Особенности реализации СЭД-проектов в крупных организациях Чудов Станислав Александрович начальник службы автоматизации хозяйственной деятельности Рынок СЭД 2011: рост продолжается г. Москва

2 Оперативно-диспетчерское управление Единой энергетической системой России ОАО Системный оператор Единой энергетической системы (ОАО «СО ЕЭС») – специализированная организация, которая единолично осуществляет централизованное оперативно-диспетчерское управление в Единой энергетической системе (ЕЭС) России. В структуру Системного оператора входят: Центральное диспетчерское управление (ЦДУ) в структуре Исполнительного аппарата, г. Москва; 7 Объединенных диспетчерских управлений (ОДУ); 59 Региональных диспетчерских управлений (РДУ). ОДУ Северо-Запада Ленинградское РДУ Кольское РДУ Балтийское РДУ Новгородское РДУ Архангельское РДУ Карельское РДУ Коми РДУ ОДУ Центра Московское РДУ Белгородское РДУ Владимирское РДУ Воронежское РДУ Ивановское РДУ Костромское РДУ Курское РДУ Липецкое РДУ Рязанское РДУ Смоленское РДУ Тамбовское РДУ Тверское РДУ Тульское РДУ Ярославское РДУ Вологодское РДУ ОДУ Юга Кубанское РДУ Астраханское РДУ Ростовское РДУ Волгоградское РДУ Дагестанское РДУ Северокавказское РДУ ОДУ Урала Тюменское РДУ Курганское РДУ Свердловское РДУ Челябинское РДУ Башкирское РДУ Удмуртское РДУ Кировское РДУ Оренбургское РДУ Пермское РДУ ОДУ Сибири Алтайское РДУ Бурятское РДУ Красноярское РДУ Хакасское РДУ Забайкальское РДУ Иркутское РДУ Кузбасское РДУ Новосибирское РДУ Омское РДУ Томское РДУ ОДУ Востока Амурское РДУ Приморское РДУ Хабаровское РДУ ОДУ Средней Волги Пензенское РДУ Самарское РДУ Саратовское РДУ Ульяновское РДУ Нижегородское РДУ Чувашское РДУ Марийское РДУ Мордовское РДУ Татарстана РДУ Технологически- изолированные энергосистемы ЕЭС РОССИИ

3 О проекте создания и внедрения Автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АСДОУ) Документы - Входящие- Договоры - Исходящие - Доверенности - Служебные записки- Закупочная документация - ОРД- Заявки - Протоколы- Поручения Деловые процессы - Создание документов - Регистрация - Согласование - Подписание - Контроль исполнения Сервисы Доставка документов, уведомление пользователей, поиск, аудит, построение отчетов Исполнительный аппарат ОДУ Центра ОДУ УралаОДУ ЮгаОДУ Востока ОДУ Средней Волги ОДУ Северо-запада ОДУ Сибири 3 филиала РДУ операционной зоны Востока6 филиалов РДУ операционной зоны Юга

4 Начало проекта. Выбор СЭД и поставщика Среднее время доставки входящего документа адресату Среднее время выпуска ОРД Среднее время доставки CЗ от исполнителя до конечного адресата

5 Начало проекта. Выбор СЭД и поставщика Выбор СЭД Тип системы Соответствие требованиям Использование ЭЦП Наличие интерфейсов: - On-Line, - Off-Line, - почтовый клиент, - клиент IPad, - интеграционные компоненты Результаты нагрузочных тестирований Необходимость доработок под индивидуальные требования Документация, методология Результаты индивидуальных испытаний Наличие обучающих материалов

6 Начало проекта. Выбор СЭД и поставщика Выбор поставщика Опыт выполнения аналогичных проектов Команда проекта (опыт совместной работы, наличие сертификатов и ученых степеней) Наличие методологии внедрения и организации использования СЭД

7 Методы внедрения СЭД Единовременный переход к электронному документообороту Постепенный переход к электронному документообороту с параллельным ведением бумажного Переход к электронному документообороту по процессам

8 Подготовка к внедрению СЭД Документы Приказы о проведении испытаний, ввода в эксплуатацию Положение об электроном документообороте Положение об ЭЦП Планы внедрения и взаимодействия Инструкция по ДОУ Регламенты по процессам Организационные Технические Методические Паспорта технических и коммуникационных средств Инструкции по установке и настройке СЭД Требования по форматам размещаемых в СЭД документов Регламенты и инструкции по резервному копированию и восстановлению Методические указания по применению СЭД по видам делопроизводственных операций и по видам документов Методика работы в СЭД секретаря и руководителя Средства Система дистанционного обучения Service Desk

9 Подготовка к внедрению СЭД Обучение Обучение по группам: - Функциональные администраторы - Администраторы информационной безопасности - Системные администраторы Организация дополнительного обучения в ходе установки и настройки системы Администраторы Ключевые пользователи Пользователи Индивидуальное обучение ключевых пользователей по процессам и документам Совместная проработка стандартных операций Массовое обучение пользователей в группах до 15 человек Дистанционное обучение Тестирование пользователей по результатам обучения

10 Организация использования СЭД Активное сопротивление пользователей Неизбежные ошибки оформления и доставки документов Не оптимально регламентированные процессы Решение высшего руководителя предприятия об использовании СЭД Создание точек отказа от бумаги Готовность к оперативным изменениям в процессах Организация мониторинга использования СЭД Организация горячей линии поддержки пользователей Организация регулярных совещаний с ключевыми пользователями СЭД Организация использования СЭД Что ожидать в первые 4 недели эксплуатации СЭД