О качественных изменениях в управлении крупной компании в связи с переходом на электронный документооборот Репуло Лада Владимировна Доклад на конференции «ИНФОДОКУМ -2010», Москва,

Внедрение систем управления документами должно быть использовано как средство для пересмотра, переопределения и оптимизации существующих процессов. Автоматизация бумажных процессов в существующем виде часто приводит к еще большей неэффективности в работе организаций (из аналитического отчета GartnerGroup. Keys to a Succesfull IDM Implementation, 2000, August) 2

Желаемые ключевые изменения положительный экономический эффект (за счет возможного уменьшения штата сотрудников, работающих с документами; сокращения непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников; сокращения затрат на бумажные документы и расходные материалы) положительные изменения в документообороте предприятия (увеличение скорости принятия управленческих и хозяйственных решений; уменьшение стоимости рабочего времени, затрачиваемого на типовые операции с документами) повышение уровня защиты конфиденциальности информации полная «прозрачность» и подконтрольность документооборота повышение исполнительской дисциплины значительное повышение возможности анализа процессов, загруженности персонала и состояния документооборота 3

Основные проблемы/риски внедрения СЭД Необходимость внедрения системы на каждом рабочем месте=консерватизм и недостаточная квалификация персонала, в том числе в области ИТ-технологий Недоверие к электронному документообороту = на бумаге привычнее, компьютер может не работать и проч. Неготовность руководства, боязнь прозрачности управленческой деятельности Структурная «чехарда» Недостаточная формализация бизнес-процессов Завышенные ожидания части персонала = отсутствие четких целей проекта Возникновение ряда рисков, связанных с защитой информации Отсутствие регламентов работы с документами, нормативной базы по использованию СЭД 4

5 Оценка возврата от внедрения С точки зрения внедрение СЭД может дать два типа возврата от инвестиций: Возврат, который непосредственно измеряется в денежном выражении, т.е. прямой эффект (hard dollar), Косвенные преимущества (soft dollars). Примеры: General Motors не выполнял формального анализа возврата инвестиций. Однако, по их оценкам было сэкономлено примерно $10 млн. на лицензиях и получено 4-хкратная экономию от внедрении Domino.Doc по сравнению с Documentum. Компания Caterpillar первоначально после формальной оценки выбрала Documentum в качестве решения по управлению документами. На этапе пилотного проекта по внедрению Documentum на 50 пользователей был потрачен весь бюджет, который изначально выделялся на пользователей. В результате, Caterpillar вернулся к решениям от Lotus в области управления документами и записями.

В результате реализации проекта в ГО и филиалах СУЭК была внедрена новая Система электронного документооборота, которая позволила: Навсегда отказаться от закупки дополнительных лицензий для масштабирования системы во всех предприятиях СУЭК (программный код системы полностью открыт). Ежегодная стоимость одной лицензии ~ 250 $; Снизить затраты на поддержание системы внешним провайдером (за счет создания соответствующей функции в компании-аутсорсере). Экономия ~ руб/год; Реализовывать любые по сложности схемы бизнес-процессов и интегрировать их с существующим в СУЭК программным обеспечением (уже реализована интеграция с SAP-HR) 6