Государственное автономное образовательное учреждение среднего профессионального образования Санкт-Петербургский морской технический колледж Модель поведения аудитора Санкт-Петербург 2012

2 С Т А Д И И А Д И Т У А ПОДГОТОВКА ВСТУПИТЕЛЬНОЕ СОВЕЩАНИЕ АУДИТ ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНОЕ СОВЕЩАНИЕ РАССЫЛКА ОТЧЕТА

Демонстрируйте позитивное отношение, Демонстрируйте позитивное отношение, Используйте понятную терминологию, Используйте понятную терминологию, Прослеживайте конкретный проект (заказ, программу…), Прослеживайте конкретный проект (заказ, программу…), Фиксируйте объективные свидетельства, Фиксируйте объективные свидетельства, Отмечайте улучшения, Отмечайте улучшения, Не навязывайте свое мнение, Не навязывайте свое мнение, Ведите записи. Ведите записи. Советы аудитору

МЕТОДЫ АУДИТА НАБЛЮДЕНИЕ ОПРОС АНАЛИЗ Объекты наблюдения: документация; состояние раб. мест; оборудование; средства измерений; поведение сотрудников.

Методы работы аудитора Методы НаблюдениеОпрос Оценивание Доказательство Анализ констатация факта, основанная на объективном свидетельстве метод получения первичной информации об объекте аудита в виде ответов на вопросы данные, подтверждающие наличие или правдивость чего-либо определение степени выполнения объектом аудита требований СМК, установленных областью проверки метод детальной проверки объекта аудита

Запишите имена собеседников; Запишите имена собеседников; Проверяйте ключевые моменты, следуя чек-листу, Проверяйте ключевые моменты, следуя чек-листу, Не вступайте в дискуссию, Не вступайте в дискуссию, Не делайте поспешных выводов, Не делайте поспешных выводов, Чётко формулируйте вопросы, не задавайте больше одного вопроса за один раз и ждите ответа на один вопрос, прежде чем задать следующий; Чётко формулируйте вопросы, не задавайте больше одного вопроса за один раз и ждите ответа на один вопрос, прежде чем задать следующий; Стимулируйте собеседника к развёрнутым ответам. Стимулируйте собеседника к развёрнутым ответам. После получения устной информации подкрепляйте ее объективными свидетельствами, используя просьбу « ПОКАЖИТЕ МНЕ …». После получения устной информации подкрепляйте ее объективными свидетельствами, используя просьбу « ПОКАЖИТЕ МНЕ …». Подытожьте полученную информацию, кратко сформулировав позитивные впечатления и спорные моменты Подытожьте полученную информацию, кратко сформулировав позитивные впечатления и спорные моменты МЕТОДЫ СБОРА ИНФОРМАЦИИ

7 Классификация вопросов Тип вопросаОпределениеПример Открытый Предполагает РАЗВЕРНУТЫЙ ответ Какие, кроме этого, средства измерения Вы используете в своей работе? Закрытый Ответ предполагает только «ДА» или «НЕТ» В вашей работе Вы используете это средство измерения? Разъясняющий Вопрос, требующий РАЗЪЯСНЕНИЯ Поясните, что имеется в виду? Альтернативный Ответом может быть ОДИН ИЗ ДВУХ противоположных вариантов Причина заключается в том или в этом? Наводящий Вопрос, НАВОДЯЩИЙ НА ОТВЕТ или содержащий ГОТОВЫЙ ОТВЕТ Вы, очевидно, всегда это делаете, не так ли? Утверждающий Вопрос, содержащий УТВЕРЖДЕНИЕ Разве в этом случае могло быть иначе? Персонифицирующий Вопрос, ответ на который предполагает оценку деятельности ЛИЧНОСТИ Кто, как Вы думаете, виноват в этом? Затрудняющий общение Вопрос, создающий БАРЬЕР В ОБЩЕНИИ Разве я Вам не говорил, что так и будет?

Организационные принципы внутреннего аудита Этичное поведение - основа профессионализма Добросовестное изложение – обязательство правдиво и точно представлять отчет Должное профессиональное внимание – прилежание, усердие и рассудительность при проведения аудита Независимость - основа беспристрастности аудита и объективности заключений по результатам аудита Подход базирующийся на доказательствах – рациональный метод достижения надежных и воспроизводимых заключений по результатам аудита в процессе систематического аудита Принципы, относящиеся к процессу аудита Принципы, относящиеся к аудиторам

Компетентность и оценка аудиторов Личные качества аудитора Способность к анализу Способность к общению Способность слушать собеседника Выдержанность Пунктуальность Здравый смысл Доброжелательность Тактичность Принципиальность Наблюдательность Сосредоточенность Способность к объективным оценкам Широта кругозора Способность к анализу Широта кругозора Сосредоточенность Способность к объективным оценкам Наблюдательность Сосредоточенность Способность к объективным оценкам Принципиальность Сосредоточенность Способность к объективным оценкам Тактичность Принципиальность Сосредоточенность Способность к объективным оценкам Доброжелательность Тактичность Принципиальность Сосредоточенность Способность к объективным оценкам Здравый смысл Доброжелательность Тактичность Принципиальность Сосредоточенность Способность к объективным оценкам Пунктуальность Здравый смысл Доброжелательность Тактичность Принципиальность Способность к объективным оценкам Способность слушать собеседника Выдержанность Пунктуальность Здравый смысл Доброжелательность Тактичность Принципиальность Наблюдательность Сосредоточенность Способность к объективным оценкам

Квалификационные критерии для кандидатов в аудиторы ПОДГОТОВКА Обученные в объеме, обеспечивающем знание стандартов ИСО серии 9000, методов и процедур аудита системы менеджмента качества ОПЫТ РАБОТЫ Не менее 2-х лет работы в организации ОБРАЗОВАНИЕ Высшее или специальное среднее ПОДДЕРЖАНИЕ КОМПЕТЕНТНОСТИ Обученные в объеме, обеспечивающем знание стандартов ИСО серии 9000, методов и процедур аудита системы качества Периодическая аттестация на звание аудитора СПОСОБНОСТЬ К РУКОВОДСТВУ (для главного аудитора) Навыки руководства (планирования, организации, общения) ЛИЧНЫЕ КАЧЕСТВА КРИТЕРИИ

Моральный кодекс аудитора Принимая на себя обязанности аудитора, подтверждаю готовность соблюдать следующие этические правила и нормы поведения: действовать заслуживающим доверие и непредубежденным образом по отношению к аудитируемому персоналу; ставить в известность руководителя группы аудиторов о характере своих отношений с аудитируемым подразделением перед тем, как проводить аудит этого подразделения; не действовать в ущерб репутации аудитируемого подразделения; проявлять уважение к персоналу аудитируемого подразделения, создавать атмосферу сотрудничества и доброжелательности;

Моральный кодекс аудитора избегать резкого тона замечаний и оценок. Замечания высказывать только по отношению к предмету аудита, но ни в коем случае ни в адрес сотрудников; постоянно сохранять позитивную психологическую установку на проведение аудита; в конфликтных ситуациях сохранять спокойствие и деловой тон, не поддаваться эмоциям и избегать нетактичного поведения со своей стороны; способствовать поддержанию авторитета аудиторской группы

Аудитор должен: Быть компетентным: знать предмет аудита (продукцию и т.д.) Знать: как можно больше о проверяемой стороне Управлять: аудитом Помогать: в случаях возникновения недопонимания или ошибочного толкования Демонстрировать: хорошие манеры и позитивное отношение Позаботиться: чтобы о его приходе на объект сотрудники были уведомлены Соблюдать: профессиональную этику аудитора Быть пунктуальным: если обстоятельства вынуждают аудитора опаздывать на следующую встречу, то необходимо предупредить следующего проверяемого о своем опоздании Слушать: все, что говорит проверяемая сторона, а не только то, что аудитору хочется услышать Собрать: свидетельства аудита Быть вежливым: по отношению к проверяемой стороне Быть кратким: говорить мало и по существу

Аудитор НЕ должен: Критиковать: записывайте обнаруженные несоответствия и замечания, не сопровождая их устной критикой Отклоняться в сторону: следуйте намеченному пути и не позволяйте другим событиям, увлечь себя в ином, направлении Спорить: работа аудитора заключается в сборе и регистрации свидетельств аудита, а не в том., чтобы обсуждать плюсы и минусы существующей ситуации Грубить: помимо того, что это дает благодатную почву для ваших критиков, это еще и неэтично Опаздывать: будьте пунктуальны Иронизировать: это не способствует установлению правильных отношений между аудитором и проверяемой стороной Сравнивать: никому не понравится, что его будут сравнивать с коллегами, работающими лучше Высказывать собственное мнение: а тем более навязывать его проверяемым Искать виновных: это не входит в функции аудитора

Внутренние аудиты не предназначены для оценки деятельности персонала и не предполагают карательных действий против исполнителей работ

Спасибо за внимание!

Государственное автономное образовательное учреждение среднего профессионального образования Санкт-Петербургский морской технический колледж Модель поведения аудитора Санкт-Петербург 2012