1 Методология внедрения СЭД: внутренний аудит ДОУ, техническое задание, бюджет, этапы внедрения О.В. Ефремова

МЕТОДОЛОГИЯ ВНЕДРЕНИЯ СЭД В соответствии с положениями Федеральной целевой программы «Электронная Россия» и Концепцией формирования в Российской Федерации электронного правительства перед органами государственной власти и местного самоуправления поставлены задачи создания условий для повышения качества оказания государственных услуг с использованием современных информационных технологий: Внедрение электронных административных регламентов. Объединение государственных информационных ресурсов. Формирование эффективной системы предоставления государственных услуг на основе использования информационно-коммуникационных технологий при взаимодействие органов власти друг с другом и населением. Создание порталов государственных услуг. Внедрение электронного документооборота.

МЕТОДОЛОГИЯ ВНЕДРЕНИЯ СЭД В результате реализации правительственной «Концепции использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти до 2010 года» ожидалось осуществить: Интеграция ведомственных информационных систем на основе общих стандартов и требований в рамках общего информационного пространства. Обеспечение эффективного и защищенного информационного обмена и электронного взаимодействия федеральных органов государственной власти между собой, населением и организациями. Внедрение систем электронного документооборота с использованием электронной цифровой подписи в федеральных органах государственной власти.

МЕТОДОЛОГИЯ ВНЕДРЕНИЯ СЭД Распоряжением Правительства РФ от 12 февраля 2011 г. 176-р «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности предусматривает подготовку ряда нормативных и методических документов: Внесение изменений в Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Определение требований к информационным системам электронного документооборота ФОИВ, учитывающих в том числе необходимость обработки данных систем информации ограниченного распространения. Приведение инструкций по делопроизводству ФОИВ в соответствии с Правилами делопроизводства в ФОИВ, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. 477 и другими нормативно правовыми актами. Утверждение рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых в ФОИВ должно осуществляться в форме электронных документов. Утверждение перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в ФОИВ в форме электронных документов.

МЕТОДОЛОГИЯ ВНЕДРЕНИЯ СЭД Государственная программа Российской Федерации «Информационное общество (2011 – 2020 годы), утвержденная Распоряжением Правительства РФ от 20 октября 2010 г р, предусматривает: Масштабное внедрение электронного документооборота в органах государственной власти. Увеличение доли электронного документооборота между органами государственной власти в общем объеме документооборота с 10% в 2011 г. до 70 % в 2015 г.

ТРЕБОВАНИЯ К СОВРЕМЕННЫМ АВТОМАТИЗИРОВАННЫМ СИСТЕМАМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА Современная система электронного документооборота (СЭД) должна в обязательном порядке обеспечивать автоматизацию большинства технологических процессов обработки документов, циркулирующих в организации, таких как: регистрация, учет и контроль входящих, исходящих, внутренних документов, обращений граждан, организационно-распорядительных документов для поэтапного перехода к безбумажным технологиям работы с документами; подготовка и согласование проектов документов, договоров; учет и обработка документов, находящихся на архивном хранении; применение электронно-цифровой подписи.

ТРЕБОВАНИЯ К СОВРЕМЕННЫМ АВТОМАТИЗИРОВАННЫМ СИСТЕМАМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА Кроме этого к современным СЭД предъявляются и другие требования, актуальные в настоящее время: обеспечение массового перевода бумажных документов в электронный вид, использование потокового сканирования, распознавания и привязки документов; индексирование и поиск по содержанию с учетом морфологии языка; обмен электронными документами между территориально распределенными подразделениями; учет и хранение электронных документов; интеграция с технико-программными средствами защиты информации, программным обеспечением ведомственных удостоверяющих центров, систем электронной почты; информационный обмен с системой межведомственного документооборота; информационное взаимодействие с Сайтами организаций для обеспечения автоматической загрузки поступающих обращений граждан; масштабируемость и модульность используемых решений для поддержания способности СЭД к расширению круга решаемых задач, увеличению объемов хранения и обработки данных; наличие развитого прикладного программного интерфейса (Application Program Interface).

МЕТОДОЛОГИЯ ВЕДЕНИЯ ПРОЕКТА СОЗДАНИЯ И ВНЕДРЕНИЯ СЭД Основным назначением проекта является создание единой ведомственной СЭД, предназначенной для: повышения эффективности управления путем совершенствования организации документационного обеспечения управления с применением современных информационных технологий; создания системной основы для постепенного перехода к безбумажным технологиям работы с документами в процессе деятельности организации; ведения единых информационных (документационных) ресурсов, создаваемых в процессе деятельности на всех уровнях, в том числе и при распределенной структуре организации, наличии множественных удаленных структур.

ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ПРОЕКТА Целью осуществления проекта является создание совокупности средств и видов обеспечения СЭД и внедрение ее на объектах автоматизации. Для достижения этой цели в ходе работ решаются следующие основные задачи: проведение обследования объектов автоматизации зоны внедрения СЭД, в том числе: –изучение законодательной и нормативной базы, регламентирующей ведение делопроизводства; –сбор и анализ сведений об используемых в организации средствах и технологиях автоматизации делопроизводства; –подготовка предложений по совершенствованию документационного обеспечения управления, включая предложения по совершенствованию организационно-распорядительных документов организации; –определение необходимости информационного взаимодействия создаваемой СЭД с иными программными комплексами и информационными системами, имеющимися в организации и возможности для его реализации;

ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ПРОЕКТА проведение тематических исследований в части состава и методов использования в СЭД средств криптографической защиты информации (СКЗИ); подготовка технических требований для закупки необходимого оборудования и лицензий для внедрения СЭД; разработка архитектуры, функционально-методических и технических принципов построения СЭД; разработка функционального и информационного обеспечения (моделей процессов и процедур, методик, входных и выходных форм, словарей и классификаторов) СЭД, подготовка формализованного описания автоматизируемых процессов и процедур, формирование библиотеки унифицированных форм документов, используемых в электронном документообороте организации.

ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ПРОЕКТА разработка программного обеспечения СЭД в соответствии с предъявляемыми к ней требованиями; интеграция СЭД с ведомственной электронной почтой, удостоверяющими центрами и системами защиты информации, применяемыми в организации; разработка, в случае необходимости, средств конвертирования информации из ранее эксплуатирующих систем в СЭД, а также программы их параллельной эксплуатации; формирование и оформление необходимой проектной, программной и эксплуатационной документации СЭД; разработка программ и методик обучения, проведение обучения пользователей и эксплуатационного персонала работе с СЭД; проведение опытной эксплуатации и внедрение СЭД на объектах организации.

ОЖИДАЕМЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ Основные результаты, ожидаемые от реализации проекта по разработке и внедрению СЭД: организация и ведение единых информационных (документационных) ресурсов, создаваемых в процессе деятельности организации; автоматизация процедур учета и контроля исполнения документов, документооборота с использованием электронной цифровой подписи, ведения архивных документов при традиционной «бумажной» технологии работы; создание необходимых условий для поэтапного перехода к работе с электронными аналогами документов, т.е. к «безбумажной» технологии ; снижение зависимости качества делопроизводства и документооборота от подготовленности пользователей, за счет автоматического исполнения большинства формальных процедур; объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений организации, а при необходимости и удаленных подразделений.

ДОСТИЖЕНИЯ ПРОЕКТА Достижением проекта должно стать значительное повышение эффективности работы подразделений организации в сфере документационного обеспечения управления, за счет: эффективного контроля над ходом исполнения документов; упрощения маршрутов прохождения документов; повышения оперативности и качества работы исполнителей с документами; исключения дублирования при вводе информации в процессе работы с документами; сокращения временных и материальных затрат при исполнении и прохождении документов; повышения скорости поиска информации о документах, находящихся в текущем делопроизводстве и передаваемых на архивное хранение; обеспечения достоверности документов, обрабатываемых в СЭД в электронном виде, оперативности доведения их до исполнителей; повышения оперативности подготовки аналитических справок и отчетов о ходе исполнения документов.

ДОПУЩЕНИЯ И ОГРАНИЧЕНИЯ Как и любая автоматизированная система, СЭД является организованной в «целое» совокупностью частей и представляет собой комплекс различных видов обеспечения, в том числе, организационного, информационного, программного и технического. Создание СЭД по существу, сводится к разработке перечисленных видов обеспечения и к объединению их в целостную и согласованную общность. Создание программного обеспечения СЭД, как одно из наиболее важных и трудоемких составляющих проекта, может быть реализовано за счет: разработки нового специализированного прикладного программного обеспечения; либо за счет выбора и адаптации соответствующего программного продукта из представленных на рынке программных решений.

ДОПУЩЕНИЯ И ОГРАНИЧЕНИЯ Использование тиражного программного обеспечения системы управления документами подразумевает наличие готового комплекта программной и эксплуатационной документации СЭД, методикам подготовки пользователей к работе с СЭД, реально функционирующей службы технической поддержки и обслуживания СЭД в ходе ее эксплуатации. В этом случае, можно с большей долей вероятности ожидать, что будут выдержаны сроки реализации проекта и уменьшатся риски при достижении требуемых результатов проекта. Ограничениями для успешного внедрения СЭД может стать недостаточное участие в реализации проекта специалистов Заказчика, а также неготовность смежных информационных систем, обеспечивающих деятельность организации, например, систем электронной почты, удостоверяющих центров, на функционирование которых опирается применение ЭЦП, систем обеспечения информационной безопасности и др.

ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА ПРОЕКТА

СОСТАВ И СОДЕРЖАНИЕ РАБОТ ПО ПРОЕКТУ Стадия «Формирование требований» Начальная фаза Фаза планирования Фаза обследования Стадия «Техническое задание» Стадия «Эскизное проектирование» Стадия «Техно-рабочее проектирование» Фаза реализации Фаза тестирования Стадия «Ввод в действие» Фаза предварительной приемки Фаза опытной эксплуатации Фаза приемочных испытаний

ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ПРИЕМКИ РЕЗУЛЬТАТОВ ПРОЕКТА Основной метод приемки результатов проекта – это их испытания. Испытания СЭД должны проводиться в соответствии с требованиями ГОСТ «Информационная технология. Автоматизированные системы. Виды испытаний автоматизированных систем». Для СЭД должны быть установлены следующие основные виды испытаний: предварительные, опытная эксплуатация, приемочные. Испытания должны представлять собой процесс определения и проверки соответствия характеристик СЭД требованиям технического задания (ТЗ), выявления и устранения недостатков в функционировании средств СЭД, а также в разработанной программной и эксплуатационной документации. Все виды испытаний проводятся в соответствии с Программами и методиками испытаний, которые должны устанавливать необходимый и достаточный объем испытаний, обеспечивающий необходимый уровень достоверности получаемых результатов.

ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЕ ИСПЫТАНИЯ Предварительные испытания СЭД проводят в рамках тестовой эксплуатации для определения ее работоспособности и соответствия требованиям ТЗ. Предварительные испытания заканчиваются подписанием акта о приеме СЭД в опытную эксплуатацию.

ОПЫТНАЯ ЭКСПЛУАТАЦИЯ Опытная эксплуатация СЭД проводится с целью определения фактических значений количественных и качественных характеристик средств СЭД, определения их фактической эффективности. Опытная эксплуатация заканчивается подписанием акта о завершении опытной эксплуатации и допуске СЭД к приемочным испытаниям, при необходимости к акту прикладывается перечень с указанием необходимых доработок и сроков их выполнения.

ПРИЕМОЧНЫЕ ИСПЫТАНИЯ Приемочные испытания проводят с целью определения соответствия СЭД требованиям технического задания, оценки качества опытной эксплуатации и приемки СЭД в постоянную эксплуатацию. Приемочные испытания завершаются оформлением акта о приемке СЭД в постоянную эксплуатацию. После проведения испытаний программное обеспечение и документация СЭД передаются Заказчику.

ОРГАНИЗАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ Внедрение СЭД должно сопровождаться организационными мероприятиями и политикам управления. Система электронного документооборота, создаваемая, как ведомственная комплексная информационная система, должна являться организованной в единое целое совокупностью частей, т.е. представлять собой комплекс различных видов обеспечения. Одним из основных видов обеспечения и является организационное обеспечение.

ТРЕБОВАНИЯ К ОРГАНИЗАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ В процессе создания организационного (организационно-методического) обеспечения СЭД должны быть уточнены и при необходимости разработаны проекты организационно-распорядительных, нормативных и инструктивно- методических документов, определяющих: изменения в организационно-штатной структуре организации; регламенты (должностные инструкции) для различных категорий пользователей и технического персонала по обеспечению сопровождения, обслуживания и использования СЭД; инструкции по эксплуатации СЭД (для каждой категории персонала), содержащие сведения о назначении, функциях, регламентах использования и режимах работы системы, о порядке работы и проверки правильности функционирования программно-технических средств, о правилах технической эксплуатации и информационной безопасности, о действиях при авариях и сбоях ; требования к составу и квалификации персонала, порядку проверки его знаний и допуска к работе.

ТРЕБОВАНИЯ К ОРГАНИЗАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ Методической основой в области документационного обеспечения управления, на которой должна базироваться разработка моделей процессов, перечня автоматизируемых функций, форм выходных данных СЭД должны являться: инструкция по делопроизводству, применяемая в организации; административные регламенты организации; перечни документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов; Порядок применения электронной цифровой подписи; инструкция о порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан.

ТИПОВЫЕ ПРОБЛЕМЫ, ВОЗНИКАЮЩИЕ В ХОДЕ СОЗДАНИЯ И ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ Недостатки и пробелы в нормативной базе. Отсутствие унификации и стандартизации в области электронного документооборота. Слабая материально-техническая база. Недостаточный уровень подготовки сотрудников и квалификации эксплуатационного персонала. Частичная автоматизация и отсутствие интеграции информационных систем в целом. Бюджетные ограничения финансирования работ по созданию информационных систем.

КРИТЕРИИ ВЫБОРА РЕШЕНИЯ ДЛЯ СОЗДАНИЯ СЭД в области делопроизводства Требования к решению: Бесшовная интеграция с продуктами MS Office, OpenOffice и другими офисными приложениями. Взаимодействие с системами электронной почты и факсимильной связи. Возможность одновременной работы с бумажными и электронными документами. Макетируемые формы регистрации документов. Встроенные средства ведения нормативно-справочной информации. Разделение прав доступа к полям регистрационных и контрольных карточек в зависимости от полномочий пользователей и статуса документа в его жизненном цикле.

КРИТЕРИИ ВЫБОРА РЕШЕНИЯ ДЛЯ СОЗДАНИЯ СЭД в области управления деловыми процессами обработки и исполнения документов Требования к решению: Средства проектирования моделей административных регламентов процессов обработки документов. Оповещения о необходимости выполнения работ над документами и о состоянии процессов. Мониторинг и диспетчеризация процессов обработки документов. Версионный контроль. Возможность одновременной работы с бумажными и электронными документами «Электронное визирование» документов с использованием ЭЦП. Оптимизация моделей процесса «на ходу». Интеграция со средствами электронной почты для организации исполнения поручений и решений по документам.

КРИТЕРИИ ВЫБОРА РЕШЕНИЯ ДЛЯ СОЗДАНИЯ СЭД в части управления архивами Требования к решению Иерархическая динамическая классификация документов. Хранение документов различных типов и форматов. Поддержка механизма «Check-In/Check-Out». Средства экспертизы ЭЦП. Выборочное индексирование. Атрибутивный и полнотекстовый поиск документов с учетом национальной морфологии языков. Производительные программно-аппаратные средства создания ретроспективных электронных архивов. Гарантированное долговременное хранение документов.

Optima – один из крупнейших технологических холдингов России, оказывает весь спектр комплексных ИТ-решений и услуг для основных секторов российской экономики, а также инжиниринговые услуги для энергетической и транспортной отраслей. Компания работает на рынке с 1990 года, владея широким спектром как отраслевой, так и продуктовой экспертизы. Имеет богатый опыт реализации проектов для государственных органов и более чем 1500 ведущих предприятий России и СНГ, а также зарубежных проектов в Анголе, Аргентине, Вьетнаме, Кубе, Перу. Качество услуг холдинга подтверждено уникальным пакетом лицензий и сертификатов, в том числе на работу с государственной тайной и на соответствие международному стандарту системы менеджмента качества ISO , – всего около 40 лицензий и сертификатов. Optima – это более 2000 профессионалов. Холдинг работает на территории всей России, имея сеть филиалов в более чем 60 городах страны. ИНФОРМАЦИЯ О ГК «ОПТИМА»