Система хранения и обработки документов (СХОД) в ОАО Банк ВТБ Применение Указания Банка России 2346-У Вячеслав Артищев ИТ менеджер проекта

1 Указание ЦБ РФ от N 2346-У "О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета" Банком России установлен порядок хранения в кредитных организациях документов в электронном виде. Кредитные организации вправе хранить на машинных носителях типа CD-, DVD- дисков в электронном виде отдельные документы, связанные с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета. Документы в электронном виде хранятся в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. В течение всего срока хранения должны обеспечиваться неизменность информации и возможность ее представления на бумажном носителе, а также должна обеспечиваться идентификация составителя документа в электронном виде. *Источник - КонсультантПлюс

2 Концепция обработки и архивирования ДЭВ* в Банке Компоненты и участники системы: СИ** ДЭВ – банковская система, поставщик ДЭВ. Подразделение-поставщик ДЭВ – подразделение отвечающее за передачу ДЭВ в СХОД и формирование Справок по ДЭВ. Система хранения и обработки документов(СХОД) – операционный архив ДЭВ. Подразделение, формирующее ЕХ (осуществляет централизованную запись на ЕХ, формирование ярлыков и описей ЕХ). Архив единиц хранения ДЭВ. Пользователь архива ДЭВ (внутренний – пользователи подразделений). Пользователь архива ДЭВ (внешний – внешние контролирующие органы). *Документы в электронном виде **Система источник

3 Цели и назначение СХОД ЦЕЛИ: снижение расходов возникающих при хранении и обработке документов Банка (по предварительным расчетам система окупается в 2011 году и за годы экономия на бумаге и расходах на печать составит приблизительно $ 2,6 млн.); снижение трудозатрат сотрудников Банка при работе с ДЭВ*; снижение рисков утери или искажения ДЭВ; снижение затрат на развитие и сопровождение разнородных систем электронного хранения, при применении единого сервиса электронного хранения. СХОД** предназначена для поддержания задач и выполнения функций, способствующих достижению конкретных целей бизнеса в области электронного хранения и обработки документов в соответствии с 2346-У. *Документы в электронном виде **Система хранения и обработки документов

4 Функции СХОД *Документы в электронном виде ** Электронная цифровая подпись консолидирует ДЭВ*, предназначенные для хранения и созданные в электронном виде; обеспечивает предварительную обработку ДЭВ, формируемых из разных систем источников (просмотр, согласование, подписание ЭЦП**, утверждение, аналитические задачи); обеспечивает контроль дублирования ДЭВ направляемых на хранение; поддерживает версионность ДЭВ; предоставляет доступ внутренних пользователей к утвержденным ДЭВ (поиск, просмотр, проверка ЭЦП); обеспечивает учет документов – формирование справок, ярлыков ЕХ и передаточных описей (план реализации на II-III квартал 2010 года). запись на единицы хранения (план реализации на II квартал 2010 года); прочие функции документооборота ( уведомления, разграничение доступа и т.д.).

5 СХОД на платформе Oracle UCM в инфраструктуре Банка

6 Перспективы применения СХОД* в Банке * Система хранения и обработки документов В настоящий момент, для увеличения операционной эффективности, Банке рассматривается возможность применения СХОД для: Системы обработки заявок на кредит. Системы валютного контроля. CRM и других систем.

7 Заключение * Электронная цифровая подпись Выводы: В Банке разработана собственная концепция применения Указания 2346-У. Банк получил юридически значимый документооборот по ДЭВ (ЭЦП*). Внедрена универсальная Система хранения и обработки документов для всех банковских систем и продолжается ее развитие.

8 Вопросы Вячеслав Артищев ИТ менеджер проекта

9 Методика расчета эффекта от применения 2346-У Учитывается при расчетах: экономия расходов на бумагу; экономия расходов на печать; затраты на лицензии, сопровождение (внешнее) и оборудование; затраты на доработку сторонней компанией; затраты на DVD диски. Не учитывается при расчетах: экономия на транспортные и почтовые расходы; экономия рабочего времени сотрудников; экономия на аренде складских помещений; затраты на внутренние разработки и сопровождение ПО; затраты времени на запись DVD дисков; затраты на сопроводительные документы к DVD. Принято при расчетах: DVD диски записываются централизованно (2 диска в день); к началу 2011 года все необходимые доработки СХОД будут завершены и дальнейшее развитие будет осуществляться посредством настройки прикладными администраторами; % ДЭВ*, % ДЭВ, % ДЭВ, % ДЭВ, % ДЭВ; ставка дисконтирования = 15 %. *Документы в электронном виде

10 Приблизительный расчет эффекта от применения 2346-У

11 Перечень ДЭВ* передающихся на хранение посредством СХОД *Документы в электронном виде Ведомости открытых и закрытых счетов головной организации. Реестр операций с наличной валютой и чеками головной организации. Реестры расчетов по операциям с банковскими картами. Книга регистрации открытых счетов (распечатывается в части действующих по состоянию на 1 января счетов) Документы филиалов (план реализации на II квартал 2010 года - ведомости счетов). Платежные поручения поступившие по системе дистанционного банковского обслуживания (план реализации на II квартал 2010 года). Мемориальные ордера (план реализации на III-IV квартал 2010 года). Распоряжение на отражение в бухгалтерском учете начисленных процентов по привлеченным и размещенным денежным средствам (план реализации на IV квартал 2010 года).

12 Обобщенный жизненный цикл документов электронного вида Выгрузка ДЭВ* в СХОД** из Системы источника инициируется вручную Подразделениями-поставщиками ДЭВ или автоматически по событию в Системе источнике. Выгрузка осуществляется автоматически. Обработка ДЭВ в СХОД (согласование и ЭЦП) осуществляется Подразделениями-поставщиками ДЭВ, если ЭЦП*** не были получены из Системы источника. Справки по ДЭВ подготавливаются Подразделениями- поставщиками ДЭВ из СХОД. Подготовка ЕХ**** осуществляется централизованно по всем подразделения головной организации и филиалам. Хранение ЕХ (в т.ч. выдача ЕХ по запросам, проверка состояния и наличия ЕХ в архиве) обеспечивает Управление документационного обеспечения и контроля. Уничтожение ЕХ по срокам хранения обеспечивает Управление документационного обеспечения и контроля. *Документы в электронном виде **Система хранения и обработки документов ***Электронная цифровая подпись ****Единица хранения

13 Приложение 1: Пользовательские интерфейсы СХОД