Системы управления базами данных СУБД MS Access (Доступ)

Примеры баз данных: 1.Научно-технические (в Банке Российского института научно-технической информации содержится более 6 млн. библиографических данных по всем отраслям знаний). 2.Экономические (например, создается единый банк налогоплательщиков России) 3.Демографические (сведения о населении города, переписи населения России). 4.Для работы в различных областях: медицине, образовании, социальной защите; транспорте (Сирена и Экспресс для продажи авиа и железнодорожных билетов), управлении, юриспруденции (Консультант+) и т.д. 5.Всемирная паутина W W W- тоже пример глобальной ИПС.

Структурирование данных – объединение данных по определенным параметрам База данных (БД) - совокупность структурированных данных определенного назначения Система управления базой данных (СУБД) – комплекс программ, предназначенных для работы с компьютерными базами данных.

Две формы табличного описания информационной модели: 1. Таблица имеет заголовки – названия описываемых параметров. В строках таблицы представлены данные о каждом объекте НазваниеАвторРазмеры страницы Количество страниц Содержание (жанр) Книга1Автор1……… Книга2Автор2……… Книга3Автор3……… Название параметраВозможные значения Параметр1 Параметр2 Параметр3 2. Данные о конкретных объектах не представлены. Дано лишь описание параметров и их возможные значения, т.е. описаны только заголовки предыдущей таблицы

Табличная база данных Номе р ФамилияИмяПолДата рождения Рос т Вес 1ИвановПавелм СеменовВалентинм ДрунинаЕкатерин а ж БабановИванм ПавловаЕвдокияж СмоквинВалентинм ПименовВладими р м НевероваОльгаж НужинАлексейм ПолнухинаЕлизавет а ж Запись 1 Запись 2 Запись 10 Поле Фамилия Поле Имя Поле Дата рождения

Структура (объекты) табличной базы данных Поле (столбец) – объект БД, предназначенный для хранения значений параметра описываемого объекта или процесса. Параметры Поля: Имя поля; Формат данных (числовой, текстовый,….) Тип оформления (вид отображения значения)

Запись (строка) - совокупность логически связанных полей, характеризующих свойства описываемого объекта. Таблица – совокупность записей одной структуры. Таблица – документ базы данных (файл с расширением.mdb) Параметры таблицы: Имя Структура записи (кол-во полей, их формат и тип данных) Количество записей

Создать структуру БД: 1.Определить количество и характеристики полей БД 2.Каждому полю присвоить уникальное имя 3.Определить формат представления данных в каждом поле Структура БД – набор поименованных полей, записывающих свойства объектов одного класса. Изменить структуру БД – удалить/добавить поля, изменить их параметры

Инструменты управления отображением базы данных. Позволяют вводить и редактировать любую информацию из БД 1.Режим списка – вывод в виде таблицы 2.Режим формы водит только одну запись. Объекты Формы: Надписи – объект постоянной части карточки Поля – объекты, в которых размещается переменная часть

Инструменты для работы с записями и полями: 1.Сортировка – упорядочивание записей по какому либо признаку (возрастанию или убыванию) 2.Фильтрация – отбор записей, удовлетворяющих некоторому условию (сито). Фильтр – условие отбора Пример1: Отбирает всех родившихся в 1984г.и старше Поле: Дата рождения Условие отбора: > Пример2: Отбирает всех, у кого рост от 165 до 170 Поле: РостРост Условие отбора: >=165=165 И Рост

Инструменты обработки данных: 1.Поиск/замена. Меню Правка Найти 2.Сортировка 3.Группировка – распределение отсортированных записей по группам с одинаковыми значениями какого-либо поля 4.Запрос – объект БД, который позволяет проводить основные операции по обработке данных (сортировку, фильтрацию, объединение данных из разных источников, преобразование данных) и сохранять результаты с некоторым именем, чтобы в дальнейшем применять эти операции по мере необходимости: Способы создания Запроса: Сохранить фильтр как запрос; Создать новый запрос в режиме конструктора 5.Вычисляемые поля. В качестве значений в такие поля вводят формулы: =Расход 5

Инструменты вывода данных: Отчет – специальная форма вывода информации из БД на печать (типовая или разработанная пользователем). Для создания отчета используются данные из Таблиц или Запросов. Этапы создания отчета: 1.Задание общих параметров оформления (название, ориентация стр., параметры шрифта) 2.Включение необходимых полей 3.Сортировка, группировка, фильтрация 4.Определение итогов. Для каждого из полей можно задать способ подведения итогов.

Технологические приемы работы в СУБД Access ДействиеТехнология выполнения действия 1.Создание новой БД 1.Запустить программу Access 2.В появившемся окне выбрать переключатель Новая БД 3.Задать имя БД и сохранить в выбранной папке Работа с таблицей 2.Описание структуры 1.Выбрать окно (вкладку) Таблицы; 2.Выбрать Создание таблицы в режиме конструктора или Создать Конструктор 3.В столбце Имя поля ввести имена полей 4.В столбце Тип данных для каждого поля выбрать из списка тип данных; 5.На вкладке общие для каждого поля установить дополнительные свойства (размер поля, формат поля, кол=во десят. Знаков, значение по умолчанию)

ДействиеТехнология выполнения действия 3.Изменение структуры Удаление поля1.Щелкнуть слева на строке с названием поля (выделить строку) 2.Выполнить команду Правка Удалить строки (или нажать клавишу Dellete) Вставка строки для нового поля 1.Щелкнуть на строке (в любом месте) перед которой требуется вставить поле; 2.Выполнить команду Вставка Строки Изменение типа данных 1.В столбце Тип данных открыть список и выбрать другой тип данных Изменение свойств поля 1.Щелкнуть на строке с названием поля; 2.Установить требуемые значения на вкладке Общие

ДействиеТехнология выполнения действия 4.Два режима работы с таблицей Конструктор Таблица (просмотр и вод данных) Команда Вид Конструктор Команда Вид Режим таблица 5.Ввод данных 1.Перейти в Режим таблицы; 2.Щелкнуть в ячейке; 3.Набрать данные; 4.Перейти к следующей ячейке (клавишей TAB или клавишами управления курсором) 6.Форматиро вание таблицы 1.Команда Формат Шрифт. Кнопки на панели инструментов: изменение начертание, цвет, границ и заливки ячеек, вида оформления таблица

ДействиеТехнология выполнения действия Работа с данными 7.Сортировка данных 1.Щелкнуть в поле, которое требуется сортировать; 2.Выполнить команду Записи Сортировка По возрастанию (По убыванию) 8.Фильтрация данных 1.Выполнить команду Записи Фильтр Расширенный фильтр (откроется бланк фильтра); 2.Выполнить команду Правка Очистить бланк; 3.Способом «захватить и переместить» внести в бланк поля для отбора; 4.В строке Условие отбора ввести условие; 5.Установить Сортировку (если требуется); 6.Выполнить команду Фильтр Применить фильтр

9.Создание запроса 1.В главном окне БД открыть окно Запросы; 2.Выбрать Создание запроса в режиме конструктора; 3.Способом «захватить и переместить» внести в бланк поля для отбора; 4.В строке Условие отбора ввести условие; 5.Установить Сортировку (если требуется); 6.Выполнить команду Запрос Запуск; 7.Просмотреть результаты запроса; 8.Закрыть окно запроса и сохранить созданный запрос, указав его имя 10Создание вычисляе мого поля в Запросе 1.Щелкнуть в строке Поле правой кнопкой мыши; 2.В контекстном меню выбрать пункт Построить; 3.В окне Построителя выражений набрать имя поля и поставить двоеточие (:); 4.Ввести формулу. Ссылки на поля выбираются двойным щелчком из списка полей, функции – из списка функций; действия вводятся щелчком на кнопке Панели операций

Форма для просмотра и редактирования данных 11Создание формы 1.В главном окне БД открыть окно Формы; 2.Запустись Мастер создания форм; 3.Следовать шагам Мастера: Шаг1. выбрать из таблицы поля для включения в Форму. Шаг2. Выбрать внешний вид Формы. Шаг3. выбрать стиль оформления. Шаг4. задать имя формы. 12Редактиров ание формы 1.Открыть Форму для просмотра; 2.Перейти в режим конструктора формы (Вид Конструктор); 3.Изменить расположение объектов на бланке формы; 4.Изменить размер, начертание, границу, заливку объектов; 5.Дополнить форму другими объектами (рисунками, надписями)

Отчеты 13Создание отчета 1.В главном окне БД открыть окно Отчеты; 2.Запустись Мастер создания отчетов; 3.Следовать шагам Мастера: Шаг1. выбрать из таблицы поля для включения в Отчет. Шаг2. Установить уровни группировки. Шаг3. Задать сортировку и подведение итогов. Шаг4. Выбрать внешний вид макета Отчета Шаг5. Выбрать стиль оформления Шаг6. Задать имя формы. 14Редактиров ание отчета 1.Открыть Отчет для просмотра; 2.Перейти в режим конструктора отчета (Вид Конструктор); 3.Изменить расположение объектов на бланке отчета; 4.Изменить размер, начертание, границу, заливку объектов;