Краткое руководство для ответственного лица

Автоматизированная система (АС) предназначена для ввода, вывода, хранения данных, процесса прохождения предметов закупки. АС предназначена для применения в области процесса государственных закупок. Условия функционирования системы и технические требования указаны в «Руководство пользователя. Ответственные лица»

Загрузка и запуск программы осуществляется посредством запуска Web - браузера. В адресной строке браузера введите наименование gz.rrtu. При запуске системы убедитесь, что вы подключены к локальной сети. В полях логин и пароль введите соответствующие данные и нажмите на кнопку «Войти». Если введенные данные верны, то произойдет вход в программную систему и на экране отобразиться Рабочее окно. При входе в систему программа сохраняет в базе данных (БД) данные о пользователе и IP-адрес машины, с которого был выполнен вход в систему.

Заявки - формирование новой заявки от подразделения; список заявок, от конкретного подразделения; список заявок с данными по позициям. Справочники - данные представлены для ознакомления пользователя со справочниками системы: отображает список отделов, категорий, типов заявок, видов планов. Отчеты – этот раздел меню предназначен для управления выводом данных из системы в виде отчетов утвержденной формы: вывод отчетных документов по подкатегориям (список заявок), по отделу(ам), выбор типа файла для вывода отчета: web-страница, PDF, документ MS Word или документ Open Office. Настройки - предоставляет возможность изменения данных пользователя.

Создание новой заявки. Редактирование и удаление созданной ранее заявки. Просмотр уже созданных заявок по отделам и категориям. Вывод отчетной документации. Изменение личных данных пользователя. Просмотр справочной документации.

В поле Подразделение указывается наименование Вашего структурного подразделения, сотрудником которого Вы являетесь.

План – выберите, в соответствии с каким планом будет формироваться заявка. В соответствии с опцией План заявка может быть: внеплановая, план кафедры, план факультета и план университета.

Тип заявки : первичная (подана в первый раз), вторичная (согласованная заявка, по позициям которой не производилась закупка после утверждения) и скорректированная (исправленная по позициям заявка).

Кнопки: 1. Вывести отчет – формирование на печать отчета с заданным типом. 2. Отправить на утверждение - отправка созданной заявки на утверждение проректором по направлению и ректором на закупку сформированных позиций. 3. Добавление назначения закупки – в одной заявке могут присутствовать позиции, предназначенные для разных нужд. 4. Добавить позицию – формирование позиций для осуществления процесса закупки.

Ввод количества и цены производиться в виде числового значения. Нецелые значения вводятся через точку. Планируемая дата вводиться в заданной форме: год, месяц, день «____- __-__». Год указывается полностью, например Если месяц январь – сентябрь, перед числовым значением месяца ставиться 0. Если день с 1 по 9, перед числом ставиться 0. Если Вам необходима позиция, которой нет в списке, воспользуйтесь подкатегорией ПРОЧЕЕ, в поле Типовая позиция введите название данной позиции. Цена указывается оценочная (примерная). В комментарии можно указать откуда был сделан выбор позиции и/или его ориентировочная цена.

1. Выберите Назначение. 2. Укажите Категорию, и из представленного списка выберите Подкатегорию. 4. В Типовой позиции укажите тип данной позиции. 5. Количество указывается в штуках. 6. Цена указывается за стоимость 1 штуки. Описание - подробное описание характеристик выбранной типовой позиции. Комментарий – это примечание к позиции, например, где были найдены данные по позиции.

Например, введем позицию компьютер, который был найден в магазине NIX. На сером фоне показывается ориентировочная стоимость такого компьютера, выставленная экспертами, статья расходов и источник финансирования указанный ФЭУ.

Удалить позицию можно выбрав нажать на иконку « ». Редактирование позиции: в заявке выберите нужную позицию, откройте на редактирование и измените характеристики на другие. Добавить позицию можно при помощи кнопки «Добавить позицию» или нажав на иконку « ».

АС обеспечивает представление отчетов в следующих форматах: язык разметки гипертекста (HTML); файл Adobe Reader (.pdf); файл Open Office (.odt); файл Microsoft Word (.doc).

Краткое руководство для руководителей структурных подразделений

Руководитель структурного подразделения выполняет функцию просмотра всего списка заявок, созданных сотрудниками его отделов (ответственного лица (ОЛ)), их редактирование и удаление.