База данных индивидуального учета клиентов: оценка опыта внедрения, возможности для мониторинга, проблемы ведения, рекомендуемые механизмы наполнения, планы на будущее Менеджер по мониторингу и оценке проектов Балабаев Т.Ф.

Необходимость ведения БД ИУК Из письма Андреас Тамберга -портфолио-менеджера ГФСТМ о результатах полевых визитов МАФ (OSDV) по проверке отчетных результатов за 1-е полугодие 2010 года от : «The latest available OSDV dated October 2010 identified a significant data quality issue (C rating) for reporting on IDUs reached. We understand that the LFA could not verify your results due to a poor reporting system and the absence of unique identifier codes, electronic database and the agreed procedures of recording and reporting of cases between the SRs and the PR. The other two indicators, although rated A in terms of this OSDV…»

Необходимость ведения БД ИУК Из письма Андреас Тамберга -портфолио-менеджера ГФСТМ о результатах верификации отчетных результатов за 2-е полугодие 2010 года от : –«We noted that your team has made significant steps to improve the quality of reporting program results by introducing the unique identifier code (UIC) system, first used by PSI under the DDRP and CAPACITY projects. Please let us know by 15 May 2011 how the UIC system is functioning and when you anticipate complete operationalization of the system». –Special Condition C.5: (please report on the progress or fulfillment of condition in the next PU/DR). By 30 September 2011, the Principal Recipient shall submit to the Global Fund evidence, in form and substance satisfactory to the Global Fund, that the Principal Recipient has established and is implementing: a. A functional system for recording and reporting on patient-related and inventory-related information (a Management Information System); and b. A system for validating, analyzing, and utilizing the information reported in the Management Information System

Проблемы бумажной системы учета клиентов (приказ 228). Пример Петров Игорь Сергеевич – ПИН, проживает в городе Х. С ним работает аутрич-работник центра СПИД Сергеев П.П. в районе Y города Х. Он посещает пункт доверия в районе Z города X. С ним работает аутрич-работник НПО в районе W города X.

Проблемы бумажной системы учета клиентов (приказ 228). Пример 1. За сколько человек будет посчитан Петров Игорь Сергеевич в отчетности центра СПИД? Ответ – наиболее вероятно как 2 человека. 2. За сколько человек будет посчитан Петров Игорь Сергеевич в отчетности по охвату в целом по городу? Ответ – наиболее вероятно как 3 человека.

Проблема «двойного охвата» Внутренний «двойной охват» - когда с одним клиентом работают разные аутрич-работники и пункты доверия в одной организации. Внешний «двойной охват» - когда с одним клиентом работают разные организации, функционирующие в данном сайте.

Пути решения проблемы «двойного охвата» при бумажной системы отчетности Разделение территории между разными организациями и разными аутрич-работниками. - Уменьшает проблему, но не решает её. Опрос клиентов программы о получении данных услуг в другом месте. - Уменьшает проблему, но не решает её. К тому же может привести к неверному учету клиентов (в случае не включения клиентов в отчетные данные по «охвату). Какие есть другие подходы к решению проблеме «двойного охвата» при бумажной системе отчетности?

Пути решения проблемы «двойного охвата» с помощью базы данных Ведение унифицированной (единой) кодировки клиентов программы всеми организациями, аутрич-работниками, стационарными и передвижными пунктами. Ввод информации обо всех контактах клиентов с программой в базу данных. Получение отчетных данных об «охватах» всех организаций и общем «охвате» всех суб- получателей, работающих в одном сайте из базы данных.

Трудности при подходе с помощью базы данных Проблемы с кодировкой – тяжело собрать коды при первых контактах с клиентами, есть вероятность использования одним и тем же клиентом разных кодов, есть вероятность (

Опыт ведения базы данных за 2010 год – группа ПИН Охват по отчетным данным суб-получателей ПИН, введен «охват» в БД – ПИН (62% от охватов). Из ПИН при объединении БД суб- получателей, работающих в одном сайте осталось ПИН (в среднем 5,4% внешнего двойного охвата). Максимальный «двойной» охват в группе ПИН – 6,8% по городу Алматы.

Опыт ведения базы данных за 2010 год – группа РС Охват по отчетным данным суб-получателей РС, введен «охват» в БД – РС (70,4% от охватов). Из РС при объединении БД суб- получателей, работающих в одном сайте осталось РС (в среднем 1,8% внешнего двойного охвата). Максимальный «двойной» охват в группе РС – 4,6% по Южно-Казахстанской области.

Опыт ведения базы данных за 2010 год – группа МСМ Охват по отчетным данным суб-получателей МСМ, введен «охват» в БД – 6687 РС (61,5% от охватов). Из 6687 МСМ при объединении БД суб- получателей, работающих в одном сайте осталось 6621 МСМ (в среднем 1% внешнего двойного охвата). Максимальный «двойной» охват в группе МСМ – 1,7% в городе Алматы.

Опыт ведения базы данных за 1 квартал 2011 года – уменьшение явных ошибок в отчетных данных Центры СПИД в первоначально предоставленных отчетных данных: несоответствие суммы клиентов по категориям «новые», «постоянные», «нерегулярные» показателю «количество клиентов, получивших пакет услуг..»: –по группе ПИН составило 8%, 6 из 20 (30%) Центров СПИД предоставили неверные данные; –по группе РС составило 16%, 4 из 20 (20%) Центров СПИД предоставили неверные данные; –по группе МСМ данной ошибки не было. НПО в первоначально предоставленных отчетных данных: несоответствие суммы клиентов по категориям «новые», «постоянные», «нерегулярные» показателю «количество клиентов, получивших пакет услуг..»: –по группе ПИН составило 12%, 3 из 21 (14,3%) НПО предоставили неверные данные; –по группе РС составило 8,3%, 1 из 12 (8,3%) НПО предоставили неверные данные; –по группе МСМ составило 3,3%, 1 из 6 (16,7%) НПО предоставили неверные данные.

Опыт ведения базы данных за 1 квартал 2011 год – группа ПИН Первоначальный охват по предоставленным отчетным данным суб-получателей ПИН, введен «охват» в БД – ПИН (80,6% от охватов). Из ПИН при объединении БД суб- получателей, работающих в одном сайте осталось ПИН (в среднем 1,1% внешнего двойного охвата). Максимальный «двойной» охват в группе ПИН – 2,2% по Костанайской области.

Опыт ведения базы данных за 1 квартал 2011 год – группа РС Первоначальный охват по предоставленным отчетным данным суб-получателей 7740 РС, введен «охват» в БД – 7411 РС (95,7% от охватов). Из 7411 РС при объединении БД суб- получателей, работающих в одном сайте осталось 7331 РС (в среднем 1,1% внешнего двойного охвата). Максимальный «двойной» охват в группе РС – 10,0% в Восточно-Казахстанской области (город Усть-Каменогорск).

Опыт ведения базы данных за 1 квартал 2011 год – группа МСМ Первоначальный охват по предоставленным отчетным данным суб-получателей 2719 МСМ, введен «охват» в БД – 2992 МСМ (- 10,0% от охватов). Из 2992 МСМ при объединении БД суб- получателей, работающих в одном сайте осталось 2982 МСМ (в среднем 0,3% внешнего двойного охвата). «Двойной» охват в группе МСМ – 0,8% (городе Алматы).

Опыт ведения. Положительные стороны Разработан и внедрен механизм учета «охвата» клиентов разными суб-получателями, работающими в одном сайте. Значительно улучшилось качество отчетных данных по показателям «охвата», количество розданных расходных материалов, количество клиентов прошедших тестирование на ВИЧ за последние 12 месяцев и знающих свои результаты и др. Введена унифицированная кодировка клиентов в рамках проекта ГФСТМ. Введен маршрутный лист – учетный документ, улучшающий значительно улучшивший первичную документацию для аутрич- работников. Автоматизирован процесс получения отчетных данных на основе исходных данных.

Опыт ведения - проблемы Не достаточно выделяемых ресурсов для реализации наполнения данными БД ИУК (трудности с передачей маршрутных листов от аутрич-работников; большой объем вводимых данных; недостаток вычислительной техники в стационарных пунктах). Ошибки при ведении базы данных индивидуального учета клиентов Ошибки в реализации алгоритма вычислений в БД ИУК (в серверной части – «количество клиентов прошедших тестирование на ВИЧ за последние 12 месяцев и знающие свой результат»; «количество клиентов, посетивших ДК»). Неполное совпадение отчетов по БД ИУК с отчетными формами (отсутствие разделение на СПД, ППД, аутрич-работу; отсутствие показателей количество полевых выходов; количество занятых ставок аутрич-работников). Недостаточный набор механизмов проверки корректности введенной информации и отчетности на уровне ППД, СПД, аутрич.

Рекомендуемая схема наполнения БД ИУК (через аутрич-работников) 1.Аутрич-работник заполняет маршрутный лист, в котором указывается УИК клиента, выданные расходные материалы, услуги ПСК, выдача направлений на тестирование на ВИЧ, в дружественный кабинет и др.; а также ежемесячный отчет аутрич-работника. 2.Аутрич-работник сдает маршрутные листы и ежемесячный отчет ответственному лицу за мониторинг и оценку. В случае Центра СПИД и клиентов из группы ПИН, маршрутные листы и ежемесячный отчет аутрич-работника предоставляется медсестре пункта доверия. Медсестра передает маршрутные листы с пунктов доверия. 3. Срок сдачи маршрутных листов ответственному за мониторинг и оценку – не позднее 7 дней после контакта с клиентами (в случае окончания отчетного периода – не позднее 3-х дней по окончанию отчетного периода).

Рекомендуемая схема наполнения БД ИУК (через ППД) 1.Заполняется маршрутный лист, информация о тестировании на ВИЧ; а также ежемесячный отчет. 2.Маршрутный лист, информация о тестировании на ВИЧ, ежемесячный отчет сдаются ответственному лицу за мониторинг и оценку. 3. Срок сдачи маршрутных листов ответственному за мониторинг и оценку – не позднее 7 дней после контакта с клиентами (в случае окончания отчетного периода – не позднее 3-х дней по окончанию отчетного периода).

Рекомендуемая схема наполнения БД ИУК (через СПД) 1.Документация ведется согласно приказа 228 (параллельно с кодировкой по данному приказу ведется кодировка - УИК). 2.Передается копия журнала учета расходных материалов ответственному лицу за мониторинг и оценку. 3.Срок сдачи маршрутных листов ответственному за мониторинг и оценку – не позднее 7 дней после контакта с клиентами (в случае окончания отчетного периода – не позднее 3-х дней по окончанию отчетного периода).

Рекомендуемая схема наполнения БД ИУК (ответственное лицо за мониторинг и оценку) Прием маршрутных листов, ежемесячных отчетов аутрич-работников - проверка полноты и правильности заполнения; мониторинг работы пунктов доверия, аутрич-работников. Передача маршрутных листов, копии журнала учета расходных документов специалисту по БД для ввода данных в БД ИУК по мере поступления документов.

Рекомендуемая схема наполнения БД ИУК (контроль за качеством ввода данных) Проверку корректности ввода данных в базу данных индивидуального учета клиентов осуществляет ответственный сотрудник организации. Для Центров СПИД ответственный – консультант по БД (РУЦ); для НПО – ответственный за МиО. Сравнение маршрутных листов и копии журнала учета расходных материалов с данными БД ИУК (не реже 1 раз в неделю с 10% охватом учетных документов).

Рекомендуемая схема формирования отчетов (ответственное лицо за мониторинг и оценку) Формирование отчета только на основе базы данных. Передает отчеты (включая БД ИУК) в ГРП ГФСТМ в следующие сроки: для центров СПИД - до 10-го числа месяца следующего за отчетным периодом, для НПО – до 5-го числа. Вносит отчетные данные в ИСУП «MEDEO». Для НПО – передает копии отчетов и БД ИУК по реализации программной деятельности в территориальный Центр СПИД до 5-го числа.

Схема получения общих показателей по «охвату» проекта ГФСТМ Ассистент менеджера по мониторингу и оценке проектов проверяет качество ведения БД ИУК, соответствие БД ИУК и предоставленных отчетных данных. В случае необходимости связывается с суб-получателями. Для учета двойного охвата ПИН суб-получателями, работающими в одном сайте Ассистент менеджера по мониторингу и оценке проектов объединяет базы данных суб- получателей, работающих в одном сайте и по отчету из объединенной базы данных получает данные охвата по данному сайту, из которых исключен двойной учет ПИН. Менеджер по мониторингу и оценке проектов получает «общий показатель охвата» путем суммирования отчетных данных из объединенных баз данных.

Рекомендуемая схема предоставления отчетности по деятельности «уход и поддержка ЛЖВ» Аутрич-работники (социальные работники) заполняют документацию по проведенным мероприятиям (встреча групп взаимопомощи, консультации, тренинги и др.). В течении 3-х дней по завершении мероприятия они предоставляют документацию ответственному лицу за мониторинг и оценку. Ответственное лицо за мониторинг и оценку на основании документации заполняет отчетную форму. Предоставляет данные по отчетной форме в ГРП ГФСТМ в срок до 5-го числа следующего месяца за отчетным. Вводит отчетные данные в ИСУП «МЕДЕО». Предоставляет копию отчета по программной деятельности в территориальный Центр СПИД в срок до 5-го числа следующего месяца за отчетным.

Планы на будущее Разработка новой версии БД ИУК. Возможное изменение кодировки УИК в соответствии с новым приказом МЗ РК. Усиление роли ИСУП «MEDEO» как механизма распространения информации. Разработка и совершенствование механизмов учета «внешнего двойного охвата» клиентов через увеличение целей или уменьшение показателей «охвата». Разработка web-ориентированной системы учета клиентов для распространения информации о работе с клиентами программы той или иной организации.

Основные моменты новой версии БД ИУК Возможность перевода данных из старой БД в новую. Полное соответствие отчетным формам (включая разделение на СПД, ППД, аутрич). В кодировке клиентов предусмотреть возможность хранения кода в кириллице. Возможность работы с новой кодировкой (по новому приказу по пунктам доверия). Автоматическое определение «новых» клиентов. Перевод информации о мини-сессиях и индивидуальных беседах в выбор соответствующей услуги (а не внесение данных отдельным способом). Расширение возможностей по «контролю за УИК» добавлением полей «Кто контактировал», «Место выхода». Итоговое распределение расходных материалов дополнить детальной информацией по каждой дате. Добавление к отчетам – отчет по выбранному СПД, ППД, аутрич- работнику согласно общей формы отчета.

Основные моменты новой версии БД ИУК (продолжение) Добавить «Отчет по УИК» - Данный отчет должен состоять из всех УИК с которыми были контакты через СП, ПП, аутрич-работу за данный отчетный период. Он должен состоять из 1) УИК; 2) из перечисления всех СП, ПП, аутрич-работников с которыми были контакты. Данный отчет должен быть отсортирован по УИК. Добавить «Отчет по УИК для выбранного СП, ПП, аутрич-работника». Должна быть реализована возможность выбора конкретного СП, ПП, аутрич-работника. Данный отчет должен состоять из всех УИК с которыми были контакты с выбранным СП, ПП, аутрич-работником за данный отчетный период. Он должен состоять из 1) УИК; 2) из перечисления всех выданных выбранным СП, ПП, аутрич-работником расходных материалов: шприцы, презервативы, ИОМ, дез. средства. В серверной части программы переделать отчет в соответствии с клиентской частью. Добавить «Отчет по УИК». Данный отчет должен состоять из всех УИК с которыми были контакты через СП, ПП, аутрич- работу за данный отчетный период. Он должен состоять из 1) УИК; 2) из перечисления всех организаций с которыми были контакты. Данный отчет должен быть отсортирован по УИК.

Благодарю за внимание!!!