Консультирование по описанию и оптимизации бизнес-процессов Соискатель: Климентионок Вероника Игоревна Кураторы: Колобова Наталья Владимировна Чечкова Анна Валентиновна Соискатель: Климентионок Вероника Игоревна Кураторы: Колобова Наталья Владимировна Чечкова Анна Валентиновна

Краткая информация о соискателе Ведущий консультант по управлению, компания «Ключевые решения», г. Минск Специализация: бизнес-процессы как управленческий инструмент Профессиональные достижения: авторский подход к оптимизации бизнес-процессов

Краткая информация о соискателе Опыт консалтинговой деятельности с 2006г. Осуществляла консультирование по запросам: оргдиагностики; аудита выполнения и управления бизнес-процессами; оптимизации и стандартизации бизнес-процессов; построения оргструктуры; разработки и внедрения пакета структурных документов; внедрения оперативного планирования; повышения личной эффективности руководителей.

Запрос клиента на консультирование Хочу, что бы вы описали и улучшили мои процессы непрозрачность работы подразделений, сбои в бизнес-процессах, ситуативность решения проблем, отсутствие плановости в работе и развитии компании, а так же большая загрузка меня как управленца А что вас беспокоит?

Планы клиента по преобразованию его компании Оптимизация (описание и улучшение существующих бизнес-процессов, повышение профессиональных компетенций сотрудников, повышение качества существующих услуг и товаров). Инновационное развитие (разработка и внедрение инновационных бизнес-процессов, товаров и услуг). Создание культуры постоянного совершенствования качества процессов, товаров и услуг.

Оргдиагностика Цель Выявление проблем, ограничивающих развитие компании, определение направлений и задач организационного роста. Предполагаемый результат Клиент располагает объемом актуальной информации, характеризирующей текущее состояние компании, и содержательным план ее реорганизации. Критерии оценки результата Наличие полезной новизны для Клиента в характеристике компании. Предоставление неочевидных для Клиента проблем компании и их причин. Практическая ориентированность и применимость рекомендаций.

Описание и оптимизация бизнес-процессов Цель Повышение прозрачности и эффективности деятельности компании. Предполагаемый результат Будет зафиксирован порядок и ответственность за выполнение работ, устранены сбои в выполнении бизнес-процессов, повышено качество выполнения бизнес-процессов. Критерии оценки результата Наличие верифицированных описаний бизнес-процессов. Решены выявленные в реализации бизнес-процессов проблемы. Налажено взаимодействие подразделений. Минимизированы вариации в результатах выполнения бизнес- процессов (бизнес-процесс стал выполняться стабильно без сбоев).

Контракт на консультирование Оргдиагностика и разработка плана реорганизации Оценка уровня организационного развития и анализ проблемного поля компании в разрезах управления, бизнес- процессов, персонала, финансов, маркетинга и сбыта. Оценка потенциала управленческого персонала и его готовности к развитию компании. Разработка плана реорганизации компании. Описание и оптимизация двух бизнес-процессов Описание бизнес-процессов. Анализ и оптимизация бизнес-процессов. Регламентация бизнес-процессов. Сопровождение внедрения изменений в бизнес-процессах. Обучение сотрудников компании технологиям процессного управления и передача практического опыта описания и оптимизации бизнес-процессов.

Дополнительные эффекты от сотрудничества с консультантами Повышение компетентности руководителей подразделений и ключевых сотрудников компании в проведении организационных изменений, анализе и оптимизации бизнес-процессов, а так же в реализации выбранных бизнес-процессов. Рассмотрение возможностей процессных инструментов применительно к системе управления компанией.

Граф проблем

Выводы по результатам оргдиагностики Основной риск проведения организационных изменений – отсутствие у акционеров, исполняющих функции директоров, согласованности в управлении компанией. Руководитель бизнес-направления является скорее его администратором, нежели полноценным управленцем. Система мотивации работает по «котловому» методу, что демотивирует успешных продавцов. Бизнес-процессы сложились «стихийно». Взаимодействие между подразделениями компании требует работ по согласованию. Бизнес- процессы поставок, управления взаимоотношениями с клиентами, и управления дилерской сетью необходимо наполнять соответствующими профессиональными функциями. Бизнес-процессы маркетинга и управления человеческими ресурсами практически не реализуются. Автоматизация бизнес-процессов и управленческого учета в компании «лоскутная» и не покрывает всех информационных потребностей компании.

Первоочередные шаги плана реорганизации Согласование видения акционеров. Проведение целеполагающего тренинга. Проведение командообразующих мероприятий. Принятие срочных мер по преобразованию функционально- организационной структуры и открытию необходимых вакансий. «Доукомплектация» департамента поставок квалифицированными сотрудниками и согласование взаимодействия с отделом продаж.

Расширение контракта Оргдиаг -ностика Проектная сессия SAPE Согласование видения акционеров Внедрение оперативного планирования Описание и оптимизация бизнес-процессов Разработка стратегии

Этапы работ по описанию и оптимизации бизнес-процессов Обучение Подготовка Описание Анализ проблем Целеполагания и прарметризации Оптимизация Регламентация Внедрение изменений

Подход к оптимизации бизнес-процессов Анализ бизнес-процессов Определение критериев оптимизации Выявление причин Оптимизация бизнес-процессов Определение проблем Целеполагание

Этап Обучение Проведение корпоративного семинара Выполнение самостоятельной работы Обучение работе с кейс-средством Практический опыт Методические материалы ПримерыЗадания Выполнение работ совместно с консультантами

Этап Подготовка Выбор бизнес-процессов Формирование рабочей группы Разработка соглашения о моделировании Разработка шаблона процессного регламента

Этап Описание Сбор информации о бизнес-процессах Формирование текстовых описаний бизнес-процессов Разработка графических моделей бизнес-процессов «как есть» Ежемесячно с 20 по 25 число месяца, менеджеры отдела продаж и дилеры выясняют потребности своих клиентов. Они смотрят в 1С в разделе Отгрузки запланированные, но еще не осуществившиеся отгрузки …

Этап Анализ проблем Сбор информации о проблемах и их причинах с точки зрения сотрудников компании Структурирование и обобщение проблем и их причин Отработка гипотез о причинах проблем Согласование общего видения проблем и причин бизнес-процессов Не соответствие выходов-входов: - по форме и содержанию; - по качеству; - по срокам предоставления. Бизнес-процессы компании Управление процессами

Этап Целеполагание и параметризации Определение требований к бизнес-процессам Спецификация целей оптимизации бизнес-процессов Формирование перечня показателей бизнес-процессов и их результатов Требование Цель оптимизации Повысить скорость предоставления предложений от поставщиков Обработка запроса на товар под заказ не более 3 дней Поиск и выбор поставщика Показатель процесса длительность

Этап Оптимизация Выработка предложений по оптимизации бизнес-процессов Структурирование и обобщение предложений по оптимизации Выбор предложений для реализации Способ выполнения работы Исполнители и ответственность Мотивация Потоки информации Результаты работ Управление работами

Этап Регламентация Разработка графических моделей и текстовых описаний бизнес- процессов «как должно быть» Формирование регламентов бизнес-процессов «как должно быть» Ознакомление с регламентами в структурных подразделениях Содержание регламента 1. Назначение и область применения 2. Нормативные ссылки и термины 3. Определение Процесса 3.1. Цели и задачи 3.2. Владелец 3.2. Входы, выходы, клиенты и поставщики 4. Выполнение Процесса 4.1. Описание Процесса 4.2. Матрица ответственности 4.3. Показатели Процесса 5. Порядок внесения изменений 6. Приложения (формы документов)

Этап Внедрение изменений Планирование внедрения изменений Мониторинг внедрения изменений Анализ результатов внедрения изменений Планирование изменений Подготовка к изменениям Апробация новых методов работы Обучение персонала Мониторинг внедрения изменений Корректировка изменений

Подведение итогов Уточнены и скорректированы зоны ответственности и функционал руководителей подразделений и сотрудников компании Налажено взаимодействие подразделений: своевременный обмен информацией и согласованные результаты работ Устранены проблемы в бизнес-процессах, выявленные в ходе их рассмотрения Разработаны показатели бизнес-процессов, которые используются для оценки работы подразделений и мотивации. Разработаны регламенты бизнес-процессов, по которым можно обучать новых сотрудников Сотрудники Заказчика обучены и могут описывать и проводить анализ проблем бизнес-процессов самостоятельно Сотрудники Заказчика умеют работать в рабочей группе и организовывать внедрение изменений

Оценка проекта клиентом «Нам удалось снять напряженность между сотрудниками подразделений и упорядочить их совместную работу…» « После окончания первого этапа работ, направленного на устранение проблем и упорядочивание работ, сформировалась реальная возможность приступить ко второму этапу - повышению качества внешних услуг и введению инновационных продуктов… » « Благодарность за профессионализм и компетентность, за настойчивость и доброжелательность при работе с сотрудниками компании… »