1 © Copyright 2008 Reksoft. All rights reserved. АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ НА БАЗЕ EMC DOCUMENTUM ОПИСАНИЕ ТИПОВОГО РЕШЕНИЯ

17 сентября 2012 г. 2 Область применения АСУД Работа с заданиями Формирование заданий Назначение исполнителей Контроль исполнения заданий Рассылка извещений Формирование отчетов об исполнении заданий Кадровый документооборот Преддоговорная работа Конкурсные процедуры Тендерные процессы Договорная работа Создание проектов договоров Обработка договорных документов Параллельное и последовательное согласование Контроль процесса согласования Хранение электронных копий договоров Делопроизводство и контроль Регистрация и организация работы с официальными документами Подготовка и согласование документов Ознакомление с документами Формирование структурированного оперативного хранилища Формирование отчетов по движению и исполнению документов Контроль исполнения поручений и резолюций Списание в дело Хранение финансовых и бухгалтерских документов Поддержка архива

17 сентября 2012 г. 3 Цели внедрения АСУД ЦЕЛИ ВНЕДРЕНИЯ АСУД ГЛАВНЫЕ Создание полноценной, развитой системы документооборота на платформе программного обеспечения Documentum Создание механизмов выполнения технологических процессов обработки документов Организация контроля и управления этими процессами

17 сентября 2012 г. 4 Цели внедрения АСУД ЦЕЛИ ВНЕДРЕНИЯ АСУД ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ Формирование единого информационного пространства для работы с документами на базе современных программно-технических средств и информационных технологий Формирование корпоративной централизованной системы документационного обеспечения управления на базе единой методологии Повышение эффективности деятельности работников Заказчика за счет сокращения сроков и трудоемкости при подготовке, согласовании, утверждении и поиске документов, повышение качества документов Сокращение сроков доставки документов до конечных потребителей за счет перевода определенной части документов или этапов их обработки на электронную (безбумажную) форму документооборота Повышение эффективности исполнения заданий и документов, улучшение контроля исполнительской дисциплины

17 сентября 2012 г. 5 Входящая корреспонденция Исходящая корреспонденция Внутренние документы Распорядительные документы (Приказы по общим вопросам, Указания, Протоколы) Организационные документы (Устав, Инструкция, Положение, Правило) Служебные документы (Служебная записка, Заключение, Письмо-извещение, Акт, Доверенность) Поручения Входящая корреспонденция от организаций (Письмо входящее, Распорядительный документ вышестоящей организации) Обращения граждан (Обращение / заявление, Жалоба, Повторная жалоба) Письмо исходящее (Инициативное, Ответ организации, Ответ заявителю, Запрос) Типизация документов в системе

17 сентября 2012 г. 6 Типизация документов в системе Договорная работа Договоры Договорные документы (Дополнительные соглашения, Агентские поручения, Дополнения к агентским поручениям, Изменения к агентским поручениям) Приложения к договорным документам Приложения к договорам

17 сентября 2012 г. 7 Порядок работы с входящими документами Хранение Рассмотрение Содержание Отправитель Дата Адресат Ввод Регистрация Исполнение

17 сентября 2012 г. 8 Порядок работы с исходящими документами Отправка Создание Нормо- контроль Регистрация Согласование/ Подписание

17 сентября 2012 г. 9 Порядок работы с распорядительными и организационными документами Создание Нормо- контроль РегистрацияОзнакомлениеИсполнение Согласование/ Подписание

17 сентября 2012 г. 10 Порядок работы со служебными документами Создание Нормо- контроль РегистрацияИсполнениеРассмотрение Содержание Отправитель Дата Адресат Согласование/ Подписание

17 сентября 2012 г. 11 Порядок работы с инициативным договором Приложение подлинника Создание Согласование Подписание сторонами Регистрация Правовой анализ Проверка перед подписанием Оперативное хранение Исполнение

17 сентября 2012 г. 12 Порядок работы с входящим договором Приложение подлинника Ввод Согласование Правовой анализ Регистрация Рассмотрение Содержание Отправитель Дата Адресат Проверка перед подписанием Оперативное хранение Подписание сторонами Исполнение

17 сентября 2012 г. 13 Интерфейс Системы Рабочая область Структура рабочих папок Панель управления

17 сентября 2012 г. 14 Содержимое папки «На рассмотрение»

17 сентября 2012 г. 15 Поиск документов для установления связи Выбор типа связи Поиск документа

17 сентября 2012 г. 16 РК входящего документа Регистрация документа

17 сентября 2012 г. 17 Регистрация входящего документа Регистрационный номер и дата регистрации

17 сентября 2012 г. 18 Задача «На рассмотрение»

17 сентября 2012 г. 19 РК задачи «На рассмотрение» входящего документа Добавить поручениеЗавершить задачу

17 сентября 2012 г. 20 Закладка «Поручения» Добавить поручение

17 сентября 2012 г. 21 Выдача поручений

17 сентября 2012 г. 22 РК задачи «На исполнение» Добавить перепоручение Завершить задачу

17 сентября 2012 г. 23 Подготовка отчета

17 сентября 2012 г. 24 Задача «На проверку отчета об исполнении»

17 сентября 2012 г. 25 РК задачи «На проверку отчета об исполнении» Ссылка на отчет об исполнении Принять отчет Отклонить отчет

17 сентября 2012 г. 26 Задача «На указание номера дела»

17 сентября 2012 г. 27 Входящий документ на хранении

17 сентября 2012 г. 28 Формирование условий поиска Старт поиска

17 сентября 2012 г. 29 Результаты поиска Сохранение условий поиска

17 сентября 2012 г. 30 Благодарим за внимание! Санкт-Петербург Пр. Пархоменко, 10а Телефон:8 (812) Факс:8 (812) Рексофт dms.reksoft.ru