Менеджмент проектов фундаментальных исследований (проект) Семинар для менеджеров проектов Дата проведения: 20 января 2012 г.

Правила менеджмента проектов Согласно Приложению 1 «Менеджмент проектов фундаментальных исследований (проект)» к протоколу 37 заседания Управляющего комитета фундаментальных исследований НИУ ВШЭ от Общие положения: В каждом проекте ФИ назначается один менеджер. Для крупных институтов, выполняющих более 3-х проектов программы ФИ, - право выработать особые формы менеджмента проектов. В филиалах НИУ ВШЭ назначается куратор для всех выполняемых проектов ФИ. Менеджер выполняет все поручения руководителя проекта, проректора, курирующего выполнение ФИ, и директора ЦФИ, связанные с реализацией проектов ФИ и выполнением программы ФИ в целом. 2

Требования к квалификации менеджера Менеджер обязан знать: положение о ФИ, [временное] положение о закупках, прочие правила Программы ФИ и локальные акты университета, уметь работать в СДОУ, использовать программы Microsoft Office (в том числе строить таблицы в Excel и самостоятельно их форматировать, а также выполнять арифметические расчеты) 3

Обязанности менеджера Следить за размещением новостей на сайте программы ФИ и рассылками ЦФИ. Своевременно информировать о поступивших заданиях и новостях руководителей и исполнителей проектов. Контролировать расход средств по проекту, не допуская возникновения дефицита средств по какой-либо статье. Отвечать за своевременную подготовку приказов, договоров, заявлений и прочих документов в соответствии с актуальными шаблонами, а также ТЗ, смет, промежуточных и итоговых отчетов по проекту, прочих документов, связанных с выполнением проектов. Осуществлять сбор виз на документации для закупок, представляя проект в управлении закупок, ЦФИ, ПФУ и прочих визирующих инстанциях. 4

Обязанности менеджера (продолжение) Отвечать за реализацию закупок для проекта в сроки, установленные ЦФИ, подготовку и выполнение договоров с юридическими и физическими лицами, заключенными в рамках проекта, их своевременную оплату и предоставление отчетных материалов в ЦФИ, ПФУ и прочие службы. Контролировать получение средств по депонентам, возникшим у исполнителей проектов. Организовать прием исполнителей проектов в срок, указанный ЦФИ и согласно правилам приема. По представлению директора ЦФИ курирующий проректор может отстранить менеджера от участия в проекте и наложить запрет на участии в программе ФИ сроком на 1 год. 5

Правила руководства проектами Руководитель проекта отвечает за: – Выполнение проекта в соответствии с положением о ФИ и указаниями проректора, курирующего выполнение ФИ, и директора ЦФИ – Подготовку итогового отчета, оформленного в соответствии с требованиями законодательства к работам НИР. – Подготовку промежуточного отчета. – Подготовку материалов для экспертизы результатов проекта. – подготовку Технического задания и сметы по проекту. – Решение о составе рабочей группы исполнителей проекта, с учетом соответствия их квалификации выполняемой работе. – Содержание технического задания по формулировке предметов договоров с физическими и юридическими лицами. – Выбор исполнителей договоров, с учетом соответствия их квалификации выполняемой работе и положению закупок НИУ ВШЭ. Руководитель проекта, в рамках которого выделяются средства по статье «прочие расходы», обязан знать положение о ФИ, [временное] положение о закупках, прочие правила ФИ и локальные акты университета. 6

Функции руководителя проекта Согласно П.3.1. «Положения о фундаментальных исследованиях …»: осуществляет подготовку проекта ТЗ и сметы по теме; осуществляет подготовку предложений о составе рабочей группы для выполнения темы; организует работу по выполнению темы в соответствии с ТЗ в установленные сроки, в том числе, подготовку проектов приказов об оплате труда работников, выполняющих тему; осуществляет подготовку проектов ТЗ на проведение аукционов, конкурсов и проектов договоров (в соответствии с процедурами законодательства о государственных закупках) о приобретении работ, товаров и услуг юридических и физических лиц, необходимых для выполнения темы, контролирует выполнения данных договоров (государственных контрактов); контролирует выполнение бюджета темы; вносит изменения в смету к ТЗ по согласованию с директором ЦФИ; 7

Функции руководителя проекта (продолжение) организует прием/увольнение работников в Подразделение для выполнения темы; осуществляет подготовку промежуточного отчета в соответствии с утвержденным графиком выполнения работ по теме; осуществляет подготовку аннотаций отчетов по теме, справок о публикациях, прочих отчетов и документов по требованию директора ЦФИ, Управляющего комитета, ректора или лиц, им уполномоченных; осуществляет подготовку итогового научного отчета по теме при выполнении сроков и условий ТЗ и при соблюдении государственного стандарта по оформлению научных отчетов, передает директору ЦФИ два оригинала итоговых отчетов в указанные директором ЦФИ сроки; проводит презентации итоговых отчетов по теме и результатов деятельности Подразделения в соответствии с требованиями Управляющего комитета и при соблюдении данного Положения; выполняет поручения Управляющего комитета; осуществляет прочие обязанности в рамках выполнения ФИ. 8

Спасибо за внимание! По вопросам обращаться в ЦФИ по адресу 9