Практические аспекты организации электронного документооборота

СОДЕРЖАНИЕ 1.Электронные счета-фактуры: шаги внедрения в жизнь, как сделать этот обмен возможным в 2012 году, преимущества, зарубежный опыт. 2.Обмен первичными документами в электронном виде.

Юридическая значимость и сила электронного документа ГК РФ признает электронную подпись, используемую при составлении документов гражданско-правового характера, аналогом собственноручной подписи (п. 2 ст. 16). ФЗ «О бухгалтерском учете» позволяет составлять, хранить и представлять бухгалтерскую отчетность в электронном виде, тем самым разрешая и первичные документы составлять в электронном виде (п. 6 ст. 13). В соответствии с нормами Федеральных законов от ФЗ «Об электронной подписи» и от ФЗ «Об электронной цифровой подписи» электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью), обладают такой же юридической силой, как и документы, подписанные собственноручно и заверенные печатью (если печать необходима для данного документа). Таким образом, законодательство позволяет обмениваться с контрагентами электронными документами, признавая их юридически значимыми, при условии подписания квалифицированной электронной подписью (до – электронной цифровой подписью) уполномоченного лица.

Разъяснения контролирующих органов Минфин России неоднократно подтверждал, что электронный документ, составленный по установленной форме и подписанный электронной цифровой подписью (квалифицированной электронной подписью ), может приниматься к бухгалтерскому и налоговому учету, подтверждать расходы по налогу на прибыль и вычеты по НДС. – Письмо Минфина России от /1-1; – Письмо Минфина России от /297; – Письмо Минфина России от /1-325; – Письмо Минфина России от /1/521; Федеральная налоговая служба разъяснила, что первичные учетные документы, составленные в электронном виде и подписанные электронной цифровой подписью (квалифицированной электронной подписью) уполномоченного лица, равнозначны документам на бумажном носителе. – Письмо ФНС России от Кроме того, по мнению ФНС России, если соглашение сторон предусматривает подписание документов неквалифицированной ЭП, то такие документы также подтверждают расходы. – Письмо ФНС России от

Общие принципы обмена электронными документами с контрагентами Обмениваться с контрагентами практически любыми юридически значимыми документами (договорами, накладными, счетами и т.д.) можно напрямую, а можно через оператора электронного документооборота, например, через «Такском». Исключение составляют электронные счета-фактуры. Обмен ими возможен только через оператора электронного документооборота (п. 1.3 Порядка, утв. приказом Минфина России от н).

г. – по поручению Правительства Минфин и ФНС России в 2009 году проводили пилотный проект по обмену электронными счетами-фактурами. Компания Такском – организатор пилота и Оператор электронного документооборота г. – изменения в Налоговый кодекс РФ (Федеральный закон от ФЗ) - возможность составления и обмена счетами-фактурами в электронном виде г. – Минфин России утвердил «Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи» (Приказ Минфина России от н) 2011 г. – Новые возможности работы с налогоплательщиками при налоговых проверках. ФНС России утвердила Порядок направления требования и предоставление документов (информации) в электронном виде по ТКС. (Приказ ФНС России от «Об утверждении Порядка направления требования о представлении документов (информации) и порядка представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи») ЭСФ: шаги внедрения в жизнь

г. – Опубликовано Постановление Правительства РФ от «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых по налогу на добавленную стоимость» 2012 г. – Письмо Минфина РФ от /11 «О применении новой формы счета- фактуры» 2012 г. – Приказ ФНС России от утверждены форматы представления документов, используемых при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной подписи г. – Приказ ФНС России от утверждены рекомендуемые форматы унифицированных форм первичной учетной документации: товарной накладной ТОРГ-12 (утв. Постановлением Госкомстата России от ) и Акта приемки-сдачи работ (услуг). 23 мая 2012 г.– Вступил в силу Приказ ФНС России от «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов- фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде» 2012 г. - Приказ ФНС России от налогоплательщики могут высылать в ответ на налоговое требование в ИФНС не заверенные бумажные копии документов, а их скан-образы или XML-файлы документов в электронном виде по ТКС ЭСФ: шаги внедрения в жизнь

Основные особенности документооборота ЭСФ Счета-фактуры составляются: – при наличии технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур – по взаимному согласию сторон сделки в соответствии с установленными форматами и Порядком. По мнению Минфина России, такое согласие может быть оформлено с учетом обычаев делового оборота, в том числе путем обмена документами, без составления одного документа, подписанного сторонами, совершением действий, свидетельствующих о согласии на составление счетов-фактур в электронном виде, и т.п. Письмо Минфина России от /26.

Основные особенности документооборота ЭСФ Счета-фактуры выставляются и получаются через Оператора электронного документооборота, который: – гарантирует доставку – и подтверждает дату выставления и получения документов. Обмен может осуществляться через одного или нескольких Операторов электронного документооборота.

ЭСФ: Участники электронного документооборота Участники ЭДО Продавец (в соответствии с п. 1.2 Порядка, утв. приказом Минфина России от н к продавцам - участникам ЭДО также относятся налоговые агенты, указанные в п.1 ст. 168 НК РФ; комиссионеры (агенты), действующие от своего имени в интересах комитента (принципала), которые осуществляют реализацию и составляют СФ покупателю либо приобретают покупки и составляют СФ комитенту (принципалу)* ) Покупатель (в том числе комиссионеры (агенты), действующие в интересах комитента (принципала), которые осуществляют реализацию и получают СФ от комитента (принципала) либо приобретают покупки от своего имени и получают СФ от продавцов) Оператор ЭДО (Гарант для хозяйствующих субъектов при обмене счетами-фактурами в электронном виде) Основные функции Оператора ЭДО: обеспечение взаимодействия между Продавцом и Покупателем; учет и регистрация участников; выдача ключей ДУЦ ФНС России; распространение программных средств.

Что нужно сделать, чтобы начать обмен? Для того чтобы начать обмен юридически значимыми первичными документами с контрагентами, необходимо внести изменения в учетную политику. Стоит предусмотреть возможность составлять и получать первичные документы (а также счета-фактуры и иные документы) в электронном виде, а также принимать данные документы к бухгалтерскому и налоговому учету. Кроме того, на данный момент обязательным условием является заключение сторонами Соглашения об обмене электронными документами. Чтобы обмениваться электронными счетами-фактурами необходимо также представить оператору электронного документооборота заявление и получить у него идентификатор участника.

ЭСФ: схема электронного документооборота СЕТЬ ОПЕРАТОРОВ ЭДО Хранилище Оператора ЭДО Подтверждение Оператора ЭДО+ ЭП_Продавца, ЭП_Оператора; Извещение продавца/покупателя о получении подтверждения+ ЭП_Оператора, ЭП_Покупателя/Продавца Хранилище Оператора ЭДО Подтверждение Оператора ЭДО+ ЭП_Продавца, ЭП_Оператора; Извещение продавца/покупателя о получении подтверждения+ ЭП_Оператора, ЭП_Покупателя/Продавца ПОКУПАТЕЛЬ Хранилище покупателя Счет-фактура, ЭП_продавца Подтверждение Оператора ЭДО+ ЭП_Продавца, ЭП_Оператора Извещение о получении СФ+ ЭП_Продавца, ЭП_Покупателя ПОКУПАТЕЛЬ Хранилище покупателя Счет-фактура, ЭП_продавца Подтверждение Оператора ЭДО+ ЭП_Продавца, ЭП_Оператора Извещение о получении СФ+ ЭП_Продавца, ЭП_Покупателя Электронный архив ПРОДАВЕЦ Хранилище продавца Счет-фактура, ЭП_продавца Подтверждение Оператора ЭДО+ ЭП_Продавца, ЭП_Оператора Извещение о получении СФ+ ЭП_Продавца, ЭП_Покупателя ПРОДАВЕЦ Хранилище продавца Счет-фактура, ЭП_продавца Подтверждение Оператора ЭДО+ ЭП_Продавца, ЭП_Оператора Извещение о получении СФ+ ЭП_Продавца, ЭП_Покупателя Управление сертификатами Удостоверяющий центр Электронный архив Управление сертификатами Счета-фактуры, извещения о получении счетов-фактур, уведомление об уточнении счетов-фактур, документы Подтверждение Оператора ЭДО 1 день, Извещение о получении подтверждения Оператор ЭДО Электронный архив Подтверждение Оператора ЭДО 1 день, Извещение о получении подтверждения У правление сертификатами

Готовность бизнеса – 70% организаций и 55% индивидуальных предпринимателей сдают отчетность в электронном виде по ТКС.* Готовность налоговых органов – есть возможности и желание принимать документы в электронном виде. По оценкам европейских экспертов, Россия имеет все шансы быстро подтянуться к лидерам * Данные с официального сайта ФНС России Перспективы внедрения ЭДО и ЭСФ в России

Эффект внедрения Электронный документооборот первичными бухгалтерскими документами позволит: Сократить общее количество бумажных документов на 25-75%; Сократить время обработки документов на 75%; Повысить производительность бухгалтерии на 20%; Достичь общей экономии на уровне 1-2% от оборота компании. Полная автоматизации процесса обмена, обработки и хранения электронных счетов снижают затраты до 1 евро. (по данным Bruno Koch, Bilentis)

1.Какие решения Вы предлагаете для распространенных учетных систем, обеспечивая не только транспортную составляющую? 2.На чем основывается тарифная политика по обмену электронными документами? 3.В чем заключается ответственность оператора при передачи документов в электронном виде? 4.Чем обеспечивается юридическая значимость электронных документов? 5.Дополнительные инвестиции и вложения бизнеса для обеспечения перехода на ЭДО? Топ-вопросы

Удобный обмен электронными счетами-фактурами и другими документами в «1С:Предприятии 8» Поддерживаются: счета, счета-фактуры (предварит. формат), накладные, акты, отчеты комиссионера, каталоги товаров, прайс-листы, заказы, а также документы произвольного формата. Обмен ЭД осуществляется по электронной почте или через каталог. Применяется ЭЦП, шифрование (сторонние криптосредства). Сформировать, подписать и отправить электронный документ можно «в один клик», это реально проще, чем подготовить бумажный экземпляр! На основе автоматически загружаемых входящих ЭД так же автоматически создаются документы ИБ, которые остается только провести! 1С-Такском-новое решение

снижение затрат на обмен документами; ускорение обмена документами; снижение затрат на ввод входящих документов в учетную систему; снижение количества ошибок при вводе – входящие документы формируются автоматически; ускорение ввода документов (приходования товара); снижение затрат на расходные материалы (бумагу, картриджи); повышение производительности труда бухгалтеров и операторов; хранение документов в памяти компьютера, отказ от бумажных архивов; Привлекательность?

* Соответствие требованиям законодательства Российской Федерации, регулирующего обмен электронными документами. * Весь процесс формирования, подписания электронной подписью, отправки, приема и разбора электронных документов осуществляется непосредственно в "1С:Предприятии 8.2" * Автоматический разбор входящих документов и автоматическое формирование на их основе внутренних документов информационной базы. * Контроль целостности получаемых документов, подписанных электронной подписью. * Возможность использования сертификатов электронной подписи, выданных любыми ДУЦ ФНС. Достоинства решения 1С-Такском

НА 100%

Варианты решений для бизнеса

Типовая торговая организация

Поставщик логистических услуг

Крупный холдинг

КОМПАНИЯ «Т АКСКОМ » КОМПЛЕКСНОЕ РЕШЕНИЕ ДЛЯ В АШЕГО БИЗНЕСА