Порядок оформления реквизитов в документах

Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области Утверждена постановлением Правительства Ульяновской области от П

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа ГОСТ Р «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

Перечень реквизитов документов - герб Ульяновской области; - наименование организации; - должность лица – автора документа; -подпись должностного лица; -вид документа; -место составления (издания) документа; - справочные данные об организации; -адресат; -дата документа; -регистрационный номер документа; -наименование либо аннотация документа;

- текст документа; - ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта; - отметка о наличии приложений; - гриф согласования; - гриф утверждения; - виза; - оттиск печати; - отметка о заверении копии; - отметка об исполнителе; - указания по исполнению документа; - отметка о контроле документа; - отметка об исполнении документа;

-отметка о конфиденциальности; - отметка о поступлении документа; - идентификатор электронной копии документа. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

Группы реквизитов Реквизиты бланка; Реквизиты, определяющие юридическую силу документа; Реквизиты, отражающие обработку и движение документа (делопроизводственные отметки)

Реквизиты, определяющие юридическую силу документа Автор документа (организация, должностное лицо); Дата документа; Регистрационный номер документа; Гриф утверждения; Текст документа; Подпись; Гриф согласования; Оттиск печати.

Форматы бумаги, используемые для оформления документов А3 (297х420 мм); А 4 (210х297 мм); А5 (148х210 мм); А6 (105х148 мм).

Размеры полей документов: Левое поле – 30 мм; Правое поле – 10 мм; Верхнее поле – 20 мм; Нижнее поле – 20 мм.

Примеры оформления реквизитов документов

Дата документа 04 мая 2012 г. 17 мая 2012 г

Адресат Организации, их структурные подразделения; Должностные лица; Физические лица.

Министерство финансов Российской Федерации или Министерство финансов Российской Федерации Департамент финансовой политики

Генеральному директору ЗАО «Авиастар-СП» И.М.Иванову или Правительство Ульяновской области Директору департамента контроля О.Г.Манаковскому

Главам администраций муниципальных образований Ульяновской области Ивановой М.П. Минаева ул., д.15, кв.6, г.Ульяновск,

Последовательность написания элементов почтового адреса (постановление Правительства РФ от ): наименование адресата (наименование организации – юридического лица, для гражданина – фамилия, имя, отчество); название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и т.п.) название района; название республики, края, области, автономного округа (области); название страны (для международных почтовых отправлений); почтовый адрес.

. Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Документ утверждается: должностным лицом (должностными лицами); Правовым актом; Решением коллегиального органа. УТВЕРЖДАЮ Губернатор-Председатель Правительства Ульяновской области ________________________ С.И.Морозов ____ _________________ 2012 г. УТВЕРЖДЕНЫ Постановлением Губернатора Ульяновской области от 28 апреля 2012 г. 156

Резолюция – реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение. Распорядительная функция резолюции может быть осуществлена только в случае, если в ней четко указано: кому, что и когда сделать. Срок исполнения указывается только календарной датой: Не рекомендуется Следует Срок 10 дней Срок один месяц Срок две недели …до …к …

К исполнению Необходимо разъяснение, если в тексте не указано, что, как и когда сделать Изучить предложения Не ясно, что делать после изучения предложений Прошу переговорить Необходимо уточнение, когда именно это следует сделать

Наименование документа (заголовок к тесту) составляется ко всем документам, оформленным на бланках формата А4, за исключением телефонограмм, телеграмм, извещений и писем объёмом до семи строк машинописного текста. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать. Заголовок к тексту должен кратко и точно раскрывать содержание документа, согласовываться с документом и отвечать на вопросы: О чем? (о ком?), например: О создании аттестационной комиссии Чего? (кого?), например: Должностной регламент главного специалиста-эксперта

Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Если письмо имеет приложение, названное в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом: Приложение: на 5 л. в 1 экз. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1. Положение о департаменте делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций на 7 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки актов Губернатора Ульяновской области на 15 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают, например: Приложение: в 2 экз. или Приложение: Техническое задание на разработку Типовой инструкции по делопроизводству в 3 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: письмо Губернатора Ульяновской области от Г-01/23800 и приложение к нему, всего на 5 л. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В состав реквизита подпись входят: Наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); подпись; Расшифровка подписи (инициалы, фамилия), Губернатор Ульяновской областиподпись С.И.Морозов или на бланке подпись С.И.Морозов

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности: Заместитель Губернатора – руководитель аппарата Губернатора и Правительства области подпись А.В.Озернов Главный бухгалтер подпись С.И.Будейкина

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например: Директор Директор департамента департамента контроля делопроизводства подпись О.Г.Манаковский подпись О.П.Щипанова