм отчетности; Значительные аналитические возможности, включая графическую обработку и представление.

Общая характеристика компьютерных систем бухгалтерского учета Компьютерная система бухгалтерского учета – специальный вид информационных систем, обеспечивающих выполнение всех основных функций и требований бухгалтерского учета; Основа бухучета – учетная политика – совокупность правил бухгалтерского учета, первичного наблюдения, стоимостного измерения, группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности. В учетной политике утверждается: Рабочий план счетов Формы документов Порядок проведения инвентаризации активов и обязательств Методы оценки активов и обязательств Правила документооборота и технология обработки учетной информации Порядок контроля совершения хозяйственных операций

План счетов бухгалтерского учета Основное понятие бухгалтерского учета – счет. Счет обладает рядом атрибутов: Тип сальдо для балансового счета Периодичность, алгоритм закрытия счета Валютный учет на счете Принадлежность к группе, подгруппе (субсчета) Структура кода счета Использование системы бухгалтерских счетов позволяет группировать активы и обязательства организации.

План счетов бухгалтерского учета В бухгалтерском учете используется понятие синтетического и аналитического учета. Синтетический учет – обобщение данных об имуществе, обязательствах и хозяйственных операциях в стоимостном выражении Аналитический учет – ведение учета в разрезе некоторого признака. Для обозначения признака аналитического учета в 1С:Предприятии используется понятие субконто. Аналитический учет обеспечивает группировку информации внутри синтетического счета в стоимостном или натуральном выражении.

Учетные регистры Для регистрации и группировки учетных данных первичных документов применяются регистры бухгалтерского учета. Внемашинное информационное обеспечение включает в себя бумажные бланки определенной формы и структуры данных. Выделяют следующие виды регистров: Хронологические регистры – регистрация учетных данных выполняется в хронологическом порядке (журнал хозяйственных операций) Систематические регистры – регистрация учетных данных выполняется по определенному признаку группировки (журнал ордер/ведомость по счету)

Документы Система документов бухгалтерского учета включает в себя: первичные учетные и выходные отчетные документы. Первичные учетные документы необходимы для обязательного оформления хозяйственных операций. На их основании ведется бухгалтерский учет. Формы первичных документов должны соответствовать формам унифицированных систем документации. Первичные документы содержат следующие реквизиты: Наименование документа; Дату составления документа; Наименование организации Содержание хозяйственной операции Измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении) Наименование должностных лиц Личные подписи Другие реквизиты В бухучете существенное значение имеет юридическая сила документа. В организации существует список лиц, имеющих право подписи первичных документов.

Документы Отчетные документы. Все организации на основе учетных данных синтетического и аналитического составляют бухгалтерскую отчетность (бухгалтерский отчет, отчет о прибылях и убытках и т.д.) Формы бухгалтерской отчетности и порядок их формирования регулируются нормативными актами. Формы бухгалтерской отчетности включают ряд обязательных реквизитов: Наименование составляющей части Указание отчетной даты или периода Наименование организации Идентификационный номер налогоплательщика Полный почтовый адрес Дата утверждения бухгалтерской отчетности Другие реквизиты

Документы Компьютерные системы бухгалтерского учета обеспечивают работу с первичными документами (ввод учетных данных, их верификация, просмотр, поиск, печать документов) Для получения бухгалтерских итогов, формирования сводной и итоговой информации системы бухучета обеспечивают формирование отчетов в виде документов установленной формы и структуры.

Компьютерные системы бухгалтерского учета на базе 1С:Предприятия Системы относится к классу систем бухгалтерского учета для средних предприятий. Программный комплекс 1С:Предприятие используется в нескольких режимах: Конфигуратор – настройка конфигурации системы Предприятие – функционирование ИС Отладчик – отладка программных модулей, написанных на встроенном языке программирования системы Монитор пользователей – оперативный анализ работы пользователей

Типовая конфигурация 1С:Предприятие Типовая конфигурация ИС 1С:Предприятие включает в себя следующие модули: Бухгалтерский учет (ведется на разных участках) Кадровый учет (ведется работниками отдела кадров) Торговля (ведется в различных формах – оптовая, розничная) Складской учет (ведется на складах)

Архитектура системы 1С:Предприятие позволяет организовать совместную работу пользователей с единой базой данных на основе использования локальной сети. Существуют версии программы на основе файл-серверной и клиент-серверной архитектуры. Клиент-серверная версия системы работает под управлением СУБД MS SQL Server. Различие архитектур – в количестве одновременно работающих с информационными базами пользователей

Контуры управления В информационной системе 1С:Предприятии реализованы два контура управления: Управленческий учет – для контроля и анализа торговой деятельности Ведение учета для всего предприятия Контроль остатков и резервов товара на складе Многовалютный учет товаров на складе Многовалютный учет взаиморасчетов с контрагентами Многовалютный учет наличных средств в кассе и на расчетном счете Формирование управленческих отчетов

Контуры управления Финансовый учет Раздельный финансовый учета по нескольким фирмам Автоматизированное формирование бухгалтерских проводок для типовых операций Ведение учета налога на добавленную стоимость, налога с продаж, формирование книги покупок и продаж Стоимостной учет хозяйственных операций Формирование бухгалтерской отчетности

Конфигурирование системы Конфигуратор системы используется для разработки, настройки и администрирования системы. При конфигурировании выполняется: Построение организационной структуры управления предприятием в терминах ИС: фирма, подразделение, пользователь Определение бизнес-процессов (учет кадров, складской учет, торговля, услуги ит.п.) Настройка параметров типовой конфигурации в соответствии с используемой учетной политикой Модификация форм первичных документов и схемы документооборота Создание справочников (классификаторов) аналитического учета Внедрение типовых форм и способов представления бухгалтерской, статистической и другой отчетности Внедрение системы обработки данных в соответствии с требованиями ИС

Метаданные Основа информационного обеспечения в 1С:Предприятии – метаданные – совокупность информационных объектов различных классов: Константы – постоянные величины Справочники – нормативно справочная информация для объектов аналитического учета Перечисления – наборы постоянных величин Документы – формы первичных учетных документов Журналы документов – учетные регистры документов, обеспечивающие просмотр, поиск документов План счетов – совокупность счетов и субсчетов синтетического учета Виды субконто – аналитические счета

Метаданные Операция – документ специальной формы для записи бухгалтерской проводки Отчеты – выходные документы, диалоговые окна для ввода настройки отчетов Обработка – программы пакетной обработки данных Регистры – учетные регистры для оперативного учета наличия и движения средств Журналы расчетов - учет выполненных расчетов Виды расчетов – алгоритм расчета, соответствующие видам начислений и удержаний Календари – графики работы предприятия и/или внешних организаций

Конфигурирование системы Внешний вид Конфигуратора

Конфигурирование системы Настройка документов

План счетов Центральная часть модели бухгалтерского учета – план счетов. Каждый счет в плане счетов включает набор свойств: Наименование Код счета Признак валютного учета Признак количественного учета Признак забалансового счета Признак типа сальдо (активный – для отражения средств организации, пассивный – источники образования средств, активно/пассивный – обе функции) Количество и виды субконто

План счетов На предприятии может быть использован стандартный план счетов, установленный нормативными документами, а также специальный план счетов. Система счетов зависит от учетной политики предприятия. Создается план счетов на этапе конфигурирования системы. Система кодирования счетов в 1С:Предприятии носит иерархический характер. Для детализации активов и обязательств организации могут быть использованы субсчета. Субконтно – признак аналитического учета, позволяющий детализировать информацию о средствах предприятия, накапливаемых на счетах.

План счетов

Операции Данные о хозяйственных операциях предприятия хранятся в виде специальных записей в журнале операций. Каждая операция содержит одну или несколько проводок, отражающих содержание хозяйственной операции в бухгалтерском учете. Каждая проводка состоит из одной или нескольких корреспонденций. Проводки, включающие в себя несколько корреспонденций, называются сложными. В корреспонденции дебет одного счета корреспондирует с кредитом другого счета. Операции включают в себя не только информацию о проводках, но и общую часть – содержание операции, ее общую сумму, дату, номер и др. реквизиты.

Операции Каждая операции, отражаемая в 1С:предприятии связана с единственным бухгалтерским документов и отражается в журнале хозяйственных операций. Операция может разворачиваться в бухгалтерские проводки – элементарные операции по движению средств с одного счета на другой. Операция включает в себя следующие реквизиты: Дата операции Номер документа Сумма операции Фирма Содержание Проводки, составляющие содержание операции включают реквизиты: Номер проводки (номер корреспонденции) Счет дебета, счет кредита, субконто дебета и кредита – составляющие бухгалтерской проводки Валюта – вид валюты Количество Сумма Номер строки документа Содержание проводки Номер журнала

Журнал операций Вызов журнала операций осуществляется командой меню Операции – Журнал операций

Регистры Регистры обеспечивают ведение оперативного учета в стоимостном и натуральном выражении Регистры делятся на регистры остатков и регистры оборотов. Регистры оборотов формируются с заданной периодичностью Регистры остатков вычисляются по мере учета движения средств При обработке первичных документов происходит изменение состояния регистров, получение информации о состоянии регистров осуществляется через формирование отчетов

Работа с программным комплексом 1С:Предприятие Технологически процесс работы с компьютерной системой бухгалтерского учета может быть разбит на следующие этапы: Подготовительный Начальный Основной

Работа с программным комплексом 1С:Предприятие Подготовительный этап включает в себя: Ввод реквизитов предприятия Ввод данных о руководстве организации Выполнение корректировки и заполнения базы данных (добавление счетов, выделение субсчетов) Формирование типовых проводок для часто выполнения часто используемых операций Ввод начальных остатков по счетам Заполнение иных справочников

Работа с программным комплексом 1С:Предприятие Начальный этап является периодическим по мере ведения отчетного периода и включает в себя: Ввод в информационную систему данных с различных бухгалтерских первичных документов (реализуется функцией Журнал хозяйственных операций) Ввод в систему информации о других выполняемых хозяйственных операциях Выполнение корректировки и заполнения базы данных (использование данных управленческого учета)

Работа с программным комплексом 1С:Предприятие Основной этап является периодическим по мере окончания отчетного периода и включает в себя: Расчет итогов – выполняется перед формированием всех выходных документов Сводные проводки – переброска сводных сумм с дебета одного счета в кредит другого Шахматка – табличное представление оборотов сумм одного счета на другой и оборотов по счетам Оборотно-сальдовая ведомость – формирует по каждому счету остаток на начало периода, обороты и остаток на конец периода, а также выводятся итоги по оборотам и остаткам Оборотно-сальдовая ведомость по счету Обороты счета (главная книга) – формирует сальдо и обороты по дебету и кредиту счета и обороты в корреспонденции с другими счетами за указанные периоды Карточка счета – содержит все проводки с указанием конкретного счета и другие отчеты

Работа с программным комплексом 1С:Предприятие

Заполнение справочников

История ввода данных Справочники в программном комплексе 1С:Предприятие позволяют сохранять историю ввода информации

Формирование документа Для управления информацией в базах данных используются специальные формы документов

Журнал документов

Выводы Бухгалтерский учет имеет сложную информационную систему, состоящую из комплекса учетных задач, имеющих внутренние и внешние связи. Определение этих связей необходимо при проектировании комплексных систем компьютерной обработки данных, организованных на основе использования вычислительных сетей Разработка информационного обеспечения бухгалтерского учета включает определение состава учетных показателей, внедрение унифицированной системы документации, использование классификаторов Основой типовых проектов компьютеризации бухгалтерского учета является создание базы данных, файлов справочной и иной информации