СИСТЕМА DISTATE КАК СИСТЕМА ЭДО СИСТЕМА DISTATE КАК СИСТЕМА ЭДО

2 О Системе DiState Система DiState представляет собой единое информационное web-пространство, позволяющее организовать юридически значимое взаимодействие между Участниками с применением электронной подписи и сертифицированных средств криптозащиты информации. Доступ Участников к Сервисам осуществляется через «единую точку доступа» - Национальный деловой портал

3 Статусы Участников Системы Участник Системы = юридическое лицо (ИП), зарегистрированное в Системе на сайте подписавшее заявление на присоединение к соглашению о применении ЭП в Системе, уполномоченное лицо которого имеет зарегистрированный в Системе сертификат ключа подписи. Участник Системы + лицензии DiState ARM PRO = доступ ко всем Сервисам Системы + лицензии DiState EDS = подписание электронных документов при взаимодействии с другими Участниками Системы. Владелец КС = Участник Системы + лицензия DiState ARM «ВКС» + лицензии DiState EDS = возможность организации корпоративной сети, доступ ко всем сервисам Системы, подписание электронных документов с Клиентами КС и иными Участниками Системы. Клиент КС = Участник Системы + лицензия DiState ARM «ККС» = доступ к информационным сервисам Системы, доступ к Сервису электронного документооборота только с Владельцем корпоративной сети.

4 Сервис электронного документооборота Одним из ключевых в Системе DiState является Сервис защищенного электронного юридически значимого документооборота. Сервис представляет собой единый механизм по работе с хозяйственными, бухгалтерскими и иными документами, представленными в электронном виде, и предназначен для: создания документа, редактирования, последовательного подписания при помощи электронной подписи, отправки контрагенту, систематизированного архивного хранения в электронном виде.

2 5 Электронный документ в Системе DiState Документ, предназначенный для фиксирования бизнес-процесса, проходит несколько последовательных стадий: создание, согласование/подписание электронной подписью, отправка получателю, оn-line проверка статуса сертификата подписанта*, проставление штампа времени*, направление получателю сообщения о поступлении документа и т.д.;* *системные сервисы может быть создан : вручную, путем загрузки файла, созданного внешними программами; имеет указания на права доступа к нему в соответствии с полномочиями сотрудников компании – Участника; занимает место согласно своему назначению; защищен от потери, несанкционированного изменения или удаления; может быть создан по системному набору шаблонов.

2 6 Шаблоны документов в Системе Системные шаблоны разбиты по разделам: корреспонденция договоры и приложения бухгалтерские документы (счета-фактуры, акты приемки, выполнения работ и услуг, акты сверки расчетов, счета на оплату, товарные накладные), документы транспортной логистики (заявки на перевозку, товарно-транспортные накладные, экспедиторские расписки, поручения экспедитору, складские расписки). Для создания документов иного содержания Вы имеете возможность: использовать шаблон «универсальный», создать документы по собственным шаблонам, указав цепочку подписантов, использовать схемы бизнес-процессов, принятых на вашем предприятии.

7 Печатная форма электронного документа Печатная форма электронного документа в Системе

8 Стороны и типы документов Стороны документов: число сторон документа практически не ограничено, под документом от каждой из сторон может быть несколько «Подписантов», сторона документа может быть выбрана из списка контрагентов Участника Системы, выбор сторон и подписантов зависит от выбранного шаблона документа. Тип документов: Односторонние: письма различного характера, заявления, документы, содержащие какие-либо регулярно предоставляемые сведения, отчеты и т.д. Двусторонние: договоры, протоколы разногласий доп.соглашения, счета фактуры, накладные, т.е. документы, связанные с деятельностью предприятия. Многосторонние документы создаются организатором (инициатором) и содержат текст, который согласуется множеством участников (например протокол заседания и т.п.).

9 Этапы движения документа Создание. Документ в Системе может создавать только Уполномоченное лицо, либо сотрудник компании, наделенный в Системе соответствующими полномочиями. На любом этапе создания документа можно просмотреть его печатную форму, либо сохранить документ в проектах. Стороны документа и Количество Подписантов Тип документа и шаблон Уникальный внутрисистемный номер документа При создании документа определяются стороны документа тип документа и шаблон количество Подписантов уникальный внутрисистемный номер документа под которым он сохраняется в Системе Отправка документа на подпись. Если документ создан сотрудником, он будет направлен на подпись Уполномоченному лицу компании.

9.1 Этапы движения документа Статус документа Дата и время подписания документа Стороной 1 На каждом этапе движения документа можно проследить его текущее состояние. Эта процедура прозрачна для всех Сторон документа. Метод одной кнопки позволяет видеть только результат появившийся в списке подписанный Пользователем документ. Подписание документа содержит множество последовательных действий: непосредственное подписание документа владельцем сертификата ключа подписи, шифрование документа, направление его на специальный сервер Системы, проверка актуальности статуса используемой цепочки сертификатов, проставление штампа времени с помощью сервиса DiState EDS, сохранение документа под присвоенным при создании номером.

9.2 Этапы движения документа Подписание документа Стороной 2. При отсутствии разногласий документ подписывается Стороной 2 также нажатием кнопки «Подписать», после чего происходит установленная Системой процедура, и статус документа изменяется на «Подписан». Дата и время подписания документа Стороной 2 Статус документа Отклонение документа В случае, когда присланный документ не удовлетворяет Получателя, он может отказать в его подписании, при этом указав причину отклонения. В этом случае документу присваивается статус «Отклонен».

10 Проверка подлинности подписи в документе Наличие Оператора Системы позволяет проверить подлинность электронной подписи в документе Детальный отчет Оператора о статусе сертификата ключа подписи Информация о времени подписания документа и о подлинности подписи

11 Результат проверки подлинности подписи Положительный результат проверки: 1. принадлежность ЭЦП в электронном документе владельцу сертификата ключа подписи; 2. отсутствие искажений в электронном документе, подписанном данной ЭЦП.

1212 Доказательства подлинности подписи Все документы, оформленные и подписанные в Системе, являются оригиналами, имеют ту же юридическую силу, что и документы, оформленные на бумажном носителе и заверенные подписью уполномоченного лица и печатью организации. Каждая подпись под документом в Системе в on-line режиме проходит процедуру проверки актуальности статуса сертификатов и имеет штамп единого серверного времени (время берется из системы ведения единого времени ИВЧ 1, данная система удовлетворяет требованиям третьей группы ГОСТ и сертифицирована Госстандартом РФ RU.C A N 5895).

1313 Преимущества документооборота в Системе DiState Благодаря наличию Доверенной Третьей Стороны – Оператора Системы - снимаются вопросы подлинности документа, статуса сертификата на момент создания подписи, определения времени и способа отправки/получения, самого факта получения, действий с документом со стороны контрагента и т.п. Сделки в Системе заключаются посредством подписания документов «здесь и сейчас» при помощи электронной подписи, гарантирующей их авторство. Оператор обеспечивает защищенный канал движения документа до сервера Системы, квитируя все действия с документом, поэтому документ не может потеряться «не дойти», считаться спамом и быть отвергнутым системами почтовых сообщений получателя. У обеих Сторон всегда есть информация о статусе документа в on-line режиме (прочитан, подписан), можно контролировать время и этап исполнения, существуют различные способы получения уведомления. При возникновении конфликтных ситуаций по запросу сторон Оператор предоставляет развернутый отчет о подтверждении подлинности электронной подписи в конкретном документе. Каждый документ имеет свой уникальный номер и хранится на защищенном сервере Системы в зашифрованном виде. Сторона может предоставить доступ к документу третьему лицу (стороне) (при проверках, судебных разбирательствах, банкам при факторинговых операциях и т.п.)

14 Право на судебную защиту Все электронные документы, созданные и подписанные электронной подписью в Системе, могут использоваться в качестве доказательств, в том же порядке, как был бы использован документ, подписанный собственноручной подписью и заверенный печатью. Каждая подпись под документом, проходит внутрисистемный сервис Оператора: проверяется через службу актуальности статуса сертификата удостоверяющего центра и получает штамп времени, благодаря чему документ может использоваться в качестве доказательства неограниченное время (в т.ч. и в случае судебной защиты). Протоколы проверки подписей приложены к документу.

15 При проверке контролирующих органов Как следует из письма Федеральной налоговой службы от г.: «Налогоплательщик может формировать первичные документы бухгалтерского учета (договора, счета на оплату, акты выполненных работ, заявки на перевозку грузов и т.п. в системе внешнего электронного документооборота и подписывать электронной цифровой подписью руководителей организации и организации- контрагента. …должностное лицо налогового органа.. вправе истребовать необходимые для проверки документы…» «На основании п. 2 ст. 93 Налогового кодекса установлено, что истребуемые документы предоставляются в виде заверенных проверяемым лицом копий...» «Следовательно, налогоплательщик в вышеуказанных случаях предоставляет в налоговый орган распечатанную форму электронного документа и заверяет ее соответственно подписью руководителя..и (или)иного уполномоченного лица и печатью организации».

16 Благодарим за внимание, приглашаем к сотрудничеству