Управление временем -Планируйте -Поручайте -Управляйте -Контролируйте

Введение Все мы располагаем равным количеством времени. При этом большинство из нас утверждает, что его недостаточно. Но некоторым все же удается достигать лучших результатов. Наша с вами задача понять причину такого положения вещей. Чтобы не упускать время, нужно тратить его рационально. Это аксиома. Но если бесцельно проживать день за днем, время уйдет безвозвратно.

Как мы тратим время Спросите себя чтобы определить, эффективно ли вы используете время, проанализируйте свои ответы на следующие вопросы. Трудно ли вам перечислить все то, что вы сделали в течение дня? Сложно ли вам укладываться в сроки? Делаете ли вы то, что вовсе не обязательно? Часто ли вы выполняете работу вместо других? Случается ли так, что на выполнение некоторых заданий вы тратите больше времени, чем необходимо? Сложно ли вам вовремя приходить на встречи? Часто ли вы забиваете, что собирались сделать? Дважды возвращались в одно и то же место из-за того, что забывали взять нужную вещь? Выполняли только часть запланированного на день без видимой на то причины? Удивлялись, как быстро пролетела лучшая половина дня а мы ведь еще ничего не успели сделать? Замечали, что список неотложных дел неуклонно растет? Обнаруживали пополнение в списке «отложенного на потом»? Не могли найти необходимый документ или вещь в нужный момент? Тратили огромное количество времени на поиски какого-то предмета совсем не в том месте? Если вы ответили утвердительно на большинство вопросов, возможно, вам нужно уделять больше внимания организации своего времени.

Выясняем причины Чтобы результативно использовать время, прежде всего необходимо быть честным с самим собой. Постарайтесь максимально точно ответить на такие вопросы. 1. Какие из запланированных дел действительно нужно выполнить? 2. Что из этого может и должен сделать кто-то другой? 3. Какая работа отнимает у вас больше времени, чем следовало бы? 4. Какие из ваших действий отнимают время у других людей?

Оправдания Всегда можно найти много вполне обоснованных оправданий для неспособности укладываться в срок. На самом деле нет такого явления как нехватка времени. Всегда можно его найти. Было бы желание! Если же кто-то оправдывается тем, что у него нет времени, под этим кроется самое обычное нежелание его искать (приоритетность). Мы не укладываемся в отведенное время, поскольку: Задание не кажется достойным усилий; Бездеятельность не грозит каким-то серьезным наказанием; В конце концов, есть множество более интересных вещей; Не были установлены предельные сроки. Если вы обманываете себя, веря собственным оправданиям, то никогда не научитесь управлять временем. Будьте честны перед собой, определите истинные причины, по которым вы либо совсем не выполняете намеченного, либо нарушаете все возможные сроки. Вполне вероятно, что не выполненные вовремя дела это те, которые вы не хотели или не смогли сделать.

Делаем выводы Ваше отношение показывает, хотите ли вы достичь успеха в организации своего времени или же предпочитаете использовать его как оправдание собственному бессилию. От вас требуется желание научиться управлять временем. Стоит только решиться, и все пойдет как по маслу.

Все получится если… Не забывать анализировать то, как прошел день; Определить, что отнимает у вас наибольшее количество времени; Выяснить истинные причины того, что мешает вам завершить какое-то дело или вообще не дает возможности выполнить какую-то работу; Четко сформулировать ваши главные достижения за прошедший день; Умение отличать первоочередные дела от второстепенных; Серьезное относится к срокам выполнения работы; Выработать привычку все успевать; Относиться ответственно к порученному делу; Настроиться на успех в решении проблемы планирования времени.

Определяем обязанности У каждой должности есть свое название и описание, согласно сфере применения. Оно определяет основные функциональные обязанности, за которые работник несет личную ответственность. Если вы осведомлены о круге ваших обязанностей, то всегда можете сравнить их с той работой, которую выполняете на самом деле. Вы можете обнаружить, что тратите время на выполнение далеко не основных функций (просто та работа интересна и приятна). Надо осознать, что заработную плату вам платят совсем не за это. Первым шагом к целесообразному использованию времени может послужить четкое представление о том, за что именно вы несете непосредственную ответственность. Как только вы это осознаете, вам, несомненно, станет легче ставить задачи и определять приоритеты.

Ставим задачи Если вы не знаете, чего хотите достичь, то не будете знать, с чего следует начать. Чтобы четко определить цель, нужно: выработать ясное представление о том, чего вы планируете достичь; поделиться мыслями и выслушать мнение других; изложить на бумаге свои намерения и строго их придерживаться.

Определяем приоритеты Установление порядка очередности дел поможет вам в достижении целей. Но для этого нужно определить степень своей загрузки и решить, какие из накопившихся дел нужно выполнить в первую очередь. Задачи можно подразделить на четыре категории: Основные задачи - их выполнение служит индикатором того, насколько эффективно вы справляетесь со своими обязанностями; Задачи, которые следует выполнять при условии, что со своими первостепенными делами вы уже справились; Задачи, которые вы выполнили бы при наличии времени (это, как правило, проекты, которым не суждено осуществиться). задачи с невысоким уровнем приоритетности, но вместе с тем несложные и приятные (обычно их мы выполняем в первую очередь). (!) Будьте гибким: ситуация может измениться кардинально, и то, что было приоритетным, утратит свою значимость.

Учимся говорить «Нет» Вы можете обнаружить, что позволяете другим перекладывать на вас трудные, на их взгляд, задания, поскольку вы справляетесь с ними лучше.

Что же делать… определить основные задачи и наметить цели; выполнять важную работу по заранее составленному графику; быть готовым подкорректировать свои планы в случае непредвиденного изменения ситуации; четко различать важные и неотложные задачи; немедленно начать планирование своего времени. составлять перечень того, что необходимо сделать; отправлять в мусорную корзину ненужные бумаги; научиться находить нужные предметы в течение нескольких секунд, а не минут; записывать все происходящие события; всегда раскладывать вещи по своим местам.

Выделяем время для отдыха Выполнение заданий и сотрудничество с другими отнимает большую часть нашего времени. В конце концов может оказаться так, что у вас совсем не останется времени для себя. Но если хорошенько в этом разобраться и вовремя принять все необходимые меры, такой ситуации вполне можно избежать. Планируйте 60% рабочего времени.

Заключение Занятость – не всегда показатель усердной работы. Томас Алва Эдисон