© i-Sys. All rights reserved. Компания «Интеллектуальные Системы» СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И АВТОМАТИЗАЦИИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ на базе технологий Microsoft SharePoint Директор по производству Золотовицкий Аркадий

План презентации © i-Sys. All rights reserved. 1.О компании 2.Общие сведения о системе документооборота 3.Функциональность системы документооборота Система управления документами Система управления процессами 4.Демонстрация системы 5.Преимущества системы 6.Что в следующей версии…? 7.Эволюция информационной системы

Компания создана в 2001 г. Основные направления деятельности: Внедрение Систем электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов Разработка Корпоративных порталов Разработка Корпоративных Информационных Систем, Хранилищ Данных Web-ориентированных систем Заказчиками являются крупнейшие Европейские, Среднеазиатские и Российские компании, в том числе Органы государственной власти. С момента создания успешно реализовано более 50 крупных проектов (около 40 из них в России). Партнеры: Microsoft (Information Worker Solutions / Portals and Collaboration) Nintex Pty Limited (Value Added Reseller Agreement) 1C (Официальный партнер 1С:Франчайзинг) Специалисты сертифицированы компаниями Microsoft и 1C. О компании «Интеллектуальные системы» © i-Sys. All rights reserved

Основные клиенты компании Web-ориентированные системы, eCommerce, Business2Business: РУСФИНАНС БАНК; Самаранефтепродукт-Автоматика; Аплана – Москва; Ай-Ферст - Москва; Интерфото - Москва; Экспо-Волга; Игрес-Таер; Иником; TACK Training International. Корпоративные информационные системы класса ERP/MRP II / CRM: Самарский Подшипниковый Завод; Авиакор - Самарский Авиационный Завод; Новокуйбышевский НПЗ; НОВА; НОВАТЭК-ПОЛИМЕР; CA.DI. - Италия ; КБ Туполев – Самарский филиал; Сибинтек – Москва, Самара, Новокуйбышевск; Самарамедпром; ZEN Systems - Италия ; ИК Дом. АСУТП: Gualchierani Textile Automation - Италия ; Lanificio Vitale Barberis Canonico - Италия ; Sintex, Orlandi Formigliana Group - Италия ; ARCO Texteis - Португалия ; TexPro - Италия ; АВТОВАЗ. Системы автоматизации документооборота и портальные решения ОАО «МСС-Поволжье»; Министерство Юстиции Республики Казахстан Министерство Образования и Науки Республики Казахстан; Администрация президента Республики Казахстан; АО «Торговый дом «КазМунайГаз» - Республика Казахстан; ЗАО «Аликор - Трейд»; ЗАО АКБ Газбанк. © i-Sys. All rights reserved

DocTrix – это…! DocTrix – это система электронного документооборота, созданная на базе современных технологий DocTrix – это функционал, обеспечивающий работу как с бумажными, так и электронными документами DocTrix – это поэтапный переход от автоматизированного учета и контроля документов к электронному документообороту DocTrix – это доступ к документам всегда и отовсюду © i-Sys. All rights reserved

DocTrix – для чего внедрять? Унификация в организации типовых процессов работы с документами и оптимизация движения документов между подразделениями и сотрудниками, для обеспечения прозрачности бизнес-процессов компании. Снижение расходов, связанных с «бумажным» документооборотом, и органичное объединение «бумажного» и «электронного» документооборота. Усиление контроля за эффективностью работы каждого сотрудника со стороны руководства, автоматизация систем менеджмента качества. Сокращение сроков создания и обработки документов. Принятие оптимальных управленческих решений руководством компании на основе анализа единой и структурированной информации по документообороту и бизнес- процессам компании. Объединение работы территориально удаленных подразделений организации, участвующих в бизнес-процессах и организация электронных форм взаимодействия с другими компаниями. Повышение эффективности работы всех сотрудников и производительности работы всей компании в целом. © i-Sys. All rights reserved

Архитектура DocTrix © i-Sys. All rights reserved

Базовые механизмы платформы DocTrix © i-Sys. All rights reserved

Единое информационное хранилище документов Надежное и безопасное хранение всех документов Компании. Структурирования и упорядочивания документов, использование удобных отображений списков документов, сортировка, фильтрация. Хранение дополнительной информации (метаинформации) о документах: статус документа, ответственные сотрудники, подразделение, привязка к бизнес-процессу. Поддержка версионности документов, хранение истории изменений. Расширенный поиск документов по различным атрибутам (поиск по тексту, по метаинформации, в электронной почте). Отслеживание этапов движения документов на всех стадиях жизненного цикла (изменения в документах, хранение различных версий документов, история изменений документов, управление копиями документов, действия различных сотрудников с документом). Поддержка электронной цифровой подписи. Подержка штрих-кодов при работе с документами © i-Sys. All rights reserved

Система управления документами Создание шаблонов документов различных видов, унифицированных бланков и типовых документов. Гибкая настройка процессов обработки документов в системе, настройка этапов жизненного цикла различных видов документов. Интеграция с продуктами Microsoft Office – управление состоянием и редактирование документа из программ пакета Microsoft Office (Word, Excel). Интеграция с электронной почтой – отправка уведомлений о назначении задач на работу с документами, отправка ссылок на рабочие версии документов в электронных письмах. Возможность делегирования своих полномочий работы с документами другим сотрудникам – процедура делегирования. Возможность назначения другим пользователям своих задач по работе с документами – процедура замещения. Разграничение прав доступа сотрудников различных подразделений к документам в зависимости от статуса, состояния и других свойств. Общие принципы © i-Sys. All rights reserved

Система управления документами Жизненный цикл документа © i-Sys. All rights reserved

Создание и работа над документами Создание документа по шаблону, настраиваемому Администратором Сохранение документов из продуктов семейства MS Office (интеграция с Office) Загрузка готовых документов из внешних источников Автоматическое создания карточки документа Регистрация дополнительных свойств документов через карточку документа Обеспечение коллективной работы над проектом документа Сравнение различных версий документов Организация пакета документов Система управления документами © i-Sys. All rights reserved

Карточка документа Система управления документами © i-Sys. All rights reserved

Версии документов Поддержка версий всех документов. Автоматическое создание новой версии после каждого сохранения документа. Возможность загрузки новой версии из файловой системы пользователя. Возможность восстановления и удаления версии, получения дополнительной информации о версии документа. Сравнение версий документов непосредственно из Microsoft Word. Система управления документами © i-Sys. All rights reserved

Согласование документов Система управления документами Последовательное согласование Параллельное согласование Смешанное параллельно- последовательное согласование Поддержка шаблонов трех видов согласования Назначение и контроль сроков согласования Учет замечаний согласующих лиц Сбор отзывов других сотрудников в процессе согласования Возможность изменения маршрута согласования Отсутствие необходимости повторного согласования всех согласующих Формирование листа согласования документа © i-Sys. All rights reserved

Подписание (утверждение) документа Система управления документами Возможность предварительной настройки указания лица, подписывающего документ Учет замечаний подписывающего лица Возможность отметки подписания документа в системе уполномоченным сотрудником (делегирование) Возможность просмотра листа согласования документа при подписании Возможность автоматизированной регистрации документа при подписании Регистрация информации о подписании внутри документа в виде текстовой метки © i-Sys. All rights reserved

Регистрация документа (входящего, исходящего и внутреннего) Система управления документами Ведение журналов регистрации входящих и исходящих документов Единая форма регистрации входящего документа Определение типа документа при регистрации и автоматическое создание карточки документа Поддержка автоматического и ручного присвоения номеров входящих, исходящих и внутренних документов Определение этапов жизненного цикла документа после регистрации Привязка исходящих документов к входящим для регистрации ответов © i-Sys. All rights reserved

Отправка документа в работу: ознакомление или исполнение Система управления документами Возможность отправки документа в работу нескольким лицам с указанием резолюции. Определение типа работы с документом: ознакомление (без ответа) или исполнение (с ответом). Определение варианта контроля исполнения документа: без контроля, на контроле, особый контроль. Автоматическое создание поручений (задач) исполнителям и их уведомление. Регистрация ознакомления с документом: автоматически при прочтении документа или при выполнении задачи. Регистрация выполнения поручений сотрудниками Возможность организации вложенных поручений для исполнения © i-Sys. All rights reserved

Сложное исполнение поручений Система управления документами Контроль сроков исполнения поручений по документам. Возможность создания дерева поручений. Обеспечение контроля над исполнением поручений ответственным за исполнение лицом. Возможность отмены поручений или переназначения другим лицам. Определение уровня доступа к документу при назначении поручения на исполнение: с просмотром карточки документа или только поручения. Разделение доступа к информации по поручениям документа: просмотр только своих поручений в дереве. Регистрация сведений об исполнении с сохранением истории © i-Sys. All rights reserved

Контроль исполнения поручений Система управления документами Регистрация даты создания поручения и необходимого срока исполнения Автоматизированный расчет длительности просрочки исполнения документа Формирование различных отчетов по исполнению поручений и документов © i-Sys. All rights reserved

Система управления процессами Общие принципы Обеспечение процессного подхода работы в системе, не от документа Создание и настройка шаблонов бизнес-процессов различных видов. Поддержка вариантности процессов одного вида Обеспечение информирования сотрудников о текущем состоянии бизнес- процесса и необходимых последующих действиях Автоматизированное создание документов на основании шаблонов при на произвольных этапах процессов Обеспечение жизненного цикла документов созданных при исполнении процессов – поддержка системы управления документами Автоматизированное формирование пакета документов, создаваемых при прохождении этапов бизнес-процессов Разграничение прав доступа сотрудников различных подразделений к документам в зависимости от статуса и состояния бизнес-процесса. © i-Sys. All rights reserved

Система управления процессами © i-Sys. All righs reserved. Пример использования: кадровое делопроизводство Прием сотрудника на работу Командировка Отпуск Увольнение и пр. © i-Sys. All rights reserved

Карточка бизнес-процесса Система управления процессами © i-Sys. All rights reserved

© i-Sys. All rights reserved Повсеместный доступ к системе – возможность организации безопасного доступа к документам в системе и работы с системой из любой точки мира. Быстрая адаптация пользователей работе с системой – за счет простого не перегруженного веб-интерфейса Высокий уровень удовлетворенности пользователей – за счет больших возможности настройки, интерфейс системы настраивается под нужды и требования пользователя Сокращение времени получения требуемой информации – за счет использования интегрированных средств поиска информации в Microsoft SharePoint. Гибкий подход к решению бизнес задач – возможность работы с системой как от документа (автоматизация полного жизненного цикла работы с документом), так и от процесса (процессный подход) Интеграция с Microsoft Office – использование платформы SharePoint позволяет обеспечить взаимодействие Системы с продуктами MS Office и электронной почтой Microsoft Outlook. Преимущества для бизнес-пользователей Преимущества Системы

© i-Sys. All rights reserved Преимущества для технических специалистов Преимущества Системы Возможность построения на базе Microsoft Office SharePoint Server 2007 или на базе Windows SharePoint Services 3.0. Высокий уровень масштабируемости и расширяемости Системы заложенный в платформу SharePoint. Высокий уровень производительности системы за счет использования промышленной платформы автоматизации бизнес-процессов – Windows Workflow Foundation Возможность интеграции Системы с другими информационными системами Заказчика за счет использования web-сервисов Возможность настройки бизнес-процессов в Системе без привлечения специалистов Разработчика.

Лицензирование и модули системы Standard (Система управления электронными документами) Базовые модули: Общее делопроизводство (Канцелярия) Кадровое делопроизводство Регистрация и контроль исполнения договоров Электронный архив документов Контроль исполнения поручений Enterprise (+Система управления процессами) Применение процессного подхода в управлении электронными документами Расширение функционала Базовых модулей Дополнительные модули Системы: Согласование платежей Управление совещаниями Оргструктура (требует наличия MOSS) © i-Sys. All rights reserved

© i-Sys. All rights reserved Графический редактор рабочих процессов – обеспечение более удобного механизма настройки бизнес-процессов системы за счет использования графического редактора Nintex Workflow Мониторинг и аудит бизнес-процессов – обеспечение визуального средства мониторинга и аудита исполнения процессов в системе Автоматизация сканирования - возможность ввода документов в систему со сканера (в неструктурированном виде) Поточное сканирование документов – обеспечение поточного сканирования и распознавания документов с использованием продукта Kofax Ascent Capture Расширенная отчетность – возможность создания и формирования большего количество отчетов в системе Расширенные бизнес-процессы – расширение наборы стандартных бизнес-процессов системы И многое другое… Что в следующих версиях…

© i-Sys. All rights reserved Эволюция информационной системы Корпоративный портал Автоматизация бизнес-процессов Автоматизация электронного документооборота Централизованное хранения документов Построение единого информационного пространства хранения документов и обеспечение безопасного доступа Автоматизация работы пользователей с документами на всех этапах жизненного цикла на основе единого информационного пространства Автоматизация работы пользователей с документами на всех этапах жизненного цикла на основе единого информационного пространства Автоматизации бизнес-процессов организации в интеграции с системой электронного документооборота Автоматизации бизнес-процессов организации в интеграции с системой электронного документооборота Обеспечение дополнительных средств информационного взаимодействия сотрудников организации Обеспечение дополнительных средств информационного взаимодействия сотрудников организации Обеспечение доступа к дополнительной корпоративной информации Обеспечение доступа к дополнительной корпоративной информации Обеспечение единой точки входа в ИТ-инфраструктуру организации Обеспечение единой точки входа в ИТ-инфраструктуру организации

© i-Sys. All rights reserved. «Интеллектуальные Системы» Контактная информация ООО «Ай-Сис» +7 (846)