Закупка и инвентарный учет

Цели изучения Описать шаги внедрения программы инвентарного учета Перечислить факторы, которые необходимо учитывать при приобретении материалов Разработать план отслеживания для системы инвентарного учета Обсудить важность документации в отношении закупок и инвентарного учета Закупка и инвентарный учет – Тема 4 2

Ситуация Вашу лабораторию попросили подготовиться к возможной эпидемии гриппа. Какие факторы в отношении закупки и инвентарного учета необходимо учесть при планировании? С какими проблемами вы можете столкнуться при планировании и выполнении плана? Закупка и инвентарный учет – Тема 4 3

Система управления качеством ОрганизацияПерсонал Оборудование Закупка и инвентарный учет Контроль процессов Управление информацией Документы и записи Управление нештатными ситуациями Оценка Улучшение процессов Обслуживание клиентов Помещения и инфраструктура, безопасность Закупка и инвентарный учет – Тема 44

Преимущества программы инвентарного учета Материалы и реагенты всегда в наличии Сокращает потери Предотвращает незапланированные затраты Поддержание качества Закупка и инвентарный учет – Тема 4 5

Трудности инвентарного учета Балансирование наличия запаса и дат истечения срока годности. Срок годности реагентов варьирует: Реагенты РИА: 3-8 недель Тест-системы API: 4-12 мес. Иммунная сыворотка: 1-4 г. Диски с антибиотиками: 2-3 г. Готовые среды: мес. Сухие среды: 3-5 г. Закупка и инвентарный учет – Тема 4 Запас Срок годности 6

7 Ключевые компоненты управления закупками и инвентарного учета Осмотр Проверка Сортировка Журнал учета Срок годности Обновление запаса Лаборатория Другие лаборатории Квалификация поставщика Договор поставки Доставка Отслеживание после использования Хранение Условия хранения Поддержание Исполь- зование Закупка и инвентарный учет – Тема 4

Установите систему оценки и выбора поставщиков Определите критерии для материалов и услуг, которые будут покупаться Справьтесь в других лабораториях Оцените до покупки и после получения Закупка и инвентарный учет – Тема 4 8

9 Учитывать при покупке Определите механизм оплаты Ведите переговоры о цене Просмотрите договоры поставки Знайте государственные требования Убедитесь, что наличие и доставка надежны Закупка и инвентарный учет – Тема 4

Как внедрить инвентарный учет ИНВЕНТАРНЫЙ УЧЕТ Распределить обязанности Определить потребности Установить минимальный необходимый запас Разработать формы и журналы Создать систему для получения и хранения Поддерживать систему учета во всех местах хранения Закупка и инвентарный учет – Тема 4 10

Определение потребностей Проведите анализ потребностей в материалах и реагентах путем: составления списка всех анализов, проводимых в лаборатории определения всех материалов, необходимых для каждого анализа использования доступной информации для расчета расходования Закупка и инвентарный учет – Тема 4 11

12 Анализ потребностей: понадобится информация Место и условия хранения Время выполнения заявки и доставки Степень важности Расход в месяц (определение количества) Расход в месяц (определение количества) Единицы учета Описание наименования Закупка и инвентарный учет – Тема 4

Что такое определение количества? Определение количества это процесс расчета количества каждого конкретного наименования, которое потребуется на данный период времени. Закупка и инвентарный учет – Тема 4 13

Определение количества: Когда? во время ежегодного планирования работы по диагностике при внедрении новых программ при подготовке к возможной или уже начавшейся эпидемии Закупка и инвентарный учет – Тема 4 14

метод, основанный на потреблении метод, основанный на заболеваемости Закупка и инвентарный учет – Тема 4 15 Определение количества: Как?

Определение количества: исходя из потребления основано на фактическом потреблении должно учитывать: фактически использованный материал просроченный или испорченный материал материал, запас которого отсутствует дольше 15 дней в течение года Закупка и инвентарный учет – Тема 4 16

основано на фактическом числе случаев должно учитывать: размер популяции частоту заболевания точность данных по заболеваемости рекомендации по лечению Закупка и инвентарный учет – Тема 4 17 Определение количества: исходя из заболеваемости

Инвентарный учет: документация Записывайте: дату получения номер серии прошел или не прошел критерии приема дату начала использования и дату списания Удобно держать записи в местах хранения. Закупка и инвентарный учет – Тема 4 18

Журнал запасов Включает: имя и подпись дату получения количество дату истечения срока годности минимальный запас остаток Другая информация: номер полки место хранения Закупка и инвентарный учет – Тема 4 19

Осмотрите новый заказ во время доставки Проверьте содержимое Проверьте целостность Поставьте дату получения на каждом наименовании Отметьте дату истечения срока годности Расположите новую партию позади имеющейся Сделайте запись Закупка и инвентарный учет – Тема 4 20

Хранение материалов Комната для хранения чистая организованная запирающаяся с хорошей вентиляцией без прямых солнечных лучей хорошие, крепкие полки предметы в пределах досягаемости доступность средств безопасности Закупка и инвентарный учет – Тема 4 21

Закупка и инвентарный учет – Тема 4 Полки Соблюдайте правила безопасности

Организация полок предотвратит «исчезновение» материалов сэкономит время систематизирует места хранения Пронумеруйте холодные комнаты, холодильники и морозильные установки, и промаркируйте полки Закупка и инвентарный учет – Тема 4 23

Используйте хорошо заметную маркировку дат дата, когда емкость открыта дата истечения срока годности Закупка и инвентарный учет – Тема 4 24

Постоянное отслеживание материалов в наличии Назначьте ответственного Проводите еженедельно подсчеты Обновляйте записи Держите журналы запасов во всех местах хранения Контроль наличия Закупка и инвентарный учет – Тема 4 25

Компьютерная система учета запасов Преимущества: точная текущая информация о наличии запасов, систематизация материалов слежение за сроками годности статистика планирование закупок организация возможной передачи материалов облегчает задачи учета Недостатки: нужны компьютеры на местах требуется обученный персонал Закупка и инвентарный учет – Тема 4 26

Выводы В хорошо управляемой лаборатории должна быть система закупки и поддержания запасов. Система должна включать планирование и отслеживание: анализ потребностей, разработка форм и процедур, а также отслеживание наличия. Лаборатория должна поддерживать систему учета всех реагентов и расходных материалов, используемых в лаборатории. Закупка и инвентарный учет – Тема 4 27

Основные положения Инвентарный учет приведет к: увеличению производительности и продуктивности лаборатории надежному удовлетворению потребностей пациентов и врачей наличию материалов тогда, когда они нужны Закупка и инвентарный учет – Тема 4 28

29 Вопросы? Комментарии? ОрганизацияПерсонал Оборудование Закупка и инвентарный учет Контроль процессов Управление информацией Документы и записи Управление нештатными ситуациями Оценка Улучшение процессов Обслуживание клиентов Помещения и инфраструктура, безопасность Закупка и инвентарный учет – Тема 4