Страновые координационные комитеты: Надзор Елена Зайцева, Менеджер портфолио Фонда

Надзорные функции СКК Требование 3 из перечня квалификационных критериев в отношении СКК Надзорные функции СКК заключаются в стратегическом руководстве работой Основных реципиентов в целях осуществления ими своей деятельности в полном соответствии с планами, четкого выполнения мер политики, всех процедур и рекомендаций, а также эффективного и действенного использования ресурсов в интересах людей, нуждающихся в помощи. Через надзор, СКК привлекает ОР к ответственности. Надзор – это вид мониторинга на макро- и стратегическом уровнях. Надзор сосредоточен на финансовых, программных и управленческих аспектах Надзор не является элементом текущего управления (ответственность ОР) Члены СКК обязаны обладать знаниями, касающимися эпидемий в их стране и получаемых грантов Надзор включает такие виды деятельности, как сбор и анализ информации в отношении трудностей и препятствий, регулярное проведение встреч и инспекционных поездок на места, и самое главное – устранение выявленных узких мест Для эффективного надзора требуется четкое управление существующими структурами и процедурами, а также четкое планирование (план надзора)

Юридические полномочия СКК (Стр. 8 Руководства для СКК) В соответствии с грантовым соглашением СКК обладает юридическими полномочиями по выполнению надзорных функций: Статья 7a: СКК осуществляет надзор за реализацией финансируемых Глобальным фондом программ. Статья 7b: Основные реципиенты несут юридическую обязанность осуществлять тесное сотрудничество с СКК, а также проводить с СКК регулярные встречи для обсуждения планов и обмена информацией, в частности, по вопросам реализации программ. ОР также юридически обязаны представлять СКК, по его просьбе, относящиеся к реализации программ отчеты и иные сведения. Статья 15: ОР юридически обязаны предоставлять в СКК копии направляемых в Глобальный фонд периодических отчетов. Статья 23: СКК участвуют в консультациях по любым решениям, касающимся замены ОР. Статья 25: ОР юридически обязаны предоставлять в СКК копии всех уведомлений, запросов, документов, отчетов или других сообщений, направляемых в Секретариат Глобального фонда. Статья 28b: ОР ведут работу по осуществлению программ от имени СКК.

Надзор со стороны СКК – стратегический подход СКК выполняют такие виды деятельности, как: Обеспечение согласования программ с существующими национальными стратегиями и проектами Обеспечение выполнения требований Глобального фонда Надзор за проведением переговоров по гранту до подписания грантового соглашения Обеспечение выполнения Основным реципиентом предварительных условий и действий с установленными сроками Сбор и анализ регулярной и краткой информации в ходе реализации программ (отчеты ОР, МАФ, ОГИ и т.д.) Оценка результатов деятельности ОР и прогресса в реализации грантов по ключевым показателям Проведение инспекционных поездок на места СКК не должны допускать: Дублирования или дробления ресурсов Укоренения узких мест и проблем, не выявленных своевременно Упущенных возможностей по мобилизации технической поддержки Основных реципиентов Возрастания риска сокращения или прекращения действия источников финансирования

Надзор: не управление на микроуровне и не ослабление внимания! Оказывая поддержку Основным реципиентам, СКК: – Помогает ОР выявлять трудности, риски и узкие места, препятствующие реализации программ – Рекомендует решения, направленные на повышение результативности работы ОР по осуществлению программ – Предлагает альтернативные решения, когда ОР не располагает достаточными полномочиями или возможностями

Какие вопросы должен задавать СКК? 1.Наблюдается ли прогресс в достижении запланированных целей и задач программы? 2.Достигаются высокие качественные результаты в осуществлении программы при наименьших возможных затратах? 3.Способствует ли программа справедливому доступу к основным услугам? 4.Имеются ли новые данные, свидетельствующие о необходимости внесения изменений в стратегию или механизмы реализации программы? 5.В чем заключаются важнейшие риски и/или проблемы, выявленные в реализации программы с использованием средств грантов? 1.Где деньги? Например, куда идут потоки выплачиваемых денежных средств 2.Где поставленные лекарства и медицинское оборудование? Например, риски израсходования запасов 3.Получают ли ОР и СР денежные средства в соответствии с планами? Например, набор основных кадровых ресурсов 4.Осуществляется ли освоение грантовых средств в соответствии с планами? Выполнены ли предварительные условия? 5.Достигаются ли целевые показатели результативности? Каковы результаты? 6.Имеется ли необходимость в устранении каких-либо оперативных рисков? 7.Проводились ли аудиторские проверки и выполняются ли рекомендации? Программный уровень (Заявка/ Запрос на продолжение финансирования) Реализационный уровень (ОР)

Основные надзорные функции СКК Разработка предложений Планирование процесса разработки предложений и проведение консультаций с широким кругом заинтересованных сторон Согласование 6 минимальных требований Глобального фонда в отношении СКК Обеспечение согласования и гармонизации предложений СКК с национальными проектами Переговоры по гранту Участие в переговорах по гранту вместе с ОР, когда Менеджер портфолио Фонда находится в стране Направление запроса в Глобальный фонд/ МПФ предоставлять в СКК копии переписки, осуществляемой по электронной почте с ОР в ходе переговоров по гранту. Охват вопросов, касающихся бюджетов, плана УЗС, прогнозирование потребностей в лекарственных средствах, постановка целей, управление деятельностью ОР, оценка потенциала СР/ реализующих организаций и т.д. Контроль над тем, чтобы надзорный комитет СКК проводил оценку грантового соглашения и высказывал свои замечания до его подписания (NB! Рассмотрение последствий воздействия Предварительных условий и Специальных условий на осуществление программы в будущем )

Надзор - основные функции СКК (продолжение) В ходе реализации гранта Анализ ОХР/ЗВС, панелей показателей, аудиторских отчетов, отчетов о Проверке данных на местах и т.д. Организация инспекционных поездок на места в целях надзора за осуществлением программ Контроль деятельности ОР по составлению и осуществлению планов работы (конечные сроки, ответственные лица и т.д.) Периодическая оценка (ранее: Запрос на продление финансирования в Фазе 2) Подготовка к составлению и проведение периодической оценки Другие важные надзорные процедуры Применение и регулярное обновление руководящих процедур СКК Управление процессом формирования членского состава СКК и поддержание связи с избирательными группами Контроль над финансированием СКК и деятельностью Секретариата СКК Планирование и мобилизация финансовых ресурсов и ресурсов в области технической поддержки в целях укрепления основных функций Организация процесса распределения задач между комитетами

Трудности в области надзора за реализацией гранта СКК путают надзор с обязанностями ОР по проведению МиО Отсутствие времени для проведения надзора – члены СКК имеют другие официальные обязанности Получение информации с опозданием для проведения своевременного надзора Увеличение числа грантов и ОР – слишком много информации Слишком много подробной информации в отчетах ОР (ОХР/ЗВС)

Как укрепить коммуникационные функции на страновом уровне? ОР должны обмениваться информацией с СКК Глобальный фонд регулярно информирует СКК о своих решениях и по другим важным вопросам МАФ регулярно информирует СКК о своих выводах и участвует в заседаниях СКК Эффективная коммуникация – важнейшее условие обеспечения подотчетности и действенности грантов

СКК и МАФ СКК могут запрашивать информацию у МАФ путем: Назначения конкретного члена/ членов СКК для участия в информационных мероприятиях МАФ, проводимых для ОР по вопросам оценки их работы Приглашения МАФ принимать участие в заседаниях СКК в качестве наблюдателей (по согласованию с Секретариатом Глобального фонда) Обеспечения участия в Проверке данных на местах в качеств элемента их надзорной деятельности

Роль и обязанности Секретариата СКК Оказывать поддержку СКК в выполнении его функций и обязанностей Координировать проведение заседаний и протоколировать заседания СКК (включая заседания рабочих подгрупп и специальных рабочих групп) Координировать и документально фиксировать надзорную деятельность СКК, включая инспекционные поезди на места Собирать, анализировать и сводить информацию в целях оказания членам СКК поддержки в процессе принятия ими решений Управлять процессами сбора информации и распространять информацию среди членов СКК, ОР, МАФ, направлять ее в Глобальный фонд и другим заинтересованным сторонам Выполнять роль координатора в процессе коммуникации с Глобальным фондом Независимость при размещении офиса и нейтралитет имеют важнейшее значение при взаимодействии с многочисленными заинтересованными сторонами

Основные факторы, обеспечивающие эффективный надзор за реализацией гранта Совершенствование диалога с Основными реципиентами Более своевременное выявление и устранение препятствий Хорошая осведомленность и активное участие членов и Секретариата СКК Регулярное проведение и четкая организация заседаний Получение устной информации от МАФ Финансирование в целях поддержки надзорной деятельности (инспекционные поездки на места) СОДЕЙСТВИЕ ПОВЫШЕНИЮ ЭФФЕКТИВНОСТИ ГРАНТОВ Наличие официальных надзорных структур Наличие подробного плана надзора